Kies het PIM-systeem voor je organisatie

Wanneer je organisatie een PIM-systeem nodig heeft, is de volgende stap het vinden van een oplossing die het beste bij je organisatie en situatie past.

Waar je op moet letten bij het kiezen van een PIM-systeem

Er zijn verschillende factoren die van belang zijn bij de keuze voor een PIM-systeem. Wanneer je op zoek bent naar een PIM-systeem, is het belangrijk om rekening te houden met onderstaande punten.

• Functionaliteiten: bedenk vooraf wat je met een PIM-systeem wilt bereiken en welke belangrijke functionaliteiten een PIM daarvoor moet bevatten.

• Flexibiliteit en leveranciersmiddelen: Wanneer je op zoek bent naar een PIM-systeem, kun je kiezen uit verschillende leveranciers. Omdat een PIM-systeem een ​​complex product is dat je gehele bedrijfsvoering raakt, is het belangrijk om een ​​leverancier te kiezen die ook op je wensen en eisen kan en wil inspelen.

• Schaalbaarheid: wanneer je meer productinformatie gaat verwerken of meer kanalen aan je PIM-systeem wilt koppelen, wil je idealiter een PIM-systeem dat flexibel en uitbreidbaar is. Let daarom bij de keuze voor een PIM op de mogelijke schaalbaarheid.

• Zorgen voor datakwaliteit: de kwaliteit van data is van groot belang. Sommige PIM-systemen beschikken over datavalidatie- of datakwaliteitsrapporten. SRC-PIM beschikt als enige PIM-systeem in Nederland over real-time validaties op basis van diverse standaarden. Gegevens kunnen alleen naar datapools of externe kanalen worden gepubliceerd als de gegevens aan de gestelde eisen voldoen.- GS1 en andere databronnen: Omdat GS1 de meest gebruikte datastandaard in Nederland is, is het raadzaam te kiezen voor een oplossing die GS1-compatibel is. In Nederland gebruiken de levensmiddelen- en drogisterij-, doe-het-zelf-, tuin- en diersector, gezondheidszorg en mode de GS1-datastandaard. Hoewel het gebruik van GS1 niet verplicht is, is de kans groot dat je je productinformatie volgens de GS1-standaard moet verwerken en publiceren naar een GS1-datapool wanneer je gegevens uitwisselt met bedrijven in deze sectoren. Het kan voorkomen dat grote retailers geen zaken doen met leveranciers die productinformatie niet volgens de GS1-datastandaard verwerken.

Hoe bepaal je welk PIM-systeem het beste bij jouw organisatie past?

Het kiezen van een PIM-systeem is niet eenvoudig. Met onderstaand stappenplan maakt je de juiste keuze voor je organisatie.

Stap 1: Stel een team samen

Een PIM-systeem raakt de hele organisatie. Betrek daarom een ​​team met alle stakeholders bij het selectieproces. Zorg ervoor dat de IT-afdeling in ieder geval betrokken is bij de technische kennis.

Stap 2: Maak een MoSCow-lijst voordat je met leveranciers praat

Maak een lijst met eisen waar een PIM-systeem aan moet voldoen voordat je in gesprek gaat met leveranciers van PIM-systemen. De beste manier om zo’n lijst te maken is via de MoSCoW-methode: Must have, Should have, Could have en Would have.

Als een 'Must have' op je lijstje niet door een PIM-systeem gerealiseerd kan worden, is deze oplossing voor je organisatie geen optie.

Stap 3: Kijk verder dan technische en functionele eigenschappenEr zijn verschillende leveranciers die een PIM-systeem leveren. Technische en functionele eigenschappen zijn uiteraard belangrijk, maar je kunt ook met andere factoren rekening houden in het selectieproces. Vragen die je kunt stellen zijn: Wat is de reputatie van de leverancier? Heeft het PIM-systeem goede referenties? Wat is het prijsmodel?

Stap 4: Maak een shortlist en plan een demo

Stel een shortlist van PIM-systemen samen op basis van je MoSCoW-lijst. Beperk je tot maximaal vijf leveranciers. Probeer een demo in te plannen met deze leveranciers. Wanneer je een vragenlijst verstuurt waarin leveranciers moeten aangeven of hun PIM-systeem bepaalde functionaliteiten ondersteunt, is de kans groot dat de meeste leveranciers hier positief op reageren. Een demo geeft je niet alleen meer inzicht in het PIM-systeem. Je ziet direct of bepaalde functionaliteiten aanwezig zijn en wat het gebruiksgemak ervan is. Kijk tijdens een demo niet blind naar de gebruikersinterface, maar test vooral de werking en vraag goed door naar de gewenste functionaliteiten.

Stap 5: Maak een ranglijst

Alle teamleden moeten alle leveranciers/PIM-systemen beoordelen op de criteria die je in stap 2 en 3 hebt gesteld. Houd het simpel: geef de slechtst scorende leverancier een '1' en de beste een '3'. Filter leveranciers uit je lijst die geen must-have kunnen leveren.

Heb je een PIM-vraag die niet in onze artikelen voorkomt of heb je een specifieke vraag? Je kunt ons altijd bereiken via info@pimvendors.com!