Waar ERP stopt, begint PIM

PIM versus ERP: het korte antwoord

PIM en ERP zijn allebei datasystemen, maar ze doen ander werk en ze zijn niet inwisselbaar. Een ERP (Enterprise Resource Planning) stuurt de middelen van het hele bedrijf aan: financiën, klanten, voorraad, inkoop en de processen daartussen. Het houdt de database met transacties bij. Een PIM (Product Information Management) slaat de productinformatie op die klanten zien, verrijkt die en publiceert haar naar elk kanaal waar je het product verkoopt.

De grens ligt op het punt waar het operationele productrecord content moet worden die verkoopt. Tot dat punt is het ERP de bron van waarheid: ruwe productdata, voorraad, inkoop en de boeken. Vanaf dat punt neemt de PIM het over: beschrijvingen, attributen, beelden, vertalingen, taxonomie en de feeds naar webshops, marktplaatsen, catalogi en partners. Trek die lijn vroeg, voordat beide systemen hun eigen kopie van de catalogus gaan bijhouden.

PIM versus ERP in één oogopslag

| | PIM | ERP | |---|---|---| | Hoofdtaak | Productinformatie verzamelen, verrijken en distribueren | Interne bedrijfsprocessen automatiseren en verbinden | | Data die het beheert | Verkoopbare productcontent: beschrijvingen, attributen, beelden, video, handleidingen, landversies | Transacties en operatie: financiën, voorraad, inkoop, supply chain, ruwe productdata | | Focus | Extern: klantgerichte kanalen, sales en marketing | Intern: de afdelingen die het bedrijf draaien | | Belangrijkste gebruikers | Productmanagement, sales, marketing en e-commerceteams | Teams in financiën, inkoop, productie en supply chain | | Taxonomie | Gedetailleerd, zodat je producten ordent en vindt | Vooral financiële en operationele categorieën | | Workflows en schermen | Gebouwd voor teams die samen productcontent maken en verbeteren | Dekken een veel bredere set bedrijfsprocessen | | Uitvoer | Webshops, marktplaatsen, catalogi, drukwerk, apps, partners en distributeurs | Orders, voorraad, inkoop en de boeken |

Waarom productinformatie niet alleen in het ERP hoort

Producten en voorraad kun je al in een ERP-pakket kwijt. Is het ERP het operationele hart van het bedrijf, dan heeft een tweede systeem een reden nodig. Die reden is hoe de organisatie in elkaar zit: welke informatiestromen er lopen, en welk systeem ze draagt.

Naast het ERP draait meestal een CRM voor klantdata en een HRM-systeem voor personeel. De website toont de producten, het kassasysteem rekent ze af. Bij producten met veel opties is een deel van de informatie nog papier: folders, brochures, of een telefoontje naar de leverancier voor het precieze detail.

De productinformatie ligt dan in stukken, digitaal en op papier. Zonder koppeling kun je niet elke kopie bijwerken en actueel houden. ERP-systemen hebben ook vaak te weinig velden voor wat een kanaal vraagt:

• Kleuren, gewicht en afmetingen
• Productbeschrijvingen
• Foto's of productvideo's
• Versies per land
• Handleidingen en instructievideo's
• Taxonomie: wat hoort waarbij

Een ERP het werk van een PIM laten doen kan, maar het kost meer moeite. De configureerbare automatisering is dunner, en na een ERP-upgrade of een gewijzigde interface is er geen garantie dat de opzet blijft werken.

Wat een PIM naast het ERP doet

Een PIM is gebouwd voor productdata. De productsectie van een ERP is een record in een breder operationeel systeem. Een PIM abonneert op bronnen, publiceert naar systemen die luisteren, en draait datakwaliteitsbeheer (DQM). Uitgangskanalen, partners en distributeurs werken dan van hetzelfde record.

In een schone opzet is de PIM de hub. Sites, marktplaatsen, catalogi, drukwerk en je eigen mobiele commerce-app koppelen eraan, elk op de manier die dat kanaal nodig heeft. De PIM heeft drie taken:

• Productinformatie ophalen bij de bronnen die haar hebben, waaronder het ERP.
• Die informatie verrijken en bijhouden.
• Haar doorsturen naar de andere systemen.

Productdata apart zetten geeft je één plek om te beheren en te verrijken. Het ERP blijft gericht op interne processen, en de andere systemen werken met dezelfde informatie.

