Wat is een PIM-systeem (Product Information Management)?

De populariteit van PIM-systemen groeit snel vanwege de sterke groei van de omzet en de toenemende mate van professionaliteit in e-commerce. De door COVID veroorzaakte digitalisering is ook een belangrijke drijfveer geweest voor de adoptie van PIM-tools. Omdat Product Informatie Management of kortweg PIM een relatief nieuw concept is in business en IT, leggen we het even kort uit.

Productinformatiebeheer (of... PIM)

Een PIM-tool helpt retailers, groothandels en fabrikanten om hun producten op een centrale plek te beheren. Het biedt één enkel punt van waarheid over het product (en al zijn gegevens). Product Information Management is de plek waar productinhoudsgegevens worden verzameld, geoptimaliseerd en gedistribueerd. Het is dus in zekere zin de centrale tool voor Product Data Management, hoewel het nog veel meer biedt. Om de centrale rol die een PIM-systeem in je IT-architectuur kan spelen te visualiseren, kun je zien hoe het interne bronnen van productgegevens verbindt met externe verkoopkanalen.

We onderstrepen de top 7 redenen:

Een PIM-tool gebruiken om complexe producten te beherenBinnen een PIM-tool is het mogelijk om complexe producten op een efficiënte manier te beheren. Bedrijven introduceren producten die bestaan ​​uit een groot aantal combinaties (bijvoorbeeld een outfit bestaande uit broeken, shirts en schoenen) of variatiemogelijkheden (bijvoorbeeld een T-shirt in verschillende kleuren en maten). De uitdaging is om deze activa efficiënt te beheren. Om ze vervolgens naar verschillende uitgangskanalen te kunnen communiceren. Met het systeem kun je dit op een eenvoudige en eenduidige manier doen, waardoor je PIM een bron van ‘Master Data’ wordt.

Wil je meer informatie over de koppeling tussen PIM en MDM? Lees ons artikel over de verschillen tussen PIM en MDM.

Relaties beheren in een PIM-systeem

Relaties tussen producten en afhankelijkheden daartussen moeten efficiënt worden beheerd door een PIM-systeem in e-commerce. Onder andere reserveonderdelen, vervangingen, opties en accessoires worden allemaal moeiteloos opgeslagen en weergegeven. Met PIM-software kun je productrelaties definiëren en beheren, zoals ouder-kindrelaties, cross-sellingassociaties en gebundelde producten. Klanten krijgen een uitgebreid inzicht in het ecosysteem van producten door deze informatie nauwkeurig te communiceren.Naast het beheren van productafhankelijkheden, maakt een PIM-systeem specificaties van vereiste componenten of compatibiliteitsvereisten mogelijk. Klanten profiteren van nauwkeurige begeleiding en compatibiliteitsproblemen worden tot een minimum beperkt. Als gevolg van het beheren van relaties en afhankelijkheden met een PIM-systeem genieten klanten van een positievere ervaring, komen er mogelijkheden voor cross-selling beschikbaar en is productinformatie consistent en accuraat via alle kanalen, wat leidt tot een grotere klanttevredenheid en omzetgroei.

Volg internationale normen met behulp van een PIM-tool.

Producten worden steeds vaker gecategoriseerd volgens mondiale standaarden zoals GS1 of eClass en beheren hun unieke kenmerken. Een PIM-tool speelt een belangrijke rol bij het mogelijk maken van het toewijzen van categorieën aan specifieke artikelen of productgroepen. Dit maakt het mogelijk om verrijkt productmateriaal te produceren dat eenvoudig over meerdere platforms te delen is.

Bedrijven kunnen consistentie en gehoorzaamheid aan industriële praktijken garanderen door internationale standaarden voor productclassificatie over te nemen. Deze standaarden vormen een universele taal voor productgegevens, waardoor een vlotte uitwisseling van informatie en samenwerking tussen leveranciers, partners en markten mogelijk wordt.

Importeer eenvoudig productinhoud met PIM.Bovendien wordt het importeren van productinhoud uit belangrijke inhoudwinkels die deze internationale normen volgen eenvoudiger gemaakt door een PIM-tool. Productgegevens kunnen eenvoudig in het PIM-systeem worden geïntegreerd dankzij de praktische mogelijkheden voor het zoeken naar gegevens die worden geboden door het contentclassificatieframework. Dit verbetert de nauwkeurigheid en consistentie van de gegevens in de hele organisatie en stroomlijnt tegelijkertijd de procedure als geheel.

