Basisprincipes van masterdatamanagement

Master Data Management (MDM) is een lastig onderwerp omdat er vaak geen logische structuur is, vooral als je te maken hebt met een netwerk van verschillende systemen. Het resultaat is dat hetzelfde type gegevens op verschillende plaatsen wordt opgeslagen, waar het op de ene plaats wel wordt bijgehouden en op de andere niet. Kortom, informatie is onbetrouwbaar, wat natuurlijk onmogelijk is. MDM is niet voor niets zo ingewikkeld. Om het begrijpelijker te maken, introduceren we vier basisprincipes.

Principe 1: Duidelijke oorsprong

Een van de problemen met gegevens is dat je hetzelfde gegevensveld vaak op meerdere plaatsen tegelijk moet bewaren in je informatienetwerk. Als je vervolgens één gegevensveld aanpast, hoe zorg je er dan voor dat de gegevens op de andere plaatsen worden aangepast en niet uit de pas lopen?

Je moet ervoor zorgen dat het aantal plaatsen in het systeem waar hetzelfde gegevensveld voorkomt minimaal is, maar dat is niet altijd mogelijk. Je kunt gegevensvelden in applicaties niet zomaar verwijderen, omdat programma’s zo zijn gemaakt dat ze de gegevens van een specifieke vaste locatie moeten halen. De bestanden zijn ook niet hetzelfde in de verschillende systemen. Op andere plaatsen zijn sommige gegevens algemeen, maar andere specifiek voor een bepaalde toepassing of programma. Dat bevat de meeste gegevensvelden.

Schematisch ziet dit er als volgt uit:

Goed MDM begint met het in kaart brengen van zo’n overzicht. Vervolgens moet de routing worden bepaald: welk veld in welk systeem of bestand wordt eerst gevuld en welk veld enzovoort. Bij voorkeur wordt die routering automatisch beëindigd. Je kunt ook zien of je het centrale systeem kunt uitbreiden met de gegevens die in andere systemen/toepassingen worden gebruikt. Op die manier zorg je ervoor dat er maar één plek is waar de gegevens worden bewaard. Als dat moeilijk is, moet je kijken of het mogelijk is om de velden uit het eerste bestand op de een of andere manier te oormerken in de volgende toepassing. Vaak zie je dat grijze gebieden aangeven dat gegevens uit andere systemen komen.

Zodra de routing is bepaald, moet ook worden vastgesteld wie verantwoordelijk is voor het vullen van de velden. Dit is meestal een belangrijke gebruiker, omdat van hen wordt verwacht dat ze weten hoeveel gegevensvelden binnen ‘hun bereik’ werken. Zoals eerder aangegeven, kunnen Excel-sheets hier goede ondersteuning bieden. Met Excel kun je een goed overzicht krijgen van welke velden voor welke sleutelvelden moeten worden ingevuld. Excel kan ook erg behulpzaam zijn bij het controleren of de juiste waarden zijn ingevoerd.

Het devies is dan ook om na een overname of fusie, of migratie van systemen deze onderwerpen snel op tafel te krijgen om te kijken hoe je denkt hiermee om te moeten gaan.

Principe 2: Streef naar duidelijkheid

Zorg ervoor dat de beschrijving of codering consistent is. Als je op een woord wilt zoeken, moet dat altijd op dezelfde manier gebeuren, dus bijvoorbeeld ‘Zinken schroeven 20 * 30’ en dan niet ‘ijzeren schroef 40’.

Ook hier spelen integratie en systeemmigraties vaak een rol. Dan moet je alles weer op de rails krijgen. Ook hier geldt: niet te lang wachten. Het wordt rommelig als je dit te lang laat doorgaan.

Principe 3: Streef naar volledigheid

Zorg ervoor dat alle gegevens zijn ingevuld. Je moet er dus voor zorgen dat snel en overzichtelijk zichtbaar is waar gegevens nog aangevuld of verbeterd moeten worden.

Principe 4: Regelmatig onderhoud uitvoeren

Masterdata raken snel verouderd en moeten steeds opnieuw worden vernieuwd. Zet een werkgroep op die elke week werkt aan onderhoud onder leiding van een logistiek manager of financieel manager. De Data Manager ontvangt of geeft opdrachten via deze groep.

Conclusies en aanbevelingen

Maak de wereld van Master Data Management niet ingewikkelder dan nodig is. R.A. Jonker, F.T. Kooistra, D. Cepariu, J. van Etten en S. Swartjes hebben de belangrijkste MDM: Do’s en Dont’s op een rijtje gezet die we hier aanraden te controleren.

We hebben de vier principes besproken die in gedachten moeten worden gehouden bij het structureren van masterdata. Zorg ervoor dat het bestand ongecompliceerd is. Het tweede principe richt zich meer op de inhoud van een veld. Zorg ervoor dat de codering of tekst ondubbelzinnig is. Het moet een logische lay-out zijn die consequent wordt gevolgd. Je moet er immers naar kunnen zoeken. Het derde principe richt zich op het zo volledig mogelijk houden van de gegevensvelden. Wacht niet te lang met het invullen van de gegevens. Daar gaat veel mis. Het vierde principe bespreekt hoe je het onderhoud het beste kunt regelen. Maak veelvuldig gebruik van Excel en functionele specialisten.