Hoe PIM en ERP samenwerken

ERP-software automatiseert de bedrijfsprocessen. De PIM breidt uit wat dat ERP met productcontent kan. In die uitbreiding bewegen efficiëntie en sales. Het ERP blijft het primaire systeem, maar de productinformatie daarin moet nog steeds worden verfijnd tot content die kan verkopen. Salesdata die vanaf de PIM terugkomt, gaat het ERP in voor de boeken.

De PIM synchroniseert met het ERP en met andere databronnen, zoals branchedatabases, via API's en kant-en-klare integraties. Zo hoef je ruwe productdata niet over te typen. Beide systemen draaien maakt de operatie strakker, verhoogt de datakwaliteit en ondersteunt de verkoop.

PIM, ERP en MDM

Het onderscheid tussen Master Data Management (MDM), ERP en PIM is niet altijd duidelijk. Dat leidt tot verwarring over hun rol en over de vraag of een investering in meer dan één systeem gerechtvaardigd is. Elk systeem heeft een eigen taak.

Master Data Management (MDM) beheert en harmoniseert de essentiële data door de organisatie heen, met de nadruk op de interne bedrijfsvoering. Het bestrijkt een breed spectrum aan beheerfuncties en houdt data consistent en toegankelijk tussen afdelingen. MDM is de basislaag onder zowel PIM als ERP. Het brengt nauwkeurige, consistente data bij de bedrijfsfuncties in het ERP, en binnen MDM beheert, verbetert en verrijkt de PIM de productgerelateerde data. MDM-systemen missen doorgaans de gespecialiseerde PIM-functies die nodig zijn voor de marketing- en verkoopeisen van digitale handel. Hun kracht ligt in intern databeheer, met toepassingen zoals het beheren van SKU's en het synchroniseren van branchedatabases. Meer daarover lees je in master data management.

Enterprise Resource Planning (ERP)-systemen optimaliseren interne processen en dienen als opslagplaats voor ruwe productinformatie uit bronnen zoals leveranciers. Die gegevens zijn doorgaans ruw en vaak niet geschikt voor directe distributie naar klantgerichte kanalen. ERP-systemen beheren vooral interne bedrijfsgegevens over productie, inkoop, boekhouding of onderzoek en ontwikkeling. Vanuit verkoop en marketing gezien zijn ze minder efficiënt en minder betrouwbaar voor het verrijken van productinformatie voor digitale handel en voor een consistente productervaring.

Product Information Management (PIM)-software is gebouwd voor verkoop- en marketingprofessionals. De primaire taak is productgegevens centraliseren, de kwaliteit ervan verbeteren en de distributie en synchronisatie naar elk kanaal verzorgen. De focus van PIM ligt extern: klantgerichte kanalen, sales en marketing. Het doel is consistente merk- en productcontent in alle verkoopkanalen, en de primaire gebruikers zijn productmanagement-, sales- en marketingteams. Typische toepassingen zijn syndicatie van productgegevens, omnichannel-verkoop en gegevensverrijking voor extern gebruik.

Heb je een PIM nodig als je al een ERP hebt?

Niet per definitie. Een aparte PIM telt het meest bij veel producten, veel variaties en complexe producten. Een aparte PIM is niet altijd het advies. Dat hangt af van de aard van je producten en van hoe informatie echt door je bedrijf beweegt. Wil je dat toetsen aan je eigen situatie, begin dan met de diagnose Heb ik een PIM nodig?.

De basisprincipes van productinformatie

In de kern houdt PIM zich bezig met productgegevens: de uitgebreide verzameling informatie die het aanbod van een bedrijf definieert. Dit omvat gedetailleerde productbeschrijvingen, digitale assets, prijsinformatie, verzend- en retourbeleid, beschikbaarheid van voorraad en klantbeoordelingen. Producten worden gecategoriseerd op basis van verschillende criteria, zoals producttypen, varianten en groepen. Een producttype vertegenwoordigt doorgaans een op zichzelf staand artikel met een eigen set kenmerken, terwijl een variant een andere versie van een product vertegenwoordigt, die zich onderscheidt door kenmerken zoals kleur of maat. Deze varianten kunnen worden gegroepeerd in variantgroepen en producten kunnen worden gecombineerd en als bundels worden verkocht, waardoor klanten flexibele aankoopopties krijgen.

