PIM versus ERP-systemen

Hoewel PIM- en ERP-systemen misschien op elkaar lijken, zijn het fundamenteel verschillende oplossingen voor het beheer van bedrijfsactiviteiten. Terwijl een PIM-systeem productinformatie efficiënt op één centrale locatie opslaat, is een ERP-oplossing ontworpen om de middelen in de hele onderneming te stroomlijnen - van financiële zaken tot klantbeheer en voorraadbeheer.

Heb je als organisatie veel producten of productvariaties in je assortiment? Dan is het raadzaam om te overwegen of je deze informatie niet apart moet opslaan in een zogenaamd Product Informatie Management Systeem (PIM). Waarom zou je dat doen?

Met veel Enterprise Resource Planning (ERP)-pakketten kunnen organisaties hun producten en productinventaris binnen het ERP-systeem beheren. Als alles goed gaat, is dit ERP-systeem het hart van je organisatie, dus waarom zou je je productinformatie elders willen opslaan?

Welnu, daar zijn enkele uitstekende redenen voor. De meest cruciale afweging die je moet maken is: hoe ziet de structuur van de organisatie eruit? Welke (digitale) informatiestromen zijn er en welke systemen zijn er?

Structuur

Veel organisaties gebruiken naast hun ERP-pakket nog diverse andere softwareprogramma’s. Denk bijvoorbeeld aan een CRM-pakket voor het beheren van klantgegevens of een HRM-systeem voor het beheren van personeelsgegevens. Hier vind je een lijst met producten op de website en mogelijk in je kassasysteem voor het betalen voor die producten.Daarnaast hebben veel bedrijven de productinformatie nog niet geheel gedigitaliseerd, vooral als het gaat om producten met veel mogelijkheden of variaties. Vaak vallen ze terug op folders en brochures of bellen ze hun leverancier voor precieze details.

Fragmentatie

Te vaak zien we dat de informatie over een product vaak erg gefragmenteerd is over verschillende digitale en niet-digitale systemen. Als deze systemen niet aan elkaar gekoppeld zijn, is het immers onmogelijk om alle gegevens bij te werken en voortdurend up-to-date te houden.

Daarnaast zien we dat ERP-systemen regelmatig onvoldoende mogelijkheden hebben om verschillende soorten informatie toe te voegen. Of denk bijvoorbeeld aan het volgende:

• Kleuren, gewicht en afmetingen

• Productbeschrijvingen

• Foto's of productvideo's

• Versies per land

• Handleidingen en instructievideo's

• Taxonomie: wat valt onder wat?

Met andere woorden: Product Informatie Management is een vak apart, daarom wil je de beschikbare productinformatie het liefst centraal opslaan.

Verschil tussen PIM en ERP

In een ideale setting zou je PIM-systeem de 'centrale hub' zijn voor alle productinformatie, waarbij alle uitgangskanalen (site, marktplaatsen, catalogi, etc) er op verschillende manieren mee verbonden zijn.

Alle aangesloten bronnen halen hun productinformatie uit een centraal Product Information Management-systeem. De belangrijkste functies van je PIM-systeem zijn dan drieledig:

• Verzamel informatie over het beschikbare product uit verschillende bronnen.

• Verrijk en update de productinformatie.

• Verspreid de informatie over het product naar andere systemen.Een ERP pakket heeft daarentegen veel meer taken. Zijn pakket gaat meer over interne processen en koppelt softwarepakketten en activiteiten van verschillende interne processen (en afdelingen) met elkaar.

Het isoleren van de productgegevens in een apart Product Management Systeem zorgt ervoor dat de informatie vanuit één centraal punt beheerd en verrijkt kan worden en dat de overige systemen altijd met dezelfde informatie werken.

Moet ik een PIM-systeem aanschaffen?

Niet per definitie. Een productinformatiemanagementsysteem is vooral relevant als je veel producten en productvariaties heeft en je producten complex zijn. Je consultants adviseren niet altijd een apart PIM-systeem. Toch zullen zij altijd kijken naar de aard van je producten en hoe de informatiestromen binnen je bedrijf of organisatie zijn georganiseerd.