De weg naar een succesvolle PIM-implementatie

De succesvolle implementatie van PIM-software vereist een gedegen aanpak. Uit ruim 20.000 uur consultancy in PIM ervaring weten wij hoe een goede implementatie eruit moet zien. In de loop van de tijd hebben we daarom onze aanpak gestandaardiseerd.

Nadat je de behoefte aan een PIM in je organisatie heeft geïdentificeerd, je PIM-team heeft samengesteld en de juiste PIM-tool voor je heeft gekozen, ben je nu klaar voor implementatie.

Zonder een goed plan loopt je ​​PIM-implementatie het risico ineffectief te worden en is al het voorbereidende werk voor niets. Maar dat hoeft niet. Om je te helpen een duidelijk en uitvoerbaar implementatieplan op te stellen, presenteren wij de 4-fasen PIM-implementatiegids.**

Fase 1: Analysefase - De navigatie instellen

• Als we het hebben over de weg naar een succesvolle PIM-implementatie, is de aanpak die we daarbij hanteren vergelijkbaar met navigatiesoftware. De analysefase is de basis voor het verdere verloop van het project: we bepalen de eindbestemming en stippelen de beste route ernaartoe uit. We bespreken met alle stakeholders de gewenste situatie en bepalen het doel van de uitvoering. Samen analyseren we de huidige processen en de mogelijkheden om deze processen te verbeteren. Ook kijken we naar de uitzonderingen in de processen, het optimale datamodel en het gewenste resultaat van het implementatietraject. Om bovenstaande in kaart te brengen organiseren wij een aantal workshops waarin vragen worden gesteld zoals:

• Waar komt een nieuw product vandaan?

• Hoe gaan data in de huidige situatie door de organisatie?- Welke informatie wordt momenteel vastgelegd over een artikel (product)? En met welk doel?

• Waar moet een artikel (product) terechtkomen?

• Hoe ziet het IT-landschap eruit? Welke integratiemogelijkheden zijn er (en welke zijn gewenst)?

• Op één of meerdere e-commerceplatforms, leveranciersportaal, brochures, marktplaatsen?

• Welke gegevens zijn momenteel beschikbaar? En wat zijn de bronsystemen voor die gegevens?

Van elke workshop wordt informatie verzameld die uiteindelijk leidt tot een Solution Design Document. Dit document wordt gebruikt als leidraad voor de implementatie en bevat naast een beschrijving van de implementatie ook een globale planning; De navigatie is ingesteld.

Fase 2: Implementatiefase - Op weg naar de PIM-oplossing

Nu de navigatie is ingesteld, de tank vol is en de bandenspanning in orde is, kan de reis beginnen.

Gegevensmodel

De implementatie begint bij de basis: het datamodel. Dit model is cruciaal voor een succesvolle PIM-implementatie. Het geeft de gebruiker een idee van de term PIM door duidelijk te maken hoe een artikel er in de software uitziet, welke mogelijkheden de software biedt om het proces zo efficiënt en effectief mogelijk te laten verlopen, welke data beschikbaar zijn en op welk niveau deze data zich bevindt.

Inkomende gegevensstromenWanneer het datamodel gereed is, wordt gestart met de verwerking van de binnenkomende datastromen. Vaak wordt in het ERP-systeem een ​​artikel aangemaakt, met een minimale set kenmerken. Het is belangrijk dat dit artikel in de PIM-software terechtkomt, zodat deze verder kan worden verrijkt. Maar ook de aanlevering van data door leveranciers is een binnenkomende datastroom die verwerkt moet worden. Tegelijkertijd is het een tweede (of derde) validatie van het datamodel.

Gegevensmigratie

Datamigratie is sterk gerelateerd aan inkomende datastromen. In de beginsituatie zijn artikelgegevens vaak verspreid over meerdere systemen. Het is belangrijk om die data te behouden en waar mogelijk de datakwaliteit te verbeteren. Bijvoorbeeld: in het bronsysteem wordt een attribuut opgeslagen als tekst, in het datamodel is dat attribuut gedefinieerd als een keuzelijst. Doordat er volledige vrijheid was in de data-invoer van dit attribuut in het bronsysteem zijn er veel opties ontstaan ​​die uiteindelijk hetzelfde impliceren. Door dit aan te pakken in de datamigratie worden de gegevens voor dit kenmerk uniformer.

