Wat is gegevensbeheer?

PIM, DAM en MDM nemen elk een plak van de records die een bedrijf gebruikt. Daaronder ligt hetzelfde werk: data binnenhalen, controleren, bewaren, beschermen en bruikbaar houden. Dat is datamanagement.

Uitleg en definitie

Het is een administratief proces. Je verwerft data, valideert die, slaat die op, beveiligt die en verwerkt die, zodat wie de data nodig heeft op tijd een betrouwbare versie heeft. Meer data rond de operatie helpt pas als iemand ermee kan werken. Doe je dat goed, dan zie je lagere kosten, een hogere marge en minder beslissingen op een verouderde kopie.

Platforms komen in beeld omdat het volume te groot is om met de hand te controleren. Ze vervangen de definitie niet. Ze maken hetzelfde werk herhaalbaar: verwerken, controleren en een actuele set doorgeven aan de systemen die de data gebruiken.

Wat zijn gegevens?

Data zijn hier de feiten in en rond de organisatie. Klantrecords, de boekhouding, wat de site verzamelt, orders, offertes, productdocumentatie, metingen uit productie, notulen. Zegt het iets over het bedrijf, dan is het data.

Twee vormen. Gestructureerde data is geordend, geclassificeerd en terug te vinden in een database. Ongestructureerde data zit nog in bestanden, documenten, berichten, beeld of geluid, zonder die ordening.

Gegevens versus informatie

Een stapel waarden is nog geen informatie. Informatie begint als er structuur, context, betekenis en een onderlinge relatie is, zodat iemand de waarden kan lezen. Processen en managementbeslissingen gebruiken dat, niet de ruwe stapel. Datamanagement is hoe die informatie bij de juiste persoon is vóór de beslissing, niet erna.

Doel van gegevensbeheer

Het dagelijkse werk is onderhoud. Je kijkt of bestanden zijn gewijzigd en corrigeert ze, en je vult aan vanuit externe bronnen. Koppelingen met die bronnen laten de update lopen zonder overtypen.

Het doel is data die volledig, betrouwbaar en op tijd is voor het proces en voor de beslissing. Enterprise data management (EDM) is datzelfde werk, begrensd tot de data van een bedrijf of organisatie. Niet één bestand op één bureau.

Voordelen van beheer

Een proces of een beslissing heeft betrouwbare data nodig op het moment dat het draait. Een deel van die structuur eist de wet. Zonder actief onderhoud is kwaliteit niet gegarandeerd: records verouderen en worden onbruikbaar.

Actualiteit is niet genoeg. Consistentie telt even zwaar. Staat hetzelfde bedrijf, dezelfde persoon of hetzelfde adres in meer dan één database, dan moeten de waarden overeenkomen. Eén spellingsverschil is genoeg om twee systemen één bedrijf als twee bedrijven te laten zien, één contact als twee personen, of één vestiging als twee filialen.

Wie dit bijhoudt, wint strategisch en operationeel: minder processen die stuklopen, en een bedrijf dat kan handelen op een record dat het vertrouwt.