Productkenmerken zijn de specifieke kenmerken die een product definiëren en het binnen zijn categorie onderscheiden. Deze kenmerken kunnen tastbaar zijn, zoals fysieke afmetingen, kleur of materiaalsamenstelling, of immaterieel, zoals merkperceptie of productkwaliteit. Tot de kenmerken van een smartphone behoren bijvoorbeeld schermgrootte, processortype, RAM, opslagcapaciteit, cameraresolutie en besturingssysteem. Bedrijven kunnen attribuutgroepen creëren om soortgelijke attributen samen te organiseren, waardoor zowel de organisatie als de bruikbaarheid worden verbeterd.

Een ander belangrijk concept is de Stock Keeping Unit (SKU). SKU's zijn unieke alfanumerieke codes die detailhandelaren gebruiken om producten te onderscheiden en de voorraad efficiënt te beheren. Elk bedrijf ontwikkelt doorgaans zijn eigen SKU-structuur op basis van zijn specifieke operationele behoeften, wat betekent dat hetzelfde fysieke product verschillende SKU's kan hebben in verschillende organisaties. De SKU van een t-shirt kan bijvoorbeeld informatie bevatten over het merk, het producttype, de maat en de kleur.

Gegevens structureren voor betere toegang en nauwkeurigheid

De systematische organisatie van informatie via categorieën en goed gestructureerde catalogi is essentieel voor het garanderen van toegankelijkheid, nauwkeurigheid en effectief gegevensbeheer. Categorieën zijn georganiseerde groepen die producten samenbrengen die gemeenschappelijke kwaliteiten delen, waardoor de organisatie aanzienlijk wordt vereenvoudigd en productcatalogi gebruiksvriendelijker worden. Deze categorieën vormen de bouwstenen van de producttaxonomie van een bedrijf.

Producttaxonomie verwijst naar het hiërarchische classificatiesysteem dat wordt gebruikt om producten te categoriseren en te organiseren op basis van hun attributen, kenmerken en relaties. Dit systeem creëert een gestandaardiseerde methode voor het organiseren van productcatalogi, wat op zijn beurt het zoeken naar en navigeren naar producten voor klanten verbetert. Hiermee kunnen klanten snel producten vinden aan de hand van specifieke criteria zoals merk, categorie, maat, kleur of andere relevante kenmerken. Een e-commerceplatform voor mode kan bijvoorbeeld 'Kleding' als brede categorie hebben, onderverdeeld in 'Herenkleding' met kenmerken als 'Overhemden' of 'Broeken', en verder verfijnd tot specifieke kenmerken zoals 'T-shirts met korte mouwen' of 'Jeans'. Deze hiërarchische structuur maakt intuïtieve en nauwkeurige navigatie mogelijk.

Uitdagingen bij het verplaatsen van data oplossen

Het delen van productgegevens via verschillende kanalen, ook wel datasyndicatie genoemd, en het faciliteren van eenvoudige gegevensoverdracht naar en uit systemen (importeren/exporteren) zijn cruciale aspecten van effectief gegevensbeheer. Deze processen zorgen ervoor dat informatie consistent en toegankelijk blijft binnen het hele bedrijf, bij partners en voor klanten. Het vertrouwen op handmatige gegevensoverdracht, wat gebruikelijk is zonder PIM, brengt aanzienlijke problemen met zich mee, waaronder tijdverbruik, foutgevoeligheid en problemen met de consistentie.

Wanneer elk kanaal individuele aandacht vereist en meerdere kanalen beheer nodig hebben, wordt het proces extreem arbeidsintensief. Dit leidt vaak tot vertragingen bij het aanbieden of bijwerken van producten, wat een directe invloed heeft op de time-to-market en uiteindelijk op de omzet. Het handmatig beheren van talloze gegevenspunten vergroot de kans op typefouten, onjuiste opmaak of ontbrekende informatie aanzienlijk. Deze fouten resulteren in inconsistente of onvolledige informatie die op productpagina's wordt weergegeven, waardoor het vertrouwen van klanten wordt geschaad. Bovendien heeft elk platform doorgaans verschillende vereisten, gegevensvelden of categorisatiestructuren. Het handmatig aanpassen van productinformatie aan de specificaties van elk platform is niet alleen tijdrovend, maar vergroot ook het risico op inconsistenties tussen kanalen.