Bedrijven kunnen voldoen aan de beste praktijken uit de sector, samenwerking bevorderen en data-integratieprocedures versnellen met behulp van een PIM-oplossing om te voldoen aan internationale normen en productmateriaal te importeren. Het helpt bedrijven productinformatie efficiënt op te slaan en te communiceren en tegelijkertijd consistentie en naleving van internationale normen te garanderen.

Een internationaal bedrijf dat PIM Tools gebruikt

Door e-commerce uit te breiden naar internationale markten vervagen bedrijven de grenzen tussen landen. Het beheer van dit mondialiseringsproces vereist een PIM-systeem. Met deze tool kunnen bedrijven eenvoudig de lokalisatie van producten binnen hun workflow monitoren. Met behulp van een PIM-systeem kun je eenvoudig vertalingen en andere regionale aanpassingen beheren en implementeren, zodat productinformatie consistent is en in realtime wordt afgestemd op verschillende markten.PIM-systemen bieden bedrijven de mogelijkheid om hun internationale activiteiten te lokaliseren. Hun software ondersteunt meerdere valuta's, talen en regionale vereisten voor het beheren van productgegevens. Dit helpt bedrijven niet alleen de klantervaring te verbeteren, maar helpt ook bij het efficiënt beheren van wereldwijde productcatalogi en het snel aanpassen aan lokale marktomstandigheden.

Multimediaobjecten in PIM-systemen

Digital Asset Management (DAM) is een onderdeel dat specifiek wordt opgenomen in een uitgebreid PIM-systeem. Het DAM-systeem onderhoudt multimedia-artefacten, waaronder foto's in verschillende formaten, documenten en video's gekoppeld aan catalogi en goederen. Het biedt extra functies die de algehele mogelijkheden van een geavanceerd PIM-systeem verbeteren.

Met de DAM-module van een PIM-systeem kunnen bedrijven verschillende handelingen uitvoeren. Daartoe behoren onder meer de mogelijkheid om naar specifieke multimedia-items te zoeken, bestanden automatisch te formatteren en te converteren, multimedia-items te vergelijken met productgegevens en items in voorkeursformaten te exporteren. Door de DAM-mogelijkheden in het PIM-systeem te integreren, kunnen organisaties alle multimedia-middelen centraal en effectief beheren, hun productinformatie verbeteren met beeldmateriaal en een boeiende consumentenervaring bieden.

Om te leren hoe PIM en DAM samenwerken, kun je onze diepgaande duik lezen over DAM- en PIM-systemen.

OmnichannelDe PIM neemt een belangrijke plaats in in de huidige omnichannel-omgeving. Het is het enige punt van waarheid over het product. Alle verkoopkanalen gebruiken consistente, nauwkeurige productgegevens, inclusief online winkels, fysieke winkels, mobiele applicaties, sociale mediaplatforms en marktplaatsen. Met PIM kunnen klanten naadloze omnichannel-ervaringen hebben via alle kanalen, waardoor de merkconsistentie wordt ondersteund en de koopervaring wordt verbeterd. In veel gevallen neemt het zelfs het ‘primaat’ van het ERP over. In een toekomstig artikel zal ik uitleggen hoe een systeem binnen het e-commerce-ecosysteem kan worden gepositioneerd.

Klik hier voor meer informatie [Waarom heb je een PIM nodig? - Een whitepaper](/images/kb/wordpress/Why-do-you-need-a-PIM-A-whitepaper.pdf

Waarom geen PIM-alternatief gebruiken?

Nu vraag je je misschien af: al deze bovenstaande functies worden in sommige opzichten al ondersteund door mijn ERP-systeem, mijn Content Management (CMS)-systeem en/of mijn e-Commerce-systeem. En misschien wat Excel om gegevens van het ene systeem naar het andere te verplaatsen. Waarom geen PIM-alternatief gebruiken?

