PIM-software: wat zijn de opties?

PIM-software zorgt ervoor dat al je productinformatie op één centrale plek wordt opgeslagen en biedt een gebruiksvriendelijke omgeving waarin je je gehele assortiment kunt beheren. Uiteraard zijn er diverse PIM-mogelijkheden en diverse extra’s.

Welke informatie bewaart je in de PIM-software?

Om al je productinformatie te beheren is er een PIM - Product Informatie Management Systeem - ingericht. Het makkelijke van PIM-software is dat je vanuit één bron je complete productassortiment kunt beheren. Hierdoor hoef je niet meer apart te zoeken naar Excel-bestanden, ERP-gegevens of andere documenten; alles is gemakkelijk te vinden en eenvoudig te bewerken via de PIM. Van technische gegevens, afbeeldingen, technische tekeningen, diagrammen, logo’s, iconen, productbeschrijvingen, downloadbare documenten en marketingbeschrijvingen tot SEO-teksten en sfeerbeelden.

Alle PIM-voordelen vind je hier.

Productbeheer

PIM-software is onmisbaar voor het efficiënt beheren van producten. Met één centrale bron waarin je gegevens kunt opslaan, aanvullen en beheren, zorg je voor structuur in de organisatie, behoud je eenvoudig het overzicht en bespaar je bovendien veel (zoek- en invoer)tijd.

Snel of uitgebreid zoeken en vervangen

Binnen de PIM-software kun je snel door het gehele assortiment zoeken, maar het is ook mogelijk om uitgebreid of op een specifiek kenmerk te zoeken.Je kunt bijvoorbeeld zoeken naar artikelen waarvan de afbeelding of beschrijving nog ontbreekt of in een specifieke taal. Je kunt ook zelf complexe zoekopdrachten maken en deze opslaan voor toekomstig gebruik.

Afbeeldingen beheren

Afbeeldingen hoeven niet fysiek aan de PIM-software te worden toegevoegd. Als ze eenmaal in de juiste bestandsmap staan, volstaat het om alleen de bestandsnaam in te voeren. Deze worden bij publicatie (tijdens de export) volledig automatisch gekoppeld.

Maak meerdere assortimentssorteringen

Als je de gegevens gebruikt in diverse media-uitingen zoals een website, papieren catalogus en subcatalogi, of prijslijsten, wil je uiteraard controle hebben over de volgorde van de productgroepen en producten in deze publicaties.

Daarom kan binnen de PIM-software op elk niveau worden bepaald welke volgorde bij welke media-uiting gevolgd moet worden.

Classificaties

Beschrijf je producten uniform volgens de ETIM, GS1 of een andere standaard. Bij een PIM-systeem hoort een gebruiksvriendelijke tool om je gehele productassortiment te classificeren en vervolgens direct te exporteren (voor datapools) of te publiceren naar internet en papier.

Meerdere gebruikers

Uiteraard kun je met meerdere gebruikers in de PIM-software werken. Het is mogelijk om per gebruiker rechten in te stellen, zodat deze alleen een specifiek deel van de productgegevens kan bewerken.

Gegevens bewerken in ExcelArtikelen en artikelgroepen kunnen rechtstreeks vanuit Excel naar Excel worden gekopieerd om daar eenvoudig de gegevens aan te passen of aan te vullen. Met één muisklik kan de nieuwe informatie volledig terug in de PIM worden geplakt. Zo kun je snel en eenvoudig een groep artikelen aanpassen.

Meerdere talen

Het aantal talen waarin je gegevens kunt beheren is onbeperkt. Elke taal kan eenvoudig worden weergegeven, aangevuld, geïmporteerd en geëxporteerd. Dit geldt voor westerse en niet-westerse talen.

