Ontgrendel de kracht van PIM-workflowbeheer

Een productwijziging die in een inbox blijft liggen, is geen dataprobleem. Het is een workflowprobleem. De database bewaart het record. De workflow bepaalt wie het mag wijzigen, welke status het moet halen, en wat er gebeurt als het stilvalt.

Vier flows die je echt draait

Online verkoop haalt productcontent uit meerdere teams, systemen en bronnen. De PIM moet dat samenbrengen en compleet doorgeven. Elke flow hieronder is een reeks stappen. Ze werken alleen als set.

Product onboarding

Merk, kleur, maat, kostprijs, gewicht en de rest van de commerciële feiten moeten in het systeem staan voordat een klant de pagina kan vertrouwen. Statusmeldingen horen daarbij: een geschatte verzenddatum, of een voorbestellingsvlag, zodat de koper het artikel volgt van aanmaak tot ontvangst.

Een nieuw product onboarden lijkt op het inwerken van een nieuwe collega. Bestaande klanten moeten horen wat er wijzigt. Functies en voordelen moeten duidelijk zijn. Je team moet weten hoe het product werkt, en support heeft materiaal nodig om vragen te beantwoorden. Is dat pad kort, dan snapt de klant het product snel genoeg om het te gebruiken.

Content bijwerken

Na onboarding schrijft en wijzigt het PIM-team de omschrijving, specificaties, video, beelden en 360-gradenfoto's. Nakijken hoort bij de stap. Een fout feit wordt een review en een retour. Is de content geaccepteerd, dan kan het product naar de kanalen.

Lightning-demo's van inriver, contentserve en KatanaPIM laten zien hoe dat er in een live systeem uitziet.

Syndicatie

Het lastige deel is aanwezig zijn op meer dan één kanaal, met de content die distributeurs en leveranciers vragen. De PIM bouwt één listing die aan die kanaalregels voldoet, in plaats van een aparte samenstelling per kanaal. Dezelfde content kan daarna locatie- en kanaaleisen meenemen. Dat is het omnichannel-geval: de koper ziet het product op meer dan één platform.

Overdracht

Verkoop en marketing moeten weten dat het record is doorgeschoven. Meldingen op vaste punten bevestigen dat de data actueel is en starten de volgende geautomatiseerde stap.

Twee manieren om hem te bouwen

De ene workflow loopt op rechten en rollen, voor een persoon en voor een groep. Alleen iemand met de juiste rol mag een record zien of bewerken. Een product in bewerking wijzigt dan niet omdat iemand het toevallig opent.

De andere loopt op status. Een product gaat door poorten. De content moet de poort halen voordat de status wijzigt. Zo is een record klaar voor publicatie, en niet alleen aanwezig in de database.

Elke uitwisseling van data tussen twee partijen is al een workflow. Die kan volledig handmatig zijn, volledig geautomatiseerd, of een mix, en meestal is hij deels geautomatiseerd. Hetzelfde patroon zie je buiten productdata, bij orderafhandeling, voorraad en personeelsdossiers. Goed ontworpen verkort hij het pad en verscherpt hij de kwaliteitscontrole. Slecht ontworpen voegt hij wachttijd en fouten toe.

Workflowbeheer is dat ontwerp: de stappen van een taak vastleggen, volgen en bijstellen, zodat elke stap op dezelfde manier en correct gebeurt. Een trigger start hem. Dat kan een medewerker, leverancier, klant of partner zijn, in persoon of via een kanaal. Wijzigt een merk een ingrediënt in een recept, dan hoort er een onderhoudsstap in de PIM te starten, want het gepubliceerde product is niet meer wat je verkoopt.

Wat je moet zien

Een workflow die staat, levert dit op:

• Teams op hetzelfde record, niet op zijkopieën
• Minder lege velden bij lancering
• Een kortere weg naar publicatie
• Merkcontent die overeenkomt met wat is goedgekeurd
• Een digitale ervaring die uit die goedgekeurde content komt
• Goedkeuringen die doorlopen in plaats van in een inbox te blijven

Een PIM kiezen rond dit soort workflow is werk waar we organisaties bij helpen.