PLM- en PIM-integratie: het creëren van een uniforme productlevenscyclusstrategie

Product lifecycle management (PLM) en product information management (PIM) bevatten allebei productdata, voor verschillende mensen op verschillende momenten. PLM volgt het product door de ontwikkeling, van idee tot einde levensduur, voor ontwerp en engineering. PIM bevat de actuele productinformatie en geeft die door aan marketing, sales en de kanalen. Koppel je de twee, dan wordt ontwerpdata verkoopbare productinformatie, zonder een tweede, overgetypt record ertussen.

Deze gids behandelt wat PLM is, hoe het verschilt van PIM en van de andere systemen met productdata, waarom de twee bij elkaar horen, en hoe je ze stap voor stap koppelt.

Wat is PLM (product lifecycle management)?

PLM staat voor product lifecycle management. Een PLM-systeem volgt een product zijn hele leven: het idee, het ontwerp en de prototypes, de productie en de release, de service na verkoop, en de afvoer van wat nooit is verkocht.

Product lifecycle management is ook de manier van werken achter de software: het product als één proces door die fasen sturen, in plaats van als een keten van overdrachten. De doelen zijn een kortere time to market (TTM), lagere ontwikkelkosten, betere kwaliteit, nieuwe markten en minder milieu-impact aan het einde van de levensduur (EOL). Het systeem geeft iedereen die eraan werkt, van ontwerpers tot kwaliteit en inkoop, één gedeelde plek voor het product.

De vier fasen van de productlevenscyclus

Een product dat de markt haalt, doorloopt vier fasen. Die heten samen de product life cycle (PLC): ontwikkeling, groei, volwassenheid en neergang. Een fase duurt weken of decennia. Producten die de markt nooit halen, doorlopen niet elke fase. Wat de markt wel haalt, gaat uiteindelijk achteruit.

Waar PLM vandaan komt

American Motors Corporation (AMC) zette PLM in 1985 op (Product lifecycle management: from its history to its new role). De autofabrikant wilde sneller kunnen concurreren, met kortere innovatiecycli en een kortere time to market. Inmiddels kom je PLM in bijna elke sector tegen.

Wat een PLM-systeem doet

De complexiteit van producten en het technische werk erachter nemen toe. Een PLM-systeem is hoe een organisatie dat behapbaar houdt. Er staat informatie in over ontwikkelingen, markten, technieken, processen en de organisatie zelf, en het ondersteunt het product in elk van de vier fasen. Bedrijven combineren het vaak met een methode als Design for Six Sigma, zodat kwaliteit al vóór de lancering in het ontwerp zit.

Typische onderdelen van een PLM-opzet:

• Tools voor ontwerpsamenwerking voor de communicatie tussen ontwerpers en engineers over het productontwerp.
• PLM in de cloud voor toegang op afstand, met realtime updates en samenwerking.
• Levenscyclusanalyse voor inzicht in elke fase, zodat beslissingen op data rusten.

PLM is ook gekoppeld aan de rest van het bedrijf, zoals ERP (enterprise resource planning) en SCM (supply chain management), zodat elke afdeling met dezelfde engineeringdata werkt. Product data management (PDM), de opslag van engineeringbestanden waaruit PLM vaak groeit, heeft een eigen gids.

Waarom bedrijven PLM gebruiken

Zit PLM in het werkproces, dan ziet de organisatie elke fase terwijl die loopt. Je ontdekt problemen niet pas bij de volgende overdracht. Het systeem doet twee dingen: het verzamelt de productinformatie, en het is het kanaal tussen marketing, engineering, productie en support.

Met de kennis en de mensen om het te draaien levert PLM betere uitkomsten, hogere klanttevredenheid en minder verspilde tijd. Een Autodesk-studie onder werktuigbouwkundige bedrijven liet zien dat een geslaagde PLM-integratie bedrijven winstgevender, efficiënter en innovatiever maakte. Organisaties met een PLM-systeem haalden gemiddeld 10% meer omzet en 7% lagere kosten dan andere werktuigbouwkundige bedrijven. Ze verloren ook 7% minder tijd aan databeheer, tijd die naar het product kon.

PLM vs PIM: wat elk systeem beheert

PIM belandt vaak in dezelfde vergelijking als PLM. Het verschil zit in de taak. PLM volgt de levenscyclus en de ontwikkeling van het product. PIM werkt op de actuele productinformatie en op de manier waarop die bij de klant komt. Allebei staan ze naast PDM en ERP, die andere delen van hetzelfde product beheren.

