Wat zijn metadata?

Metadata is data die andere data beschrijft (Merriam-Webster). Meer definitie is er niet. Het is wat je aan een webpagina, een document of een bestand hangt, zodat de inhoud gevonden, hergebruikt en als relevant beoordeeld kan worden. Zonder die laag doorzoek je het bestand zelf. Daarom hoort metadata bij elke informatiearchitectuur.

Je kunt het zien als een kort verslag van wat de data is. Bij een document: auteur, grootte, aanmaakdatum, trefwoorden. Bij een muziekbestand: artiest, album, jaar van uitgave. Hetzelfde patroon zit in informatiesystemen, social media, websites, software, muziekdiensten en online retail. Je vult het zelf in en kiest wat je vastlegt, of je laat het uit de data genereren.

Soorten metadata

Het gebruik valt grofweg uiteen in zakelijk, technisch en operationeel. De velden verschillen:

• Beschrijvend: titel, onderwerp, genre, auteur, aanmaakdatum.
• Rechten: auteursrechtstatus, rechthebbende, licentievoorwaarden.
• Technisch: bestandstype, grootte, aanmaakdatum en -tijd, compressie. Dit gebruiken beheer van digitale objecten en interoperabiliteit.
• Preservatie, als je door een collectie moet navigeren: de plek van een item in een hiërarchie of een reeks.
• Opmaaktalen dragen metadata voor navigatie en interoperabiliteit: kop, naam, datum, lijst, alinea.

Instrumenten

Begin met een metadataset. Per element: wat het is, waarom je het gebruikt, en op welk soort informatie het slaat.

Een groot deel daarvan is een keuzelijst, een gecontroleerde woordenlijst. De twaalf maanden. Een lijst doelgroepen. Een vaste lijst voorkomt typefouten en maakt taggen snel.

Groeit de lijst en splitst ze in hoofd- en subcategorieën, dan is een taxonomie de volgende stap: een hiërarchie van knopen. Continenten, landen, steden. Hoofdprocessen en subprocessen, of thema's en subthema's. Je maakt een resultaat relevant en je hebt iets om op te filteren.

Op websites heten groepen van zulke velden facetten. Je gebruikt ze samen, vooral om te filteren.

Een thesaurus ordent op betekenis: synoniemen, verwante termen, een uitleg en een voorkeursterm. Een hiërarchie kan er ook in.

Zijn die instrumenten te klein, dan is een ontologie aan de beurt. Entiteiten, verbonden door de relaties die je nodig hebt. Krachtig, en complex. Bouwen vraagt een specialist en de tools en standaarden die bij dat werk horen.

Standaarden

Pak standaarden die al bestaan en die andere organisaties al gebruiken. Je bouwt geen privéschema, en de informatie blijft vindbaar, herbruikbaar en relevant omdat de andere kant dezelfde termen hanteert.