Wat zijn metadata?

Of je nu bekend bent met de term of niet, dit verkenningsstuk neemt je mee door de ins en outs van metadata en laat je weten waarom we denken dat het een belangrijke rol zal spelen in de toekomst van business intelligence.

De feitelijke definitie van metadata is, in tegenstelling tot veel andere BI-termen, vrij eenvoudig: het zijn gegevens die andere gegevens beschrijven (Merriam-Webster woordenboek)

Met andere woorden, het is informatie die wordt gebruikt om de gegevens te beschrijven die zich in bijvoorbeeld een webpagina, document of bestand bevinden. Deze context is nodig om de informatie makkelijker vindbaar, herbruikbaar en relevant te maken. Het helpt ook om meer grip op de informatie te krijgen.

Metadata vormen een belangrijk onderdeel van elke informatiearchitectuur.

Een andere manier om te denken is als een korte uitleg of samenvatting van wat de gegevens zijn. Een eenvoudig voorbeeld van metagegevens voor een document kan een verzameling informatie zijn, zoals de auteur, de bestandsgrootte, de datum waarop het document is gemaakt en trefwoorden om het document te beschrijven. Metagegevens voor een muziekbestand kunnen de naam van de artiest, het album en het jaar waarin het is uitgebracht omvatten.

Het vertegenwoordigt informatie achter de schermen die overal, door elke branche, op meerdere manieren wordt gebruikt. Het is alomtegenwoordig in informatiesystemen, sociale media, websites, software, muziekdiensten en online detailhandel. Metagegevens kunnen handmatig worden aangemaakt, zodat je kunt kiezen wat er in zit, maar ze kunnen ook automatisch worden gegenereerd op basis van de gegevens.

Soorten metadataHet is verkrijgbaar in verschillende typen en wordt gebruikt voor een verscheidenheid aan brede doeleinden die grofweg kunnen worden gecategoriseerd als zakelijk, technisch of operationeel.

• Beschrijvende metadata-eigenschappen omvatten bijvoorbeeld titel, onderwerp, genre, auteur en aanmaakdatum.

• Metagegevens over rechten kunnen de auteursrechtstatus, de houder van de rechten of licentievoorwaarden omvatten. Technische metadata-eigenschappen omvatten bestandstypen, grootte, aanmaakdatum en -tijd en type compressie. Technische metadata worden vaak gebruikt voor digitaal objectbeheer en interoperabiliteit.

• Behoudmetagegevens worden gebruikt bij de navigatie. Voorbeelden van eigenschappen voor bewaringsmetagegevens zijn de plaats van een item in een hiërarchie of volgorde.

• Opmaaktalen omvatten metagegevens die worden gebruikt voor navigatie en interoperabiliteit. Eigenschappen kunnen een kop, naam, datum, lijst en alinea omvatten.

Instrumenten

De basis van een goede metadata-aanpak is de metadataset. Dit is een overzicht inclusief uitleg over wat het is, waarom het wordt gebruikt en in welke soorten informatie het wordt gebruikt.

Een groot deel ervan wordt gepresenteerd in de selectielijst of 'gecontroleerde woordenschat'. Denk aan een lijst van de 12 maanden van het jaar. Of een lijst met doelgroepen. Zo'n vaste lijst kan typefouten helpen voorkomen en informatie snel 'taggen'.Als de lijst te groot dreigt te worden en bovendien verschillende niveaus kent met hoofd- en subcategorieën, maak dan gebruik van een taxonomie. Een taxonomie is een hiërarchische lijst van knooppunten. Denk aan een verdeling van continenten, landen en steden in de wereld. Of verdeling van hoofd- en deelprocessen of hoofd- en deelthema’s in een organisatie. Een taxonomie helpt om informatie relevant te maken en een zoekresultaat te filteren.

Websites gebruiken facetten. Dit is een groep metagegevensvelden die samen worden gebruikt om met name te helpen bij het filteren van informatie.

Een andere manier om het te organiseren is een thesaurus. Hiermee leg je semantische relaties tussen termen, bijvoorbeeld synoniemen en ‘gerelateerde termen’. Een thesaurus geeft ook uitleg over termen en voorkeurstermen. Je kunt er zelfs hiërarchische relaties mee leggen.

Als bovenstaande instrumenten te beperkt zijn, kan een ontologie een oplossing zijn. Dit is een ecosysteem van entiteiten die met elkaar verbonden zijn door alle denkbare relaties. Dit maakt een ontologie krachtig maar ook complex. Om ontologieën te maken heb je echt een specialist nodig die speciale tools en standaarden gebruikt.

Normen

Maak bij het gebruik van metadata maximaal gebruik van standaarden die al in de wereld bestaan en ook succesvol worden toegepast. Dat scheelt veel werk en dat maakt de informatie makkelijker vindbaar, herbruikbaar en relevant omdat andere organisaties deze standaarden ook gebruiken.