Was sind Metadaten?

Metadaten sind Daten, die andere Daten beschreiben (Merriam-Webster). Das ist schon die ganze Definition. Es sind die Informationen, die Sie einer Webseite, einem Dokument oder einer Datei hinzufügen, damit der Inhalt gefunden, wiederverwendet und als relevant eingestuft werden kann. Sie sind Teil jeder Informationsarchitektur, denn ohne sie durchsuchen Sie die Datei selbst.

Betrachten Sie Metadaten als kurze Beschreibung dessen, was die Daten sind. Bei einem Dokument: Autor, Dateigröße, Erstellungsdatum und Schlagwörter. Bei einer Musikdatei: Künstler, Album und Erscheinungsjahr. Dasselbe Muster findet sich in Informationssystemen, sozialen Medien, Websites, Software, Musikdiensten und im Onlinehandel. Sie können Metadaten von Hand festlegen und dabei selbst bestimmen, was erfasst wird, oder sie aus den Daten generieren.

Arten von Metadaten

Die Einsatzzwecke lassen sich grob in geschäftliche, technische und operative unterteilen. Die Eigenschaften unterscheiden sich:

• Beschreibende Metadaten: Titel, Thema, Genre, Autor, Erstellungsdatum.
• Rechte-Metadaten: Urheberrechtsstatus, Rechteinhaber, Lizenzbedingungen.
• Technische Metadaten: Dateityp, Größe, Erstellungsdatum und -uhrzeit, Komprimierung. Diese nutzen das Management digitaler Objekte und die Interoperabilität.
• Erhaltungsmetadaten, die Sie brauchen, um sich in einer Sammlung zurechtzufinden: die Position eines Elements in einer Hierarchie oder Reihenfolge.
• Auszeichnungssprachen enthalten Metadaten für Navigation und Interoperabilität: eine Überschrift, ein Name, ein Datum, eine Liste, ein Absatz.

Instrumente

Ein Metadatenansatz beginnt mit einem Metadatenset: was jedes Element ist, warum Sie es verwenden und für welche Arten von Informationen es gilt.

Vieles davon ist eine Auswahlliste, ein kontrolliertes Vokabular. Die zwölf Monate. Eine Liste von Zielgruppen. Eine feste Liste verhindert Tippfehler und ermöglicht schnelles Verschlagworten.

Wenn die Liste wächst und sich in Haupt- und Unterkategorien aufteilt, verwenden Sie eine Taxonomie: eine Hierarchie von Knoten. Kontinente, Länder und Städte. Haupt- und Teilprozesse oder Themen und Unterthemen in einer Organisation. Eine Taxonomie macht ein Ergebnis relevant und gibt Ihnen etwas, wonach Sie filtern können.

Websites nutzen Facetten. Eine Facette ist eine Gruppe von Metadatenfeldern, die gemeinsam verwendet werden, hauptsächlich zum Filtern.

Ein Thesaurus ordnet Begriffe nach ihrer Bedeutung: Synonyme, verwandte Begriffe, eine Definition und ein Vorzugsbegriff. Sie können darin auch eine Hierarchie festhalten.

Wenn diese Instrumente nicht ausreichen, ist eine Ontologie der nächste Schritt. Sie ist eine Menge von Entitäten, die durch beliebige Beziehungen miteinander verbunden sind. Das macht sie leistungsfähig und komplex. Für ihren Aufbau brauchen Sie einen Spezialisten sowie die Werkzeuge und Standards, die zu dieser Arbeit gehören.

Standards

Nutzen Sie Standards, die es bereits gibt und die andere Organisationen schon anwenden. So vermeiden Sie, ein eigenes Schema zu erfinden, und die Informationen bleiben auffindbar, wiederverwendbar und relevant, weil die Gegenseite dieselben Begriffe verwendet.