Wat is gegevensbeheer?

Wanneer je de werelden van PIM, DAM en MDM verkent, vraagt ​​je je misschien af ​​hoe je alle gegevens het beste kunt beheren. Daarom beginnen we in onderstaand artikel met het definiëren van datamanagement!

Uitleg en definitie

Datamanagement staat steeds meer in de belangstelling, maar wat is datamanagement precies? De hoeveelheid data in en rond de bedrijfsvoering neemt toe en daarmee ook de noodzaak om deze effectief en efficiënt te gebruiken. Hoe beter je data goed kunt gebruiken, hoe groter de voordelen die je er uit kunt halen. Bovendien vertaalt het resultaat zich onder meer in lagere kosten, hogere winsten en concurrentievoordelen.

Het verkrijgen, valideren, opslaan, beveiligen en verwerken van gegevens is onderdeel van een administratief proces. Het doel ervan is ook om de toegankelijkheid, betrouwbaarheid en tijdigheid van gegevens voor gebruikers te garanderen. Organisaties zijn sterk afhankelijk van Big Data om zakelijke beslissingen te onderbouwen en inzicht te krijgen in klantgedrag, trends en kansen. Hierdoor kunnen ze uitzonderlijke klantervaringen creëren.

Bedrijven wenden zich tot oplossingen en platforms voor gegevensbeheer om inzicht te krijgen in de enorme hoeveelheid gegevens die ondernemingen tegenwoordig verzamelen, analyseren en opslaan. Oplossingen voor gegevensbeheer maken verwerking, validatie en andere essentiële functies eenvoudiger en minder tijdrovend.Toonaangevende dataplatforms stellen ondernemingen in staat Big Data uit alle databronnen in realtime te benutten voor een effectievere klantbetrokkenheid en een hogere Customer Lifetime Value (CLV). Bovendien is databeheersoftware essentieel om data in een ongekend tempo te creëren en te verbruiken. De beste datamanagementplatforms geven bedrijven en organisaties een 360-gradenbeeld van hun klanten en de volledige zichtbaarheid die nodig is om diepgaande, kritische inzichten te krijgen in consumentengedrag die merken een concurrentievoordeel geven.

Wat zijn gegevens?

Data zijn alle soorten gegevens in en rond je organisatie die feiten representeren. Klantgegevens, gegevens uit je boekhouding, informatie via je website, ordergegevens, offertes, productdocumentatie, metingen uit je productieproces, notulen en nog veel meer, alles wat op een of andere manier iets zegt over een aspect van je organisatie of bedrijfsproces kun je beschouwen als data. Gegevens bestaan ​​in gestructureerde en ongestructureerde vormen. Van gestructureerde gegevens is sprake wanneer gegevens zijn georganiseerd, geclassificeerd en gemakkelijk traceerbaar zijn in een database. Bovendien worden gegevens die nog steeds 'verborgen' zijn in bestanden, documenten, berichten, afbeeldingen of geluiden, ongestructureerde gegevens genoemd.

Gegevens versus informatieData bevat nog geen informatie zonder structuur in data en zonder dat deze in context kan worden geplaatst. Pas nadat de context, betekenis en samenhang van de gegevens duidelijk zijn, kunnen deze correct worden geïnterpreteerd en kunnen gegevens als informatie worden gebruikt. Deze informatie kan worden gebruikt in bedrijfsprocessen en voor managementbeslissingen. Om tijdig de juiste informatie beschikbaar te hebben, is goed datamanagement onmisbaar.

Doel van gegevensbeheer

Het gaat om het onderhouden, bijwerken, beheren en beveiligen van gegevens. Hiervoor worden bestanden gecontroleerd op mutaties en indien nodig aangepast. Je verrijkt de bestanden met nieuwe en aanvullende gegevens uit externe bronnen. Dankzij koppelingen met andere externe bestanden kan het up-to-date houden van de gegevens steeds meer geautomatiseerd worden. Het doel van management is ervoor te zorgen dat de beschikbare gegevens volledig, betrouwbaar en op tijd zijn voor de uitvoering van bedrijfsprocessen en voor het nemen van de juiste managementbeslissingen. De toevoeging van de term ‘enterprise’ bij de term datamanagement (totaal afgekort als EDM) benadrukt dat het hier gaat om het beheer van data van bedrijven en organisaties.

Voordelen van beheerBetrouwbare gegevens zijn op het juiste moment nodig voor een goede uitvoering van bedrijfsprocessen en voor het nemen van goede managementbeslissingen. Soms dwingen wettelijke bepalingen gestructureerd databeheer af. De betrouwbaarheid en kwaliteit van de gegevens kunnen echter niet worden gegarandeerd als deze niet actief worden onderhouden. Gegevens raken dan snel verouderd en worden vervolgens verminderd of zelfs volledig nutteloos. Naast actualiteit is de consistentie van data essentieel. Als gegevens in verschillende databases betrekking hebben op hetzelfde item, moeten deze gegevens in alle databases hetzelfde zijn. Hiermee wordt voorkomen dat spellingsfouten, bijvoorbeeld bedrijfsnamen, persoonsnamen of adressen, door de verschillende systemen worden gezien als respectievelijk twee bedrijven, twee contactpersonen en twee vestigingen. Over het algemeen is het uitgangspunt dat organisaties met datamanagement veel strategische en operationele voordelen behalen. Dit resulteert in een effectievere en efficiëntere organisatie, wat zich vertaalt in winstgevendheid en concurrentievoordeel.