PIM-implementatiefasen

Elke organisatie die een PIM-oplossing wil implementeren, moet de tijd nemen om hun project zorgvuldig te plannen. Het succes van PIM hangt af van het hebben van een duidelijke visie, het stellen van haalbare doelen en het opstellen van een gedetailleerd implementatieplan. Door de tijd te nemen om alles van tevoren goed uit te voeren, kun je een succesvolle PIM-implementatie garanderen en de voordelen van deze krachtige technologie realiseren.

Bij de implementatie van een PIM-systeem is het belangrijk om het project gefaseerd te plannen en uit te voeren. Er zijn vijf verschillende fasen waarmee je rekening moet houden bij het plannen en uitvoeren van een PIM-systeem. Als je weet wat je tijdens elke fase kunt verwachten, kun je op het goede spoor blijven en een succesvol resultaat garanderen. In dit artikel onderzoeken we elke fase van de PIM-implementatie in detail en geven we tips om het beste uit elke fase te halen.

Fase 0. Planning en voorbereiding

Dit is misschien wel de belangrijkste fase, omdat je dan de basis legt voor het hele project. Je moet je specifieke doelen en doelstellingen identificeren, je huidige gegevens en processen beoordelen en een gedetailleerd actieplan ontwikkelen.

Fase 1. Implementatie:

Hier vindt het daadwerkelijke werk van het opzetten en configureren van je PIM-systeem plaats. Afhankelijk van de omvang en complexiteit van je project kan deze fase enkele weken tot enkele maanden duren.

Fase 2. Testen en evaluatie:

Zodra je PIM-systeem operationeel is, is het belangrijk om het grondig te testen om er zeker van te zijn dat het goed functioneert. Deze fase kan ook een periode van gebruikerstraining en feedback omvatten.

Fase 3. Go-live:Zodra je er zeker van bent dat je PIM-systeem klaar is voor prime time, ga je 'live' en ga je het gebruiken voor real-world datamanagement taken.

Fase 4. Beoordeling na implementatie:

Nadat je je PIM-systeem een tijdje hebt gebruikt, is het een goed idee om een stapje terug te doen en de algehele prestaties ervan te beoordelen. Deze beoordeling kun je helpen bij het identificeren van gebieden waarop verbeteringen kunnen worden aangebracht.

Zodra het gemak en de noodzaak van een Product Information Management-framework binnen een organisatie wordt waargenomen en de keuze is gemaakt om PIM te gaan gebruiken, wordt onmiddellijk de volgende vraag gesteld: hoe lijkt een PIM-uitvoeringsmaatregel? Wat zou je kunnen verwachten? 

Er is niet één manier om een ​​PIM uit te voeren, omdat elke organisatie uniek is en andere behoeften heeft. Er zijn echter enkele gemeenschappelijke elementen die in de meeste PIM-implementaties kunnen worden verwacht. De meeste PIM-implementaties omvatten bijvoorbeeld het importeren van productgegevens in het PIM-systeem, het configureren van het PIM-systeem om aan de specifieke behoeften van de organisatie te voldoen en het trainen van gebruikers in het gebruik van het PIM-systeem. Daarnaast zullen bij veel PIM-implementaties ook de integratie van het PIM-systeem met andere systemen binnen de organisatie, zoals ERP- of eCommerce-systemen, nodig zijn. Door rekening te houden met de specifieke behoeften van de organisatie kan een PIM-implementatie op maat worden gemaakt om aan die behoeften te voldoen en de organisatie te helpen de volledige voordelen van PIM te realiseren.

Laten we nu elke fase van de PIM-implementatie in detail bespreken: 

Fase 0. Planning en voorbereiding:De taak wordt gekarakteriseerd in fase nul van de gebruikscyclus. Waar liggen de grenzen van de onderneming, welke invalshoeken worden erin verwerkt? In verschillende workshops wordt geschetst hoe PIM het beste kan worden ingericht. Met alle controles die bij de organisatie horen (inkoop, IT, artikelverbetering, marketing, verkoop etc.) wordt bepaald welke gegevens in PIM ingevoerd mogen worden en waar deze gegevens vandaan komen. Fase 1 begint pas nadat de reikwijdte van de onderneming is opgelost en gedefinieerd.

Fase 1. Implementatie:

In de hoofdfase wordt een zogenaamd presentatie- of indexmodel opgesteld. Hier worden alle eigenschappen van alle toegankelijke items uit de organisatie gepland. Het kan daarbij gaan om maten, kleuren, soort materiaal, enzovoort. Toch moeten ook de verbanden tussen de items worden verduidelijkt. Het is van fundamenteel belang om exacte kennis te geven over welke eigenschappen, en dus welke 'invoervelden', toegankelijk moeten zijn in het PIM-framework. Door hier van tevoren over na te denken, wordt het vullen van het PIM-framework (enigszins consequent) veel eenvoudiger. 

Fase 2. Testen en evaluatie:

Wanneer er een model is opgezet waarin het daadwerkelijk per item wordt weergegeven en welke eigenschappen daarbij een plaats hebben, kan het PIM-framework worden opgezet en kunnen de gegevens worden ingevuld. Veel itemgegevens kunnen uiteraard uit bestaande bronnen worden gehaald. Bijvoorbeeld vanuit een ERP-framework of vanuit Excel-documenten en input van een leverancier (retailer of distributeur).In deze fase worden bovendien de taken en rechten van de eindklanten van het raamwerk ingesteld. Klanten bereiden zich voor op de activiteit van het raamwerk, zodat ze kunnen beginnen met het verbeteren (inclusief reclameteksten, afbeeldingen en opnames) van de itemgegevens die op natuurlijke wijze zijn gestapeld. 

Fase 3. Go-live:

Nadat de cycli voor het invoeren van informatie in PIM zijn ingesteld, worden de uitgangskanalen ingesteld. Deze verbinding is zo ingericht dat de ingevoerde artikelinformatie uit PIM uiteraard kan worden verhandeld naar bijvoorbeeld het internetbedrijfsstadium.

 Wanneer de interfaces zijn opgezet, worden deze uitgebreid getest en wordt er instructie gegeven aan de eindklanten over de werking van de interfaces.

Het implementeren van een PIM-systeem kan een complex proces zijn, maar door deze richtlijnen te volgen, kun je een succesvol resultaat garanderen. Als je meer wilt weten over het implementatieproces of hulp nodig heeft om aan de slag te gaan, staat ons team voor je klaar.

Fase 4. Beoordeling na implementatie:

Nadat fase 0 t/m 3 zijn afgerond, is er sprake van een adequaat werkend Product Informatie Management raamwerk. In fase 4 worden vervolgens de extra wensen die tijdens de onderneming naar voren zijn gekomen in kaart gebracht. Eventuele uitbreidingen van het raamwerk zijn hier eveneens opgenomen. Dit zou bijvoorbeeld extra uitgangskanalen kunnen bevatten. Naar marktplaatsen, informatiepools of een gedrukte index.