De weg naar een succesvolle PIM implementatie

De succesvolle implementatie van PIM-software vereist een grondige aanpak. Op basis van meer dan 20.000 uur consultancy-ervaring in PIM weten we hoe een goede implementatie eruit moet zien. In de loop der tijd hebben we onze aanpak daarom gestandaardiseerd.

Nadat je de behoefte aan een PIM in je organisatie hebt geïdentificeerd, je PIM-team hebt samengesteld en de juiste PIM-tool hebt gekozen, ben je nu klaar voor de implementatie.

Zonder een goed plan loopt je PIM-implementatie het risico ineffectief te worden en is al het werk voor niets geweest. Maar dat hoeft niet. Om je te helpen een duidelijk en actiegericht implementatieplan op te stellen, presenteren we de 4-fasen PIM implementatiegids.

Fase 1: Analysefase – De navigatie instellen

• Als we het hebben over de weg naar een succesvolle PIM-implementatie, is de aanpak die we daarvoor gebruiken vergelijkbaar met navigatiesoftware. De analysefase vormt de basis voor het verdere verloop van het project: we bepalen het einddoel en stippelen de beste route uit om daar te komen. We bespreken de gewenste situatie met alle belanghebbenden en bepalen het doel van de implementatie. Samen analyseren we de huidige processen en de mogelijkheden om deze processen te verbeteren. Ook kijken we naar de uitzonderingen in de processen, het optimale datamodel en het gewenste resultaat van het implementatieproject.Om het bovenstaande in kaart te brengen, organiseren we een aantal workshops waarin vragen worden gesteld als:
• Waar komt een nieuw product vandaan?
• Hoe gaan gegevens in de huidige situatie door de organisatie?
• Welke informatie wordt momenteel vastgelegd over een artikel (product)? En met welk doel?
• Waar moet een artikel (product) terechtkomen?
• Hoe ziet het IT-landschap eruit? Welke integratieopties zijn er (en welke zijn gewenst)?
• Op een of meer e-commerceplatforms, leveranciersportaal, brochures, marktplaatsen?
• Welke gegevens zijn er momenteel beschikbaar? En wat zijn de bronsystemen voor die gegevens?

Uit elke workshop wordt informatie verzameld die uiteindelijk leidt tot een Solution Design Document. Dit document wordt gebruikt als richtlijn voor de implementatie en bevat naast een beschrijving van de implementatie ook een globale planning; De navigatie is ingesteld.

Fase 2: Implementatiefase – Op weg naar de PIM-oplossing

Nu de navigatie is ingesteld, de tank vol is en de bandenspanning in orde, kan de reis beginnen.

Gegevensmodel

De implementatie begint bij de basis: het gegevensmodel. Dit model is cruciaal voor een succesvolle PIM implementatie. Het geeft de gebruiker een idee van de term PIM door te verduidelijken hoe een artikel er in de software uitziet, welke mogelijkheden de software biedt om het proces zo efficiënt en effectief mogelijk te laten verlopen, welke gegevens beschikbaar zijn en op welk niveau de gegevens zich bevinden.

Inkomende gegevensstromen

Als het datamodel klaar is, wordt begonnen met het verwerken van inkomende datastromen. Vaak wordt een artikel aangemaakt in het ERP-systeem, met een minimale set kenmerken. Het is belangrijk dat dit artikel in de PIM-software terechtkomt, zodat het verder kan worden verrijkt. Maar ook de levering van gegevens door leveranciers is een inkomende gegevensstroom die verwerkt moet worden. Tegelijkertijd is het een tweede (of derde) validatie van het gegevensmodel.

Gegevensmigratie

Gegevensmigratie is sterk gerelateerd aan inkomende gegevensstromen. In de uitgangssituatie zijn artikelgegevens vaak verspreid over verschillende systemen. Het is belangrijk om die gegevens te bewaren en de kwaliteit van de gegevens waar mogelijk te verbeteren.

