Wat is Product Data Management (PDM)?

Raken meerdere mensen in het bedrijf hetzelfde product aan, dan kan het engineeringrecord niet in inboxen en persoonlijke mappen blijven liggen. Product data management geeft dat record één plek, met controle over wie wat wijzigt en welke versie de actuele is. Deze gids behandelt wat PDM is, wat een PDM-systeem bewaart en doet, waar het staat naast CAD, PLM, ERP en PIM, en wanneer je wat nodig hebt.

Wat is PDM?

PDM staat voor product data management: een centraal systeem voor alles wat vastligt over hoe een product is gedefinieerd en gebouwd. ERP, de webshop en andere systemen die het record nodig hebben, lezen daaruit.

PDM hoort in het rijtje ERP (enterprise resource planning), CRM (customer relationship management) en HRM (human resource management). Bij elk staat één soort record in het midden. Bij PDM is dat de technische artikeldata.

Van grondstof tot bouwwijze kan het record lopen. Ontwerp, productie en de teams daarna gebruiken het: CAD, modellen, onderdelen, productie-instructies, eisen, notities en documenten. Een PDM die werkt, is open voor meer dan één applicatie en meer dan één team, en past bij hoe dat bedrijf bouwt.

Wat een PDM-systeem bewaart

1. Technische specificaties: maten en materialen.
2. Tekeningen: elektronisch of op papier.
3. Stuklijst (BOM): de onderdelen en grondstoffen.
4. Engineeringdocumentatie: hoe het product in elkaar zit.
5. Testresultaten.
6. Overige documenten: bijvoorbeeld foto's van het eindproduct.

Waar PDM begon

PDM is begonnen als beheer van computer-aided design. Papieren dossiers waren geen manier om de documenten rond een ontwerp bij te houden. Het centrale systeem is er zodat elk stuk data dat aan het product hangt wordt beheerd, niet alleen opgeslagen.

Ingenieurs gebruiken het nog steeds. Ook mensen die met grondstoffen werken, en ieder ander die in een fase van de levenscyclus stapt. Een auto laat zien waarom. De afdeling die stoelen en binnenbekleding plaatst, kan niet werken zonder de specificaties van de afdeling die de carrosserie bouwt. Makers van samengestelde producten draaien op zo'n overdracht. Is een deel van de productie uitbesteed, dan gaat die informatie vaak via PDM naar het externe bedrijf, of komt ze daar vandaan.

Wat een PDM-systeem doet

In de kern levert een PDM drie dingen: veilig databeheer, procesondersteuning en configuratiebeheer.

Veilig databeheer

Het systeem vangt de productinformatie en geeft die door de levenscyclus heen in de juiste context af. Bestandseigendom, versiebeheer via in- en uitchecken, revisies en releasestatus worden daar beheerd. Intellectueel eigendom bescherm je met rollen, beveiliging per project en de toegangsrechten die daarbij horen.

Het record draagt ook metadata: data die andere data beschrijft, zoals de auteur, de aanmaakdatum, de laatste wijziging en de revisie. Goed beheerde metadata is hoe een mens of een programma een bepaald bestand vindt. Dat levert vier dingen op:

• Dezelfde term betekent hetzelfde, dus een andere bewoording verstopt het record niet.
• Data wordt hergebruikt in plaats van overgetypt. Dat scheelt dubbel werk en houdt instanties consistent.
• De kennis zit niet alleen in het hoofd van één medewerker, dus verloop neemt het record niet mee.
• Het juiste bestand is sneller gevonden, en product en project zijn sneller geleverd.

Managers spreken daarvoor een gedeelde woordenschat en taxonomie af, pakken verschillen tussen afdelingen aan en schaffen privé-benamingen af.

Procesondersteuning

Via workflow doen interne productteams en externe partners mee in de levenscyclus. Een PDM kan het wijzigingsproces van het bedrijf zelf draaien, en andere vastgelegde processen zoals phase-gate reviews.

