De weg naar een succesvolle PIM-implementatie

Uit meer dan 20.000 uur PIM-consultancy is de vorm van een werkende implementatie helder genoeg om te standaardiseren. Je staat op dit punt als de behoefte is benoemd, het team er is en de tool is gekozen. Zonder plan overleeft dat voorwerk het project niet.

Vier fasen, als een route: bestemming, onderweg bouwen, bijsturen, aankomst.

Fase 1: Analyse

Met de betrokkenen zet je de situatie die je wilt en het doel van de implementatie. Je bekijkt de processen van nu, waar die beter kunnen, de uitzonderingen, het datamodel dat past en het resultaat dat het project moet opleveren. Workshops maken dat concreet:

• Waar komt een nieuw product vandaan?
• Hoe beweegt data vandaag door de organisatie?
• Wat wordt over een artikel vastgelegd, en met welk doel?
• Waar moet een artikel terechtkomen?
• Hoe ziet het IT-landschap eruit, en welke integraties bestaan of zijn gewenst?
• Eén e-commerceplatform of meerdere, een leveranciersportaal, brochures, marktplaatsen?
• Welke data is er nu, en welke systemen zijn de bron?

Elke workshop voedt een Solution Design Document. Dat document stuurt de implementatie en bevat een globale planning. De route staat.

Fase 2: Implementatie

Datamodel

Eerst het datamodel. Het toont hoe een artikel er in de software uitziet, wat de software kan doen om het proces efficiënt te maken, welke data er is en op welk niveau die zit.

Inkomende stromen

Een artikel ontstaat vaak in het ERP met een kleine set kenmerken. Het moet in de PIM landen om verrijkt te worden. Leveranciersdata is een tweede inkomende stroom, en meteen een extra check op het model.

Migratie

Artikeldata begint meestal verspreid. Je wilt die houden en de kwaliteit verhogen waar het kan. Typisch geval: de bron heeft een attribuut als vrije tekst, het model wil een lijst. Vrije invoer liet veel waarden ontstaan die hetzelfde betekenen. In de migratie worden die uniform.

Uitgaande stromen

Daarna de export. Een artikel moet op veel platforms staan. De PIM is de single source of truth, dus die platforms krijgen de data daarvandaan.

Het proces

De software volgt het PIM-proces, niet andersom. Een workflow legt vast wie welke data verrijkt of valideert, en wanneer een product compleet is. Dat krijgt de aandacht in het laatste deel van de bouw.

Fase 3: Projectmanagement

Je wilt continu weten waar het project staat, waar het naartoe gaat en welke kortere route nog open is. Navigatiesoftware doet dat met resterende afstand en een aankomsttijd. Hier doet een dashboard dat, en je stuurt bij vanaf dat beeld.

Reviews en retrospectives zijn de tussenstops. De review toont wat af is en wat het team daarna oppakt. De retrospective vraagt:

• Wat hebben we tot nu toe gedaan?
• Wat ging goed?
• Hoe gebruiken we dat in de volgende periode?
• Wat moet veranderen?

Fase 4: Go-live

Model geordend, stromen helder, data klaar om te migreren. Vóór je live gaat, train je de gebruikers.

Acceptatietest

Test zoals je elk ander systeem test. Draai de user stories in een productie-achtige opzet. Gebruikers op elk niveau tekenen af als een test slaagt. Geautomatiseerde workflows ook, van goedkeuring van productdata via publicatie tot in marketingcampagnes, met aftekening van de technische en zakelijke gebruikers die ze bezitten.

Lokalisatie en overgang

Gebruik je de PIM in meer dan één regio, configureer dan de lokalisatie-eisen. Voldoet het testen, dan is de PIM productieklaar en ga je live.

Daarna blijven we erbij: nazorg, en de vervolgstappen. Onderhoud betekent kleine wijzigingen zonder het bedrijf stil te zetten. De basis die je legde, maakt later datawerk makkelijker.