PIM-experts inhuren: welke rol je nodig hebt en wanneer

Huur PIM-expertise in voor het werk dat je zelf niet kunt, en alleen zo lang je het zelf niet kunt. In de meeste projecten betekent dat een consultant vóór de aankoop, een implementatiespecialist tijdens de bouw en een interne eigenaar voor altijd daarna. Wie de eerste rol overslaat, koopt het verkeerde systeem. Wie de laatste overslaat, eindigt met een goed gebouwd PIM dat langzaam volloopt met slechte data.

De software is zelden de reden dat een PIM-project tegenvalt. De gebruikelijke oorzaken zijn een datamodel waar niemand over heeft nagedacht, een workflow die niemand volgt en een koppeling die niemand onderhoudt. Dat zijn allemaal mensenproblemen, en elk vraagt om een ander soort expert.

De drie rollen die ertoe doen

"PIM-expert" dekt heel verschillende functies. Wie ze door elkaar haalt, betaalt een strateeg om attributen te mappen of vraagt een developer om over governance te beslissen.

• PIM-consultant. Werkt vóór en rond de aankoop. Brengt je huidige productdatastromen in kaart, schrijft de eisen op, stelt een shortlist samen en begeleidt de leveranciersselectie. Een goede consultant is leveranciersonafhankelijk en zegt het eerlijk als je nog geen PIM nodig hebt.
• Implementatiespecialist. Bouwt het systeem. Ontwerpt het datamodel, configureert families en attributen, richt workflows en validatieregels in en koppelt het PIM aan je ERP, webshop en kanalen. Komt meestal van de leverancier of een gecertificeerde partner.
• Product data owner. Beheert het PIM na de livegang. Beslist wanneer data compleet is, onderhoudt de regels, sluit leveranciers aan en houdt de taxonomie op orde. Deze rol hoort binnen je eigen bedrijf, ook als je met externe hulp begint.

Datagovernance loopt door alle drie de rollen heen. Iemand moet bepalen wie welke attributen mag wijzigen, welke controles een product moet doorstaan en wie aftekent. Ons artikel over de kracht van governance in product information management legt uit hoe je die regels zo inricht dat ze het eerste drukke seizoen overleven.

Wat elke rol moet opleveren

Beoordeel experts op concrete resultaten, niet op uren.

• Van de consultant: een overzicht van waar productdata vandaan komt en heen gaat, een geprioriteerde lijst met eisen, een shortlist van drie of vier leveranciers met onderbouwing en uitgeschreven demoscenario's om ze op je eigen data te testen.
• Van de implementatiespecialist: een gedocumenteerd datamodel, werkende imports en exports per kanaal, validatieregels die onvolledige producten tegenhouden en een overdracht waarmee je eigen team verder kan zonder voor elke wijziging de partner te bellen.
• Van de data owner: volledigheidsscores per kanaal, een vaste routine voor het aansluiten van leveranciers en een lijst met datacorrecties die echt korter wordt.

Kan een consultant in de eerste weken geen geprioriteerde eisenlijst opleveren, of kan een implementatiepartner het datamodel niet op papier laten zien voordat hij gaat configureren, zie dat dan als waarschuwing.

Wanneer je ze inschakelt

Timing weegt zwaarder dan talent. De duurste fouten ontstaan voordat er iemand is ingehuurd.

• Vóór de selectie. Haal een consultant binnen als je weet dat productdata je tegenhoudt, maar nog niet kunt zeggen waarom. Onze gids over hoe je het juiste PIM selecteert loopt het hele proces door en laat zien waar externe hulp de meeste tijd bespaart.
• Tijdens de implementatie. De leverancier of partner leidt de bouw, maar zet in elke werksessie één interne collega. Die persoon wordt je data owner.
• Na de livegang. Bouw externe hulp af naar een supportcontract en een review per kwartaal. Heb je zes maanden later nog steeds de partner nodig voor routinewijzigingen, dan is de overdracht mislukt.

Neem alle drie de fases vanaf het begin mee in je budget. Licenties zijn maar een deel van de rekening. Onze vergelijking van PIM-kosten van instap tot enterprise geeft realistische bedragen voor implementatie en diensten naast de software.

Wat je vraagt voordat je iemand inhuurt

Ervaring in jouw sector telt zwaarder dan ervaring met PIM in het algemeen. Een fabrikant met technische attributen en ETIM-klassen heeft andere problemen dan een modeketen met maten, kleuren en seizoenen. Vraag elke kandidaat naar vier dingen:

• Vergelijkbare projecten. Vraag welke projecten zoals het jouwe ze hebben gedaan, en vraag naar één project dat misging en wat ze daarna anders deden.
• Banden met leveranciers. Vraag met welke leveranciers ze werken. Een consultant met een resellerovereenkomst kan nog steeds goed zijn, maar je moet het weten.
• Het echte team. Vraag wie het werk doet. De senior in de pitch is niet altijd de persoon in het project.
• Eigendom. Documentatie, het datamodel en de koppelingscode moeten aan het eind van jou zijn.

De sectorvergelijkingen zijn een goede manier om de kennis van een kandidaat te toetsen. Zit je in de maakindustrie, dan noemt onze top 10 PIM-oplossingen voor de maakindustrie de leveranciers die een expert in jouw vak goed moet kennen en zonder spiekbriefje moet kunnen vergelijken.

De afweging

Externe experts kosten per dag meer dan eigen mensen en vertrekken met hun kennis. Alleen intern werven gaat langzamer en je loopt het risico fouten te herhalen die anderen jaren geleden al maakten. De balans die bij de meeste middelgrote bedrijven werkt: koop expertise in voor selectie en bouw, en laat het eigenaarschap intern groeien. Zet dat ook in het contract: elke externe rol krijgt een interne collega met naam die het overneemt.