Maak selecties

Voor zowel je website als catalogus, deelpublicaties of prijslijsten kun je door middel van uitgebreide selectiemogelijkheden kiezen welke informatie uit de PIM database je wilt publiceren. Voor de website en catalogus kunnen aparte selecties worden gemaakt, maar het is ook mogelijk deelpublicaties te maken met een geselecteerd deel van het assortiment. Zo kun je direct inspelen op trends, en de seizoenen of een map aanmaken met alleen de nieuwste producten.

Kies uit verschillende schermindelingen

Verschillende activiteiten vereisen verschillende schermweergaven en binnen de PIM-software kun je de schermindeling kiezen die het beste bij de taak past. Bij het invoeren van gegevens in verschillende talen is het bijvoorbeeld handig om de verschillende talen naast elkaar te zetten, en bij het invoeren of controleren van kenmerken kan het het beste werken via een tab-indeling.

Logbestanden

PIM beschikt over logmogelijkheden om je assortiment goed te beheren. Zo is er een logbestand aanwezig van de nieuwe en verlopen artikelen na een update vanuit je ERP-systeem.

Gegevens importerenVanuit verschillende bronnen kan informatie in het PIM worden ingevoerd. Denk aan producttitels, teksten, artikelnummers, eigenschappen, pdf’s, afbeeldingen en meer. Dit kan handmatig, via een Excel-document, het ERP-systeem of via classificatiebestanden.

Importeren vanuit het ERP-systeem

Alle informatie uit het ERP-systeem kan eenvoudig in de PIM-software worden geïmporteerd. Denk bijvoorbeeld aan het inlezen van prijzen, voorraadgegevens, gewicht of andere handelsinformatie.

Importeer ETIM, GS1 of een andere classificatie

Met PIM-software kun je jezelf indelen als groothandel en als producent de geclassificeerde productinformatie van je leveranciers uitlezen. Klaar voor onmiddellijk gebruik.

Excel

Gegevens kunnen ook uit Excel worden gehaald. Hiervoor kan een importbestand worden aangemaakt, maar het is ook mogelijk om nieuwe artikelen direct vanuit Excel in de gewenste artikelgroep te plakken.

Update via import

Productinformatie kan eenvoudig worden bijgewerkt met behulp van importbestanden. Prijzen, voorraadgegevens, afbeeldingen of andere productgegevens kun je snel bijwerken.

Publiceren en exporteren - rechtstreeks vanuit de PIM-software

Er zijn veel mogelijkheden om vanuit de PIM-software te publiceren. Let op: niet alle PIM-software beschikt over al deze publicatiemogelijkheden.

Naar de website/webshop

Alle productinformatie kan vanuit de PIM-software rechtstreeks naar je website of webshop worden gepubliceerd. Denk hierbij aan uitgebreide zoek- en filtermogelijkheden en een duidelijke presentatie van de producten met de bijbehorende informatie.

Geautomatiseerde productcatalogusPrintsoftware gebruikt je gegevens die zijn opgeslagen in een PIM-software om je publicatie automatisch voor te bereiden. Dit kan een complete papieren catalogus zijn met je complete assortiment, maar ook een deelcatalogus, een catalogus met klantspecifieke prijzen, een prijslijst of een uitgebreide datasheet met afbeeldingen en technische tekeningen.

Geautomatiseerde prijslijst

Printsoftware kan op dezelfde manier ook eenvoudig prijslijsten maken. Ook kun je selecteren welke producten je wilt publiceren en kun je zelfs de prijslijsten met klantspecifieke prijzen maken.

Geautomatiseerde productbladen

Het maken van productbladen behoort ook tot de mogelijkheden. Met één druk op de knop zet de software je PIM-gegevens om in een mooi vormgegeven document met alle productinformatie. Uiteraard inclusief afbeeldingen, technische tekeningen, iconen en alle producteigenschappen.

De beste PIM-software?

Er zijn verschillende PIM-softwarepakketten op de markt, maar welke is de beste? Dat is uiteraard geheel afhankelijk van je bedrijf, je assortiment en je wensen!