1. Plan de wijziging

   Iemand stelt een wijziging voor, en het team zoekt eerst uit wat die doet (een what-if): welke onderdelen, tekeningen en samenstellingen ze raakt.

2. Voer haar door

   De engineer checkt de bestanden uit, voert de wijziging door en checkt ze weer in als nieuwe revisie. De vorige revisie blijft beschikbaar.

3. Verifieer haar

   Reviews, ook phase-gate reviews als het bedrijf die gebruikt, bevestigen de wijziging. Wijzigingsbeheer laat de stuklijst zien vóór en ná.

4. Geef haar vrij en communiceer

   De revisie krijgt de releasestatus. Productie, het ERP, externe partners en elk ander team dat ervan afhangt, werken met de vrijgegeven versie.

Configuratiebeheer

Je moet de volledige stuklijst kunnen zien, en elke bron van BOM-data over de levenscyclus kunnen aansluiten: as-designed, as-planned, as-built en as-maintained. Wijzigingsbeheer laat de stuklijst zien vóór en ná een wijziging. Hoe een stuklijst verderop in de keten over systemen wordt verdeeld, lees je in stuklijsten in PIM en ERP.

Lifecycle-visualisatie deelt een beeld van product, samenstellingen en onderdelen zonder CAD-seat en zonder specialist. Een digital mockup kan een deel van de fysieke prototypes vervangen die je anders zou bouwen.

Waar PDM staat: CAD, PLM, ERP en PIM

Technisch tekenen gebeurt in CAD, en die data staat meestal in de PDM. Vanuit de PDM open je CAD als een tekening gemaakt of gewijzigd moet worden. CAD heeft dan geen eigen koppeling met het ERP nodig: is de PDM gekoppeld, dan is CAD dat indirect ook.

PDM vs PLM

PDM plus CAD heet vaak product lifecycle management (PLM). CAD dekt de eerste stap in het leven van een product, het ontwerp. Een volledig PLM-systeem gaat verder: idee, ontwerp, productie, marktintroductie, en soms gebruik en onderhoud bij de klant. Goed gekozen is PDM de basis die je doortrekt naar PLM. Hoe PLM aansluit op de commerciële kant, lees je in PLM- en PIM-integratie.

PDM-software: los pakket of ERP-module

Je koopt PDM als apart pakket of als module in het ERP. De module zit diep in de rest van de bedrijfsprocessen. Ze is vaak minder specialistisch, en software buiten het ERP aankoppelen wordt lastiger. Dan loont een los pakket met een ERP-koppeling. Waar de taak van het ERP aan de commerciële kant ophoudt, lees je in waar ERP stopt en PIM begint.

PDM vs PIM

Product information management (PIM) en PDM doen ander werk. Het publiek verschilt: PDM blijft binnen het bedrijf en verbetert hoe productdata intern wordt gemaakt. PIM kijkt voorbij de muren, naar de klant.

PDM, PLM, PIM en ERP: wat elk systeem beheert

Systeem	Wat het beheert	Wie erin werkt	De vraag die het beantwoordt
PDMProduct data managementHier ben je	Engineeringbestanden en technische data: CAD-modellen, tekeningen en revisies.	Engineers en productontwerpers.	Welke revisie van dit ontwerp is de actuele?
PLMProduct lifecycle managementGids over PLM	Het product tijdens ontwerp en engineering: specificaties, stuklijsten, wijzigingen en compliance.	R&D, engineering, kwaliteit en inkoop.	Wat maken we precies, en welke versie is vrijgegeven?
PIMProduct information managementGids over PIM	Verkoopbare productcontent: attributen, beschrijvingen, links naar assets, vertalingen en kanaalversies.	E-commerce, marketing, category management en productcontentteams.	Is dit product compleet en klaar om op dit kanaal te verkopen?
ERPEnterprise resource planningGids over ERP	Transacties en operatie: orders, voorraad, inkoop, prijzen en financiën.	Finance, supply chain, inkoop en sales operations.	Wat hebben we ingekocht, gemaakt, verkocht, verzonden en gefactureerd?

