Wanneer je organisatie een PIM-systeem nodig heeft, is de volgende stap het vinden van een oplossing die het beste bij je organisatie en situatie past.
Waar je op moet letten bij het kiezen van een PIM-systeem
Er zijn verschillende factoren die belangrijk zijn bij het kiezen van een PIM-systeem. Als je op zoek bent naar een PIM-systeem, is het belangrijk om rekening te houden met de onderstaande punten.
- Functionaliteiten: bedenk van tevoren wat je wilt bereiken met een PIM-systeem en welke belangrijke functionaliteiten een PIM daarvoor moet bevatten.
- Flexibiliteit en leveranciersbronnen: Als je op zoek bent naar een PIM-systeem, zijn er verschillende leveranciers waaruit je kunt kiezen. Omdat een PIM-systeem een complex product is dat invloed heeft op je hele bedrijf, is het belangrijk om een leverancier te kiezen die kan en ook bereid is om in te spelen op jouw wensen en eisen.
- Schaalbaarheid: als je meer productinformatie gaat verwerken of meer kanalen aan je PIM-systeem wilt koppelen, wil je idealiter een PIM-systeem dat flexibel en uitbreidbaar is. Let daarom bij het kiezen van een PIM op de mogelijke schaalbaarheid.
- Garanderen van gegevenskwaliteit: de kwaliteit van gegevens is uiterst belangrijk. Sommige PIM-systemen hebben gegevensvalidatie- of gegevenskwaliteitsrapporten. SRC-PIM is het enige PIM-systeem in Nederland met realtime validaties op basis van verschillende standaarden. Gegevens kunnen alleen worden gepubliceerd naar datapools of externe kanalen als de gegevens voldoen aan de gestelde eisen.
- GS1 en andere gegevensbronnen: Omdat GS1 de meest gebruikte datastandaard in Nederland is, is het raadzaam om een oplossing te kiezen die compatibel is met GS1. In Nederland gebruiken de sectoren voeding en drogisterij, doe-het-zelf, tuin en dier, gezondheidszorg en mode de GS1-gegevensstandaard. Hoewel het gebruik van GS1 niet verplicht is, is de kans groot dat u uw productinformatie volgens de GS1-standaard moet verwerken en publiceren naar een GS1-datapool wanneer u gegevens uitwisselt met bedrijven in deze sectoren. In sommige gevallen doen grote retailers geen zaken met leveranciers die productinformatie niet volgens de GS1-gegevensstandaard verwerken.
Hoe bepaalt u welk PIM-systeem het beste bij uw organisatie past?
Een PIM-systeem kiezen is niet eenvoudig. Met het onderstaande stappenplan maak je de juiste keuze voor jouw organisatie.
Stap 1: Stel een team samen
Een PIM-systeem heeft invloed op de hele organisatie. Betrek daarom een team met alle belanghebbenden bij het selectieproces. Zorg ervoor dat de IT-afdeling op zijn minst betrokken is bij de technische kennis.
Stap 2: Maak een MoSCow-lijst voordat je met leveranciers gaat praten
Stel een lijst op met vereisten waaraan een PIM-systeem moet voldoen voordat je met leveranciers van PIM-systemen gaat praten. De beste manier om zo’n lijst te maken is via de MoSCoW-methode: Must have, Should have, Could have en Would have.
Als een ‘Must have’ op je lijst niet kan worden gerealiseerd door een PIM-systeem, dan is deze oplossing geen optie voor jouw organisatie.
Stap 3: verder kijken dan technische en functionele eigenschappen
Er zijn verschillende leveranciers die een PIM-systeem leveren. Technische en functionele eigenschappen zijn natuurlijk belangrijk, maar je kunt ook andere factoren meenemen in het selectieproces. Vragen die je kunt stellen zijn: Wat is de reputatie van de leverancier? Heeft het PIM-systeem goede referenties? Wat is het prijsmodel?
Stap 4: Maak een shortlist en plan een demo
Stel een shortlist van PIM-systemen samen op basis van je MoSCoW-lijst. Beperk je tot maximaal vijf leveranciers. Probeer een demo in te plannen bij deze leveranciers. Wanneer je een vragenlijst verstuurt waarin leveranciers moeten aangeven of hun PIM-systeem bepaalde functionaliteiten ondersteunt, is de kans groot dat de meeste leveranciers hier positief op zullen reageren. Een demo geeft je niet alleen meer inzicht in het PIM systeem. Je kunt meteen zien of bepaalde functionaliteiten aanwezig zijn en wat hun gebruiksgemak is. Staar je tijdens een demo niet blind op de gebruikersinterface, maar test vooral de werking en vraag goed naar de functionaliteiten die je wilt.
Stap 5: Maak een ranglijst
Alle teamleden moeten alle leveranciers / PIM-systemen beoordelen op de criteria die je in stap 2 en 3 hebt ingesteld. Houd dit eenvoudig – geef de slechtst scorende leverancier een ‘1’ en de beste een ‘3’. Filter leveranciers van je lijst die een must-have niet kunnen leveren.
Meer weten over PIM?
Heeft u vragen over Product Informatie Management, van PIM Selectie tot Implementatie of hoe een PIM in uw IT landschap zou passen? Blader gerust door onze Goedgeklede Base met artikelen over alles wat met PIM te maken heeft.
Bezoek onze Kennisbank