Uitgaande gegevensstromen

Zodra de datamigratie is voltooid, wordt de export van gegevens gestart. Een artikel en dus artikelgegevens moeten op veel platforms beschikbaar zijn (omnichannel). Omdat PIM een ‘single source of Truth’ wordt, is het belangrijk dat de data uit PIM aan die verschillende platforms wordt aangeboden.

ProcessenHet is belangrijk dat het PIM-proces goed onder de loep wordt genomen. De PIM-software moet ondersteunend zijn aan dat proces en moet dus op basis daarvan worden ingericht. In een workflow wordt bepaald wie op welk moment verantwoordelijk is voor het verrijken of valideren van bepaalde gegevens en wanneer een product als ‘voltooid’ kan worden beschouwd. Dit is het aandachtspunt in de laatste fasen van de implementatie.

Fase 3: Projectmanagement - Ondersteuning onderweg

We zijn gewend dat navigatiesoftware laat zien hoe ver we nog moeten rijden, een geschatte aankomsttijd laat zien en kortere/snellere routes presenteert indien beschikbaar. Bij de implementatie van PIM is het ook belangrijk om continu te weten waar het project staat, waar het project naartoe gaat en welke alternatieve routes er zijn. Gedurende het project wordt de voortgang continu gemeten en geeft een dashboard inzicht in de stand van zaken van het project. Op basis van die inzichten is het mogelijk om het project waar nodig bij te sturen.

Benzinestations

Gelukkig zijn er ook een aantal tankstations op weg naar succes. Deze stations zijn ideaal om te tanken, terug te blikken op de reeds afgelegde weg en vooruit te kijken naar de rest van de route. In het project doen we dat met reviews en retrospectives. Uit de terugblik blijkt wat er tot nu toe is bereikt en waar het projectteam de komende tijd mee aan de slag gaat.

De terugblik is een reflectiemoment.

• Wat hebben we tot nu toe gedaan?

• Wat ging er goed?

• Hoe kunnen we de geleerde lessen de komende periode toepassen?

• Wat kan er verbeterd worden?## Fase 4: Tenslotte: GO-Live - Aankomst en verblijf/uitrol en onderhoud

Het datamodel is helder en overzichtelijk, de inkomende en uitgaande datastromen zijn transparant en de data is klaar om te migreren: we zijn bijna op hun bestemming aangekomen. Voordat we daadwerkelijk live gaan, worden gebruikers goed getraind in het gebruik van de nieuwe PIM-software.

Gebruikersacceptatietesten

Zoals bij elke IT-systeemimplementatie moet ook de PIM worden getest. Simuleer alle scenario's (gebruikersverhalen) in productie, waarbij gebruikers op elk niveau zich afmelden na succesvolle tests. Test alle geautomatiseerde workflows, van goedkeuring van productgegevens tot publicatie en marketingcampagnes, en verkrijg goedkeuring van relevante technische en zakelijke gebruikers.

Globalisering en productieverlaging

Configureer lokalisatievereisten voor het geval de PIM in verschillende regio's moet worden gebruikt. Zodra de testen bevredigend zijn, verklaar je PIM productieklaar en ga je live!

Maar ook nadat de PIM-software live is, blijven wij betrokken. Wij verzorgen de nazorg op de implementatie en denken mee met de te nemen vervolgstappen. Het PIM-systeem gaat vervolgens naar de onderhoudsfase, waar incrementele wijzigingen on-the-fly worden doorgevoerd zonder de bedrijfsvoering te verstoren. De basis die je heeft gelegd door de implementatie van PIM zal het databeheer voor je bedrijf eenvoudiger en efficiënter maken.