Acht landen, één PIM: wat de berekening liet zien

Eén PIM voor de hele groep won het van een lokale PIM per land, op basis van de eigen cijfers van de retailer. De klant is een Europese retailer en groothandel in caravan- en kampeeraccessoires, actief in 8 landen, met meer dan 300.000 SKU's. PIMvendors zette twee inrichtingen naast elkaar en bouwde de ROI van onderaf op. De globale PIM kwam uit op een ROI van meer dan €5 miljoen over drie jaar. De lokale optie leverde ongeveer 40 procent daarvan op, bij hogere licentie- en onderhoudskosten in totaal. Het bestuur keurde een globale implementatie goed. De selectie van een aanbieder en de implementatieplanning lopen nog.

Klant

Elk van de 8 landen beheerde zijn eigen productdata. Dat gebeurde in lokale ERP's, spreadsheets en leveranciersfeeds. Er was geen gedeeld model, geen gedeeld proces en geen eenduidige versie van een product. Hetzelfde artikel van dezelfde leverancier kon onder een andere naam staan, met andere specificaties, in een ander systeem.

De uitdaging

Attribuutdefinities, categoriebomen en kwaliteitsnormen verschilden per land. Grensoverschrijdende assortimentsbeslissingen leunden op onderbuikgevoel. Leveranciers leverden dezelfde productinformatie meerdere keren aan, in verschillende formaten. E-commerceteams herschreven content met de hand, per kanaal en per land. Niemand kon de kwaliteit van productdata voor de groep meten. Het centrale team wilde al een PIM. De vraag die voorlag was de vorm: een PIM per land, of één PIM voor de groep.

De aanpak

PIMvendors begon met vastleggen hoe productdata in alle 8 markten werd verzameld, aangemaakt, verrijkt en gepubliceerd, en markeerde de overlap, de gaten en de knelpunten. Het doelmodel moest elke markt bedienen en toch lokale taal, lokale regels en lokale kanalen kunnen dragen.

Met mensen uit elk land werd het proces als één stroom getekend: onboarding, verrijking, validatie, vertaling en publicatie. De globale regels waren strak genoeg om een product te hergebruiken, en los genoeg zodat een landenteam zijn werk kon blijven doen. Rollen werden vastgelegd.

Daarna kreeg elk van de twee scenario's een volledig ROI-model. Daarin zaten licenties, implementatie-inspanning, FTE-tijd, doorlooptijd tot publicatie en omzet uit betere productcontent. De lokale financiële en operationele teams controleerden de modellen.

Een lokale PIM per land start sneller en laat elke markt baas over de eigen tool. Hij beperkt ook hergebruik, verhoogt de totale eigendomskosten en maakt grensoverschrijdend werk moeilijker. Eén globale PIM vraagt meer afstemming vooraf en een gefaseerde uitrol. Hij hergebruikt productdata over de 8 landen, haalt dubbel werk weg, en geeft de groep één basis voor rapportage en voor later AI-werk.

Het resultaat

Het globale scenario liet een geschatte ROI zien van meer dan €5 miljoen binnen drie jaar. De drijvers in het model waren minder dubbel werk, snellere productintroducties over de markten, en betere content gekoppeld aan hogere online conversie. Het lokale scenario was ook positief, op grofweg 40 procent van het globale cijfer, en de totale licentie- en onderhoudskosten liepen in de loop van de tijd hoger op.

De leiding nam de strategie, het proces en de vergelijking mee naar het bestuur en kreeg goedkeuring voor een globale PIM. PIMvendors ondersteunt nog de selectie van de aanbieder en het implementatieplan. De software is nog niet gekozen. De vorm wel.

De keerzijde zit in die goedkeuring. Eén PIM betekent dat een landenteam niet zijn eigen systeem kiest, en dat de eerste markten wachten terwijl het gedeelde model wordt afgesproken. Acht lokale PIM's hadden één land eerder in beweging gebracht, en de groep acht keer laten betalen voor hetzelfde productrecord.

De vergelijking is het deel dat je wilt overnemen, ook omdat die er lag voordat er een aanbieder aan tafel zat. Een PIM selecteren beschrijft de stap naar een aanbieder, die deze retailer nog moet zetten, en die alleen werkt als de keuze globaal of lokaal al gemaakt is. Productdatakwaliteit en governance gaat over een gedeelde definitie van een compleet product, en die hadden de 8 landen nog niet. De PIM-implementatiegids beschrijft de gefaseerde uitrol waar het globale scenario op leunt. AI-ready productdata beschrijft hoe dat gedeelde model later het AI-werk draagt, en precies daarom neemt het globale scenario één PIM als basis voor rapportage en AI.