Bijvoorbeeld: in het bronsysteem wordt een attribuut opgeslagen als tekst, in het datamodel wordt dat attribuut gedefinieerd als een keuzelijst. Omdat er volledige vrijheid was bij de gegevensinvoer van dit kenmerk in het bronsysteem, zijn er veel opties ontstaan die uiteindelijk hetzelfde inhouden. Door dit in de gegevensmigratie aan te pakken, worden de gegevens voor dit kenmerk uniformer.

Uitgaande gegevensstromen

Zodra de gegevensmigratie is voltooid, wordt de export van gegevens gestart. Een artikel en dus artikelgegevens moeten beschikbaar zijn op veel platforms (omnichannel). Omdat PIM een “single source of truth” wordt, is het belangrijk dat de gegevens van PIM aan die verschillende platforms worden aangeboden.

Processen

Het is belangrijk dat het PIM-proces zorgvuldig wordt onderzocht. De PIM-software moet dat proces ondersteunen en moet daarom op basis daarvan worden ingesteld. In een workflow wordt bepaald wie op welk moment verantwoordelijk is voor het verrijken of valideren van bepaalde gegevens en wanneer een product als ‘compleet’ kan worden beschouwd. Dit is het aandachtspunt in de laatste fasen van de implementatie.

Fase 3: Projectbeheer – Ondersteuning onderweg

We zijn gewend dat navigatiesoftware laat zien hoe ver we nog moeten rijden, een geschatte aankomsttijd laat zien en kortere/snellere routes voorstelt als die beschikbaar zijn. Bij het implementeren van PIM is het ook belangrijk om voortdurend te weten waar het project is, waar het project naartoe gaat en welke alternatieve routes er zijn. Tijdens het project wordt de voortgang continu gemeten en een dashboard geeft inzicht in de status van het project. Op basis van deze inzichten is het mogelijk om het project waar nodig aan te passen.

Benzinestations

Gelukkig zijn er ook een aantal tankstations op weg naar succes. Deze stations zijn ideaal om te tanken, terug te blikken op de reeds afgelegde weg en vooruit te kijken naar de rest van de route. In het project doen we dat met reviews en retrospectives. Het overzicht laat zien wat er tot nu toe is bereikt en wat het projectteam de komende tijd gaat aanpakken.

De terugblik is een moment van reflectie.

• Wat hebben we tot nu toe gedaan?
• Wat ging er goed?
• Hoe kunnen we deze lessen de komende tijd toepassen?
• Wat kan er verbeterd worden?

Fase 4: Eindelijk: GO-Live – Aankomst en verblijf/Uitrol en onderhoud

Het gegevensmodel is duidelijk en georganiseerd, de inkomende en uitgaande gegevensstromen zijn transparant en de gegevens zijn klaar om te migreren: we zijn bijna op de plaats van bestemming aangekomen. Voordat we daadwerkelijk live gaan, worden de gebruikers goed getraind in het gebruik van de nieuwe PIM-software.

Testen van gebruikersacceptatie

Zoals bij elke implementatie van een IT-systeem, moet ook de PIM worden getest. Simuleer alle scenario’s (user stories) in productie met gebruikers op elk niveau die tekenen voor succesvol testen. Test alle geautomatiseerde workflows, van goedkeuring van productgegevens tot publicatie in marketingcampagnes en verkrijg goedkeuring van relevante technische en zakelijke gebruikers.

Globalisering en productiebeperking

Configureer de lokalisatievereisten als de PIM in verschillende regio’s gebruikt moet worden. Zodra de tests bevredigend zijn, verklaren we PIM productierijp en gaan we live!

Maar zelfs nadat de PIM software live is, blijven we betrokken. We bieden nazorg over de implementatie en denken mee over de volgende stappen. Het PIM-systeem gaat dan naar de onderhoudsfase waarin stapsgewijs wijzigingen worden doorgevoerd zonder het bedrijf te verstoren. De basis die je hebt gelegd door PIM te implementeren, maakt gegevensbeheer eenvoudiger en efficiënter voor je bedrijf.