PLM, PDM, PIM en ERP: wat elk systeem beheert

Systeem	Wat het beheert	Wie erin werkt	De vraag die het beantwoordt
PLMProduct lifecycle managementHier ben je	Het product tijdens ontwerp en engineering: specificaties, stuklijsten, wijzigingen en compliance.	R&D, engineering, kwaliteit en inkoop.	Wat maken we precies, en welke versie is vrijgegeven?
PDMProduct data managementGids over PDM	Engineeringbestanden en technische data: CAD-modellen, tekeningen en revisies.	Engineers en productontwerpers.	Welke revisie van dit ontwerp is de actuele?
PIMProduct information managementGids over PIM	Verkoopbare productcontent: attributen, beschrijvingen, links naar assets, vertalingen en kanaalversies.	E-commerce, marketing, category management en productcontentteams.	Is dit product compleet en klaar om op dit kanaal te verkopen?
ERPEnterprise resource planningGids over ERP	Transacties en operatie: orders, voorraad, inkoop, prijzen en financiën.	Finance, supply chain, inkoop en sales operations.	Wat hebben we ingekocht, gemaakt, verkocht, verzonden en gefactureerd?

• PLM versus PIM. PLM-data is technisch en heeft versies: specificaties, materialen, stuklijsten, engineeringwijzigingen, test- en complianceresultaten. De gebruikers zitten binnen het bedrijf. PIM-data is commercieel: hetzelfde product in de taal van de koper, met tekst, beeld, vertalingen, classificaties en een versie per kanaal. PLM beantwoordt "welke versie is vrijgegeven?", de PIM "is dit product klaar om op dit kanaal te verkopen?".
• PLM versus PDM. PDM bewaart de engineeringbestanden: CAD-modellen, tekeningen en revisies. PLM stuurt het proces eromheen: wijzigingen, goedkeuringen, vrijgaven en de mensen die eraan werken.
• PLM versus ERP. Het ERP gebruikt het vrijgegeven product en de stuklijst om in te kopen, te maken, te verkopen en te factureren. Hoe een stuklijst zich over systemen verdeelt, lees je in BoM in PIM en ERP, de bredere grens in waar ERP stopt en PIM begint.

Omdat PLM en PIM elk een ander deel van hetzelfde product beheren, moeten ze gekoppeld worden. De rest van deze gids gaat over die koppeling.

Waarom PLM en PIM koppelen

Zonder koppeling is de overdracht van engineering naar marketing handwerk. Iemand neemt specificaties over uit PLM-exports, pdf's of spreadsheets in de PIM, en elke engineeringwijziging moet iemand opmerken en overtypen voordat de webshop, het datasheet en de feed naar distributeurs weer kloppen. Een integratie vervangt dat kopiëren door een stroom.

• Zicht op de hele levenscyclus. Marketing ziet wat er uit engineering aankomt, en engineering ziet wat er op de markt komt.
• Samenwerking tussen engineering en marketing. Beide teams werken met dezelfde vrijgegeven data, en de stap van ontwikkeling naar lancering loopt soepeler.
• Consistente data, minder fouten. Specificaties voer je één keer in, bij de bron, en ze bereiken elk kanaal ongewijzigd.
• Kortere time to market. Het contentwerk begint bij de vrijgave van het product, niet pas als iemand tijd heeft om over te typen. Volgens Industry Week rapporteren bedrijven die hun PLM- en PIM-systemen hebben gekoppeld een verbetering van de time-to-market-efficiëntie met wel 30%.
• Compliance. Gegevens voor regelgeving, zoals verklaringen en certificaten, reizen met het product mee naar de kanalen die ze moeten tonen.

Beide systemen wisselen ook data uit met het ERP en met de systemen voor de supply chain. De PLM- en PIM-integratie is één deel van dat landschap, geen project op zichzelf.

Hoe PLM-data de PIM in stroomt

Vrijgegeven data verlaat PLM en komt de PIM binnen. De PIM zet die om naar het eigen datamodel, voegt toe wat de kanalen nodig hebben, controleert het geheel en publiceert.

De datacontactpunten

Breng in kaart waar data tussen PLM en PIM moet stromen voordat je iets bouwt. De gebruikelijke contactpunten:

• Productontwerpspecificaties. Afmetingen, materialen, prestatiewaarden en andere technische attributen uit PLM en de CAD-tools erachter. In de PIM worden het de specificaties die kopers vergelijken en de basis voor productbeschrijvingen.
• Stuklijsten (BOM). Componenten, reserveonderdelen en opties. De PIM gebruikt ze voor productrelaties zoals reserveonderdelen en accessoires, en voor de supply-chaindata die kanalen vragen.
• Compliancedata. Certificaten, verklaringen, veiligheidsgegevens en de andere productdata die regelgeving eist, zodat elk kanaal de actuele versie toont.