• PDM beheert de technische data over de levensduur van het product: CAD-bestanden, stuklijsten en engineeringeisen, voor ontwerp en engineering. Het draait om versies, integriteit en samenwerking in de productontwikkeling. Het object is de technische definitie van het product.
• PIM is gebouwd voor sales en marketing. Daar staat het record dat de klant ziet: beschrijvingen, foto's, prijzen, marketingkenmerken en wat een kanaal verder nodig heeft. Vanuit dat record maak je catalogi, de online productervaring en de distributie naar verkoopkanalen. Een PIM trekt interne processen ook strakker, maar dat werk dient de ervaring aan het eind.

Ze zitten elkaar niet in de weg. De technische basis uit de PDM kan de PIM omzetten naar informatie die een kanaal aankan. Gekoppeld loopt de data van ontwerp door de levensduur van het product, zonder een tweede, officieuze kopie.

Welke je nodig hebt

Een zware technische definitie wijst naar PDM. Marketing, sales en commerce wijzen naar PIM. Veel fabrikanten hebben beide nodig: PDM om vast te leggen hoe het product wordt gebouwd, PIM zodra het via webshops, distributeurs, marktplaatsen of print wordt verkocht. Stem de keuze af op je procedures, op wat je klanten eisen en op wat je van het productrecord wilt hebben. Voor de kant van de maakindustrie, zie PIM voor de maakindustrie.

Waarom productdata blijft groeien

De hoeveelheid artikeldata is de afgelopen decennia sterk gegroeid, en daar zijn een paar oorzaken voor:

• Grotere assortimenten. Een supermarkt heeft al snel duizenden producten, en een grote webshop nog veel meer.
• Kortere productlevens. Fabrikanten van producten zoals fietsen of computerhardware vervangen een model snel door een nieuwere versie.
• Meer data per artikel. Het aantal velden per product blijft groeien, de velden worden complexer en ze verschillen per producttype.
• Vergelijken. Vergelijkingssites willen producten in een categorie op specificaties naast elkaar zetten, dus de druk om te standaardiseren stijgt.
• Krappe marges. Marges in veel indirecte kanalen zijn krap, dus uitwisselingsformaten voor catalogi moeten goedkoper draaien en meer op elkaar lijken.

PDM-software houdt de technische kant van die ontwikkelingen hanteerbaar.

Voordelen van product data management

Een degelijke PDM laat een organisatie:

• Het juiste record vinden zonder inboxen na te lopen.
• Meer output halen en de cyclustijd korten, omdat workflow en data op één plek staan.
• Ontwikkelingsfouten en kosten drukken via versie-, document- en wijzigingsbeheer.
• Over de waardeketen coördineren, zodat belanghebbenden dezelfde informatie uitwisselen.
• Voldoen aan bedrijfsregels en regelgeving, inclusief databeveiliging.
• Eén repository gebruiken, zodat werk niet dubbel wordt gedaan.
• Verspreide teams op het actuele record laten werken.
• Het product helder genoeg zien om een beslissing te nemen.

Gerelateerde gidsen

• Wat is PIM: het systeem dat het product naar de markt brengt.
• PLM- en PIM-integratie: engineering koppelen aan het commerciële record.
• Waar ERP stopt en PIM begint: de grens aan de operationele kant.
• Master data management: records over domeinen heen beheren.

Hoe je verder gaat

Beide tools zijn gratis en onafhankelijk van welke vendor dan ook.

Twijfel je of je een PIM nodig hebt?

Een korte check die laat zien of een dedicated PIM je catalogus helpt, of dat spreadsheets en ERP het nog prima doen.

Check of een PIM past

Klaar om vendors te vergelijken?

Beantwoord vragen over je schaal, sector en harde eisen en krijg een gerangschikte shortlist.

Stel mijn vendor-shortlist samen