PIM versus ERP

Bij het vergelijken van een PIM met een ERP-tool is het belangrijk op te merken dat een ERP zich vooral richt op data ‘in rust’. Het is geweldig in het opslaan van productinformatie, maar faalt vaak in het vergemakkelijken van het bewerken of converteren van productinformatie. Vooral in complexere omgevingen met relaties (upsell, cross-sell, spare parts) tussen producten en meerdere talen schiet een ERP tekort.Ten slotte, als het gaat om het publiceren van je productgegevens op downstream-kanalen (je eigen e-commercesysteem, gedrukte media of je klanten), heeft een ERP vaak maar één manier om je informatie te exporteren. Het heeft zeer beperkte kaartmogelijkheden (om nog maar te zwijgen van een volledig gebrek aan transformatie of combinatie van attributen, indien nodig).

PIM versus PDM (Productgegevensbeheer)

Hoewel zowel PIM- als PDM-tools zeer geschikt zijn voor het beheren van productinformatie, zit het belangrijkste verschil in het 'type' gegevens waarvoor ze zijn gebouwd: gegevens of informatie. "Het zit in de naam!" zou je kunnen zeggen, maar laten we dit wat dieper onderzoeken:

• Productgegevens zijn een meer 'ruwe' set attributen en productgerelateerde bestanden, gebruikt in de vroege stadia van een (vaak technisch) product. Het omvat CAD-tekeningen, ontwerpdocumenten, 3D-modellen, testspecificaties en andere gegevens met betrekking tot de vroege fasen van de productlevenscyclus.

• Productinformatie is een meer 'toegepaste' reeks attributen en productgerelateerde bestanden, die wordt gebruikt om het eindproduct aan de groothandel, detailhandel of consumenten te verkopen. Het omvat stilistische foto's, merkafbeeldingen, beschrijvende teksten en verkoopteksten die verband houden met de fasen van de uiteindelijke levenscyclus van het product.

Meer informatie over PDM vind je hier.

PIM versus ExcelToch is de meest voorkomende concurrent voor een PIM onze favoriete spreadsheetsoftware: Excel. Het is een echt Zwitsers zakmes dat van toepassing is op vrijwel elk probleem dat een datacomponent heeft. Maar net zoals je liever geen boom omhakt met een Zwitsers zakmes (ook al zou dat wel kunnen), moet je een tool gebruiken om je productinformatie te beheren. De robuustheid en mogelijkheden van PIM wegen ruimschoots op tegen de kosten van het wijzigen van je bestaande workflows en tools. Zelfs Excel.

PIM versus MDM (Masterdatabeheer)

Met een Master Data Management-oplossing kun je verschillende gegevens (klanten, leveranciers, locaties en producten) in het hele bedrijf bijhouden. Het is enorm waardevol om de hele organisatie gesynchroniseerd te houden en zorgt ervoor dat er geen verwarring kan ontstaan ​​over de ‘echte’ informatie van een product (of ‘gouden plaat’), zelfs als er meerdere versies (of ‘zilveren platen’) van dat product tegelijkertijd op verschillende afdelingen worden gebruikt (met behulp van vertaalde attributen, metrische of imperiale metingen, enz.).

Net als het ERP richt het zich echter vooral op informatie 'in rust' en het stabiel houden van de informatie. Het mist vaak de flexibiliteit en tools die je commerciële afdelingen nodig hebben en is niet geschikt voor het publiceren van gegevens (hoewel het uitstekend is in het beheren van verschillende informatie-invoer voor één en hetzelfde product).

Het selecteren van de juiste PIM Je weet nu dus wat een PIM is, waarom je deze wel (of niet) zou moeten gebruiken om je productinformatie te beheren en je kent de alternatieven die waarschijnlijk al in gebruik zijn in je organisatie. Maar wat is het volgende?

Vereisten ontdekken en belanghebbenden op één lijn brengen

De eerste stap is het vaststellen welke eisen er binnen de organisatie aan een PIM bestaan. Deze liggen voor je misschien voor de hand, maar praten met andere belanghebbenden helpt op twee belangrijke manieren:

• Ze benaderen PIM vanuit hun vakgebied: niet iedereen heeft dezelfde use-case en doelen met een PIM-tool en heeft als zodanig een beperkte kijk (maar met diepgaand begrip) van hun eigen use-case. Door te praten met IT, Marketing, Productontwerp en Sales kun je hun unieke PIM-gebruiksscenario ontdekken.

