PIM-implementatiefasen

Een PIM-project blijft overeind als de visie, de doelen en het plan er zijn voordat de configuratie start. Het werk zelf valt in vijf fasen. De namen zijn stabiel. De inhoud volgt de catalogus, de kanalen en de systemen die je al draait. De meeste programma's importeren productdata, configureren het model, trainen gebruikers en koppelen ERP of ecommerce. Verder is er geen vast script.

Fase 0. Planning en voorbereiding

Deze fase zet de grens van het project: wat hoort erin, wat blijft erbuiten, en welke doelen het systeem moet halen. Beoordeel de data en de processen die je nu hebt, en schrijf dan het plan.

Workshops met inkoop, IT, productontwikkeling, marketing en verkoop beslissen welke informatie in de PIM hoort en uit welk systeem die komt. Fase 1 start pas als die scope op papier staat.

Fase 1. Implementatie

Inrichting en configuratie zitten hier. Bij een kleine catalogus is dat een paar weken. Bij een grote of rommelige catalogus zijn het enkele maanden.

Het concrete opleverstuk is een marketing- of catalogusmodel: de attributen van de producten die je verkoopt (maat, kleur, materiaal, en de rest) en de relaties tussen producten. Dat model is de lijst invoervelden die de PIM moet bevatten. Het systeem vullen, inclusief het deel dat je automatisch kunt laden, is veel makkelijker als die velden er zijn vóór de import.

Fase 2. Testen en evaluatie

Met het model op zijn plek wordt het systeem geconfigureerd en de productdata geladen. Veel daarvan kan uit een ERP komen, uit Excel, of uit een feed van een leverancier, retailer of distributeur.

Hier stel je ook rollen en rechten van eindgebruikers in. Mensen worden getraind op het systeem zodat ze kunnen verrijken wat geladen is: marketingtekst, beelden en video. Test het resultaat. De training beklijft pas als de feedback van die gebruikers terug de configuratie in gaat.

Fase 3. Go-live

Go-live is de omschakeling van een gevuld systeem naar echt databeheer. De outputkant wordt gekoppeld zodat productdata de PIM uit kan naar het ecommerce-platform, zonder handmatige export.

Als de interfaces er zijn, test je ze goed en laat je eindgebruikers zien hoe die interfaces zich gedragen. Tot die test klaar is, is de PIM een database met een belofte.

Fase 4. Evaluatie na implementatie

Fase 0 tot en met 3 laten je een werkende PIM achter. Fase 4 is de lijst wensen die tijdens het project opdoken, plus uitbreidingen die je bewust had laten liggen. Extra outputkanalen zijn de gebruikelijke toevoeging: marktplaatsen, datapools of een printcatalogus. Kijk eerst hoe het live systeem echt presteert voordat je die lijst start.