3 tips voor het kiezen van een PIM-systeem

Wil je de best mogelijke PIM-oplossing voor je bedrijf implementeren? Bij het vergelijken van verschillende Product Information Management (PIM)-oplossingen zijn er een aantal cruciale stappen die je moet volgen. We hebben voor je drie belangrijke tips verzameld over hoe je de beste PIM-oplossing kiest. Bovendien kun je je concentreren op het selecteren van een oplossing die zowel aan je huidige en toekomstige behoeften als aan je budget voldoet.

We zien dat drie op de vier organisaties werkt met een grote verscheidenheid aan ad-hocoplossingen en zelfgebouwde systemen voor de verrijking van Productinformatie. Om hun workflows en IT-architectuur overzichtelijker te maken, besluiten steeds meer ondernemers, IT-personeel en projectteams één specifiek PIM-systeem in hun organisatie te implementeren. Deze moet óf de individuele tools vervangen óf meer mogelijkheden bieden dan de huidige ‘oplossing’. Hier zijn drie tips waar je rekening mee moet houden bij het kiezen van een PIM-systeem:

Tip №1: Houd de implementatie in gedachten

• Is de keuze voor een nieuw PIM-systeem de oplossing voor de huidige problemen in de organisatie? Of komt het doordat de gebruikers de gegevens in het systeem niet goed onderhouden? Met vervuilde data zal zelfs het beste PIM-systeem je niet helpen de doelen te bereiken.

• Maak niet de fout om de implementatie van een PIM-systeem volledig vanuit de IT-afdeling te benaderen. Het is veel breder en er zijn belangrijke organisatorische kwesties en processen op alle afdelingen die ook moeten worden opgelost.- Kies een projectleider die verantwoordelijk is voor de uitvoering. Deze persoon is de belangrijkste spreker of facilitator voor alle afdelingen om hun werkwijze, vragen en wensen naar buiten te brengen.

• Maak regels om de kwaliteit te garanderen, maar zorg ook voor een flexibele omgang met informatie en processen. Het mag niet te bureaucratisch zijn.

• Op basis hiervan kun je een lijst opstellen met functionele en technische eisen waaraan het PIM-systeem moet voldoen.

Tip №2: Maak onderscheid tussen must-haves en nice-to-haves

• Het is raadzaam om in een organisatie de voor- en nadelen van PIM te implementeren.

• De lange lijst met functionele en technische vereisten voor alle afdelingen wordt verwacht. Maar organisaties kunnen het aanpassen aan de behoeften van elke afdeling.

• Controleer de stand: hoort dit bij het primaire bedrijfsproces? Dit zijn de harde eisen of must-haves. Andere kenmerken zijn de nice-to-haves. Voldoet het systeem niet (of op een andere manier) aan deze eisen, dan is het wellicht toch zeer geschikt voor je organisatie.

• Over het algemeen slaan organisaties transactionele en analytische gegevens niet op in een apart PIM-systeem. Daarvoor dient je een koppeling te laten maken met je andere systemen. In dit geval met een alles-in-één oplossing waar ook CRM, voorraad, boekhouding en een webshop bij horen. Het is dus handig om je zoektocht uit te breiden naar systemen die meer hebben dan alleen PIM.

• Het advies is om eenvoudig te beginnen. Vul het PIM-systeem met de benodigde basisinformatie en breid het langzaam uit naar volledig verrijkte artikelinformatie.

Tip №3: Kies een langetermijnpartner- De korte termijn is concreet en eenvoudig. Maar als je voor een PIM-systeem kiest, denk dan in jaren in plaats van maanden. Hoe zal de organisatie er over vijf of tien jaar uitzien? Hoeveel medewerkers zijn er? Lever je aan bedrijven, particulieren of beide? Vergelijk je toekomstplannen met de mogelijkheden van het pakket.

• Vraag deze dingen aan PIM-leveranciers: Draait het systeem volledig in de cloud? Hoe zit het met de beveiliging en uptime? Welke integraties zijn mogelijk en kunnen deze worden uitgebreid? Hoe makkelijk is het om op te schalen in aantal medewerkers, artikelen, bestellingen, enzovoort?

• Werk je nu met een systeem dat ooit heel mooi was (op maat gebouwd, veel in geïnvesteerd), maar nu pijnlijk traag en verouderd is? Je bent niet de enige. Verdere ontwikkeling is een absolute noodzaak, geen optie. Kies een softwareleverancier die er hetzelfde over denkt. Minimaal vier keer per jaar, en bij voorkeur vaker, moet er een update plaatsvinden.

• Wil je inspraak hebben in de wijze waarop het PIM-systeem verder wordt ontwikkeld? Steeds meer bedrijven kiezen voor 'zaken doen met de bron'. De software wordt gebouwd, geïmplementeerd en ondersteund door één en dezelfde partner.

• Past de wijze van communiceren, snelheid, bereikbaarheid en aanpak van de aanbieder bij je? Het kiezen van een partner speelt een grote rol in het proces.