Werk in uitvoering, niet vrijgegeven versies en de engineeringbestanden zelf blijven in PLM of PDM. De PIM krijgt de vrijgegeven feiten en, als een kanaal erom vraagt, een afgeleid document zoals een tekening of een datasheet.

Wie eigenaar is van welk attribuut

De koppeling werkt als elk attribuut één eigenaar heeft. PLM leidt voor engineeringfeiten. De PIM leidt voor marketingcontent, vertalingen en kanaalversies. Een waarde waarvan PLM eigenaar is, is in de PIM alleen-lezen, en de PIM schrijft nooit marketingtekst terug naar PLM. Duidelijke afspraken over wie wat mag wijzigen, en wie goedkeurt, houden beide systemen consistent. Governance van productinformatie laat zien hoe je dat opzet.

PLM- en PIM-integratie, stap voor stap

Een PLM-integratie is een project met eigenaren aan beide kanten, niet alleen een IT-koppeling. De stappen hieronder gaan over de koppeling met de PIM. Een PLM-implementatie zelf, het kiezen en uitrollen van het PLM-systeem, is een apart project. Staat er een gepland, ontwerp de koppeling met de PIM dan als onderdeel daarvan.

1. Bepaal het doel

   Bepaal wat de koppeling moet oplossen: snellere lanceringen, minder fouten in specificaties, een betere aansluiting op de supply chain, of actuele compliancedata op elk kanaal. Het doel bepaalt welke data als eerste gaat en hoe je het resultaat meet.

2. Breng de contactpunten in kaart

   Maak per productfamilie een lijst van de attributen, documenten en relaties die van PLM naar de PIM gaan. Noteer het formaat en de eenheden in elk systeem, en waar de PIM een waarde nodig heeft die PLM niet heeft.

3. Leg eigenaarschap en governance vast

   Bepaal per attribuut welk systeem leidt en wie een wijziging goedkeurt. Schrijf het op als beleid, zodat de koppeling regels heeft om te volgen en beide teams weten waar ze een foute waarde herstellen.

4. Kies de trigger

   Bepaal wat data in beweging zet: een vrijgave in PLM, een goedgekeurde engineeringwijziging of een geplande synchronisatie. Alleen vrijgegeven data gaat over; concepten blijven in PLM. Een PLM in de cloud maakt de koppeling eenvoudiger te beheren, omdat de leverancier updates en schaal regelt.

5. Bouw en test op één productfamilie

   Koppel de systemen eerst voor één productfamilie. Controleer of waarden in de juiste attributen en eenheden landen, of een wijziging overschrijft wat ze moet overschrijven en niets anders, en of niet vrijgegeven data nooit een kanaal bereikt.

6. Train de teams

   Weerstand van gebruikers is het deel dat teams het vaakst over het hoofd zien. Laat engineering, marketing en IT zien wat er voor hen verandert en waarom, en houd ze na de livegang met elkaar in gesprek. Engineering moet weten dat zijn data nu rechtstreeks naar klanten gaat.

7. Monitor en verbeter

   De livegang is het begin. Volg fouten, afgewezen records en de tijd van vrijgave tot publicatie, en stel mappings en regels bij als je productfamilies toevoegt.

Heb je zowel PLM als PIM nodig?

Niet elk bedrijf. Fabrikanten die hun eigen producten ontwerpen, draaien meestal PLM, PDM of allebei, en nemen een PIM erbij zodra ze via meerdere kanalen of partners verkopen. Retailers en groothandels die andere merken doorverkopen, hebben vaak een PIM en geen PLM. Merken die hun eigen assortiment ontwikkelen, private label inbegrepen, hebben vaak beide nodig.

Heb je beide, dan is de koppeling wat het paar laat renderen. De PIM-kant van een productielandschap lees je in PIM voor de maakindustrie, wat een PIM is en doet in wat is PIM, en hoe je er een kiest in hoe je de juiste PIM selecteert.

Hoe je verder gaat

Beide tools zijn gratis en onafhankelijk van welke vendor dan ook.

Twijfel je of je een PIM nodig hebt?

Een korte check die laat zien of een dedicated PIM je catalogus helpt, of dat spreadsheets en ERP het nog prima doen.

Check of een PIM past

Klaar om vendors te vergelijken?

Beantwoord vragen over je schaal, sector en harde eisen en krijg een gerangschikte shortlist.

Stel mijn vendor-shortlist samen