Moderne oplossingen voor de syndicatie van productgegevens die door PIM-systemen worden aangeboden, pakken deze uitdagingen effectief aan. Ze helpen bedrijven door het gegevensinvoerproces te automatiseren en de distributie van productinhoud via alle kanalen te stroomlijnen. Bovendien zorgen ze voor de nauwkeurigheid en actualiteit van productinformatie door automatisch updates vanuit de centrale database over alle geïntegreerde kanalen te synchroniseren.

De rol van Digital Asset Management in PIM

Digitale assets vormen een cruciaal onderdeel van aantrekkelijke productinhoud en omvatten verschillende digitale media, waaronder afbeeldingen, video's, PDF-documenten, logo's, merkmiddelen, verpakkingsontwerpen, audiobestanden, verkooppresentaties en door gebruikers gegenereerde inhoud. Deze middelen zijn essentieel voor het effectief presenteren van producten en het creëren van boeiende marketinginhoud waarmee klanten weloverwogen aankoopbeslissingen kunnen nemen.

Voor merken met uitgebreide digitale asset-bibliotheken is efficiënt beheer noodzakelijk om workflows te stroomlijnen en consistente branding te garanderen. Dedicated Digital Asset Management (DAM)-software stelt bedrijven in staat digitale assets op een centrale locatie op te slaan, waardoor ze gemakkelijker te zoeken, lokaliseren en op te halen zijn. DAM helpt ook de consistentie van digitale assets op verschillende kanalen en platforms te behouden, waardoor de merkconsistentie wordt ondersteund. Hoewel DAM's verschillende functies bieden, omvatten de meeste assetorganisatie, metadatabeheer, preview en distributie van assets, toegangscontrole, versiebeheer, workflowbeheer en integraties met andere systemen.

PIM en DAM zijn verwante maar verschillende tools. DAM richt zich primair op het verwerken en delen van digitale assets, terwijl PIM specifiek productgerelateerde informatie beheert, zoals beschrijvingen, specificaties en prijzen. Sommige DAM-tools kunnen productinformatie in beperkte mate beheren, maar missen doorgaans de geavanceerde functies van speciale PIM-oplossingen. Omgekeerd bieden sommige PIM-tools mogelijk DAM-functionaliteit, maar beschikken ze mogelijk niet over de gespecialiseerde kenmerken van zelfstandige DAM-systemen. Gelukkig bestaan er verschillende geïntegreerde benaderingen om zowel productinformatie als digitale assets effectief te beheren. Meer over die verdeling lees je in wat DAM- en PIM-systemen zijn.

Geïntegreerde DAM-oplossingen binnen een PIM-systeem blinken uit in het verzamelen van digitale assets en het synchroniseren ervan met andere productinformatie binnen één omgeving. Deze zijn vaak ontwikkeld door de PIM-leverancier vanwege betrouwbaarheid en geteste prestaties. Geïntegreerde DAM's voldoen echter mogelijk niet aan zeer gespecialiseerde of unieke vereisten. Als alternatief kunnen PIM-systemen vooraf gebouwde integraties bieden om verbinding te maken met externe DAM-oplossingen, waardoor bedrijven hun vertrouwde digitale asset repository kunnen onderhouden terwijl ze deze koppelen aan productinformatie in PIM. Een andere optie is headless DAM, gekenmerkt door een ontkoppelde architectuur die assetmanagement scheidt van de presentatielaag. Het biedt een centrale opslagplaats en API's voor flexibele toegang en distributie van assets over meerdere systemen zonder de presentatie te dicteren. Het ideale PIM-systeem ondersteunt alle drie de opties (geïntegreerde DAM, kant-en-klare externe DAM-integraties en ondersteuning voor headless DAM).

Veelvoorkomende problemen die PIM oplost en hoe het werkt

PIM-systemen pakken verschillende veelvoorkomende uitdagingen op het gebied van productgegevens aan waarmee bedrijven worden geconfronteerd. Deze omvatten een gebrek aan gecentraliseerde productinformatie, waarbij gegevens verspreid zijn over afdelingen, communicatiekanalen en meerdere interne systemen. Een andere uitdaging zijn inconsistente productdetails, waarbij discrepanties en fouten in productinhoud en prijzen van invloed zijn op verschillende verkoop- en communicatiekanalen. Problemen met de syndicatie van productgegevens vormen ook problemen, omdat het distribueren van productinhoud over kanalen vaak omslachtig en tijdrovend is en repetitief werk met zich meebrengt.