• Het helpt de belangrijkste belanghebbenden op één lijn te brengen: iedereen zal zijn proces moeten aanpassen om de efficiëntie en effectiviteit van een nieuwe PIM-implementatie te maximaliseren. Door alle belangrijke belanghebbenden vroegtijdig aan boord te krijgen, kunnen barrières voor de implementatie en het verandermanagement later in het proces worden weggenomen.

Je huidige IT-architectuur in kaart brengen

Het lijkt misschien voor de hand liggend, maar weten welke andere systemen met productinformatie werken en vooral: hoe deze integreren, is van groot belang bij het selecteren en implementeren van de juiste PIM-tool. Weten waar producten ‘geboren worden’, hoe en waar ze verrijken, en naar welke systemen ze publiceren, is belangrijke informatie tijdens het selectieproces.

Zelfs een vogelperspectief van je architectuur en datastromen tussen systemen is al zeer inzichtelijk. Het is niet nodig om de volledige architectuur (of alle stromen) in detail uit te werken. Toch: weten hoe (product)data door je organisatie stroomt, is hoe dan ook erg nuttig.

Het maken van de businesscaseU moet weten of een PIM-implementatie financieel zinvol is (of niet). Deze kosten-batenanalyse bestaat uit meerdere componenten:

• Directe kosten: de kosten voor het selecteren, implementeren en licentiëren van de PIM

• Indirecte kosten: het proces van herontwerpen, training en extra complexiteit van het toevoegen van een nieuwe/aanvullende tool aan je architectuur

• Directe voordelen: zoals verhoging van de efficiëntie van het personeel, hogere omzet, lagere retourpercentages

• Indirecte voordelen: snellere time-to-market, meer tijd voor betere verrijking, minder fouten in de productinformatie

Meestal zijn de directe baten en kosten vrij duidelijk en relatief eenvoudig te berekenen. De indirecte kosten en baten zijn een ander verhaal en veel moeilijker te communiceren. Het vertalen van deze indirecte voordelen (en kosten) naar een business case is een van de moeilijkste stappen in het interne besluitvormingsproces, maar de sleutel tot het op één lijn brengen van de belangrijkste besluitvormers. Als je meer informatie wilt, hebben we een heel artikel over de [kosten van PIM] (https://pimvendors.com/pim-costs-entry-level-mid-market-enterprise-compared/).

In de praktijk zien we dat de meeste Product Informatie Management systemen binnen 3 tot 4 jaar ROI-positief zijn. Het hangt er uiteraard van af of je een upgrade uitvoert van een bestaande specifieke PIM (enige efficiëntie en indirecte winst) of helemaal geen PIM (enorme efficiëntie en indirecte winst).

Belangrijke besluitvormers overtuigen

Ten slotte is het belangrijk om alle beslissers op één lijn te krijgen rond de beslissing om een (nieuw) PIM te implementeren. Als je ze betrekt bij de stakeholdersessies, kun je een positieve business case presenteren, dit hoeft niet al te moeilijk te zijn.Zoals bij de meeste IT-oplossingen die je collega's in hun dagelijkse werkzaamheden zullen gebruiken, is het implementeren van een oplossing echter ook een verandermanagementproces met directe impact op veel processen en workflows. Om ervoor te zorgen dat je de meeste voordelen uit een PIM-implementatie haalt, is het essentieel dat je iedereen meekrijgt.

Omdat Product Information Management-oplossingen een directe CAPEX-investering vereisen (en aangezien de meeste tools SaaS: ook een OPEX-component zijn), is het belangrijk om met de business case te bewijzen dat een Product Information Management zichzelf terugverdient, meestal binnen 3 tot 4 jaar.

Welke PIM past bij jou?

Om te bepalen welke Product Informatie Management tool het beste bij je en je ambities past, hebben we een reeks gratis onderzoeken:

• Uitgebreide PIM-enquête: binnen 15 minuten kunnen we voldoende gegevens verzamelen om ons algoritme een onafhankelijke "top 5" shortlist te laten bepalen.

• Quickscan: voor het midden- en kleinbedrijf hebben we een speciale ontwerpquickscan die een onafhankelijke "top 3" shortlist bepaalt.

• Kostencalculator: als je wilt bepalen of PIM binnen het budget van dit jaar past, hebben we ook een gratis kostencalculator.