Door de juiste PIM-oplossing te implementeren, kunnen bedrijven deze uitdagingen effectief aanpakken, wat leidt tot soepelere activiteiten en een verbeterd concurrentievermogen. Een goed gekozen PIM-oplossing stroomlijnt de interne processen en stelt marketing- en e-commercemanagers in staat effectiever met productgegevens te werken, wat tal van waardevolle zakelijke voordelen oplevert. Deze omvatten efficiënter gegevensbeheer dat de tijd en kosten die gepaard gaan met het beheren van productgegevens en contentsyndicatie aanzienlijk vermindert. PIM bevordert ook een sterkere samenwerking door alle relevante werknemers en zakenpartners te betrekken bij de workflows van productgegevens, waardoor de taakuitvoering wordt versneld. Het maakt een snelle marktuitbreiding mogelijk door ervoor te zorgen dat productinformatie snel kan worden aangepast aan lokale markten. Bovendien helpt PIM productgegevens te optimaliseren om beter aan de behoeften van de klant te voldoen, waardoor uiteindelijk de conversiepercentages worden verbeterd en de omzetgroei wordt gestimuleerd.

Een PIM-systeem functioneert door een uitgebreide reeks functies te bieden die zijn ontworpen om het beheer van productinformatie te stroomlijnen. Het dient in de eerste plaats als de ultieme bron van waarheid voor productinformatie, waarbij alle gegevens in één uniforme opslagplaats worden geconsolideerd. Deze centralisatie stroomlijnt de gegevensvalidatie, verrijking en distributie over meerdere kanalen. Concreet maakt een kwalitatief PIM-systeem een efficiënte gegevensimport mogelijk, waardoor gegevens naar het PIM-systeem kunnen worden overgedragen met behulp van verschillende bestandsformaten en aanpasbare importsjablonen, waardoor de handmatige gegevensinvoer aanzienlijk wordt verminderd. Het biedt gegevensstandaardisatie die beschermt tegen gegevensfouten en inconsistenties door vooraf gedefinieerde regels af te dwingen voor de naamgeving, structuur en opslag van productinformatie.

PIM-systemen faciliteren productverrijking door het gemakkelijk te maken om gedetailleerde beschrijvingen, relevante attributen, media, productrelaties of vertaalde inhoud toe te voegen. Dit omvat het beheren van digitale assets met geïntegreerde of externe DAM-oplossingen en het koppelen van media aan producten om boeiende visuele en multimedia-inhoud te creëren. Het maakt het ook mogelijk om meerdere versies van productgegevens op te zetten voor verschillende talen en lokalisaties, waardoor verschillende contexten en scenario's mogelijk zijn om klanten over de hele wereld te bereiken.

Zodra de productinhoud gereed is, verzorgt PIM de inhoudsyndicatie door nauwkeurige en actuele informatie te verspreiden over meerdere digitale distributiekanalen, systemen of platforms. Dit wordt bereikt door uitgebreide API-connectiviteit, kant-en-klare integraties en automatische of semi-automatische gegevenssynchronisatie, waardoor de inhoud met minimale inspanning up-to-date blijft. PIM maakt gebruik van API's en integraties om gegevens naar verschillende systemen te verzenden, datafeeds aan te passen aan specifieke kanaalvereisten en de synchronisatie met gegevensbronnen zoals ERP's of branchedatabases te automatiseren.

PIM-oplossingen maken ook een betere workflow en samenwerking mogelijk doordat taken en uitnodigingen kunnen worden gedelegeerd aan collega's, partners en leveranciers om samen te werken aan productinformatie. Gebruikers kunnen rollen en machtigingen voor gegevensbeheer instellen. Interne communicatie wordt vergemakkelijkt via platformberichten, en leveranciers kunnen worden uitgenodigd om gegevens rechtstreeks in het systeem te uploaden en bij te werken, soms via een speciaal partnerportaal. Dit minimaliseert dubbel werk, stroomlijnt de samenwerking en biedt duidelijk inzicht in de voortgang van het werk.

De grens trekken

Een PIM naast het ERP is meer dan een operationele upgrade. Het verandert hoe een bedrijf productinformatie beheert, verrijkt en publiceert. Houd het ERP als bron voor transacties, voorraad en de boeken. Laat de PIM de content beheren die verkoopt. Koppel de twee, zodat geen van beide een eigen kopie van de catalogus bijhoudt. Het resultaat is een betere productervaring voor klanten, een snellere time-to-market, betere SEO en hogere conversie.