Met veel ERP-pakketten (Enterprise Resource Planning) kunnen organisaties hun producten en productinventaris beheren binnen het ERP-systeem. Als het goed is, is dit ERP-systeem het hart van je organisatie, dus waarom zou je je productinformatie ergens anders willen opslaan?
Daar zijn een aantal uitstekende redenen voor. De belangrijkste overweging die je moet maken is: hoe ziet de structuur van de organisatie eruit? Welke (digitale) informatiestromen zijn er en welke systemen moeten worden gebruikt?
Structuur
Veel organisaties gebruiken verschillende andere softwareprogramma’s naast hun ERP-pakket, bijvoorbeeld een CRM-pakket voor het beheer van klantgegevens of een HRM-systeem voor het beheer van personeelsgegevens. Hier is een lijst met producten op de website en misschien in je Point Of Sale systeem voor het betalen van die producten.
Daarnaast hebben veel bedrijven de productinformatie nog niet volledig gedigitaliseerd, vooral als het gaat om producten met veel opties of variaties. Ze vallen vaak terug op folders en brochures of bellen hun leverancier voor precieze details.
Versnippering
Maar al te vaak zien we dat de informatie over een product erg versnipperd is over verschillende digitale en niet-digitale systemen. Als deze systemen niet gekoppeld zijn, is het namelijk onmogelijk om alle gegevens bij te werken en constant up-to-date te houden.
Daarnaast zien we dat ERP-systemen regelmatig onvoldoende opties hebben voor het toevoegen van verschillende soorten informatie. Neem bijvoorbeeld het volgende in overweging:
- Kleuren, gewicht en afmetingen
- Productomschrijvingen
- Foto’s of productvideo’s
- Versies per land
- Handleidingen en instructievideo’s
- Taxonomie: wat valt onder wat?
Met andere woorden: Product Information Management is een vak apart, dus je wilt de beschikbare productinformatie het liefst centraal opslaan.
Verschil tussen PIM en ERP
In een ideale omgeving zou je PIM systeem de ‘centrale hub’ zijn voor alle productinformatie, met alle outputkanalen (site, marktplaatsen, catalogi, etc.) er op verschillende manieren op aangesloten.
Alle aangesloten bronnen halen hun productinformatie uit een centraal Product Information Management systeem. De belangrijkste functies van je PIM-systeem zijn dan drieledig:
- Verzamel informatie over het beschikbare product uit verschillende bronnen.
- Verrijk en update de productinformatie.
- Verspreid de informatie over het product naar andere systemen.
Een ERP-pakket daarentegen heeft veel meer taken. Zijn pakket gaat meer over interne processen en koppelt softwarepakketten en activiteiten van verschillende interne processen (en afdelingen) aan elkaar.
De isolatie van de productgegevens in een apart Product Management Systeem zorgt ervoor dat de informatie vanuit één centraal punt kan worden beheerd en verrijkt en dat de andere systemen altijd met dezelfde informatie werken.
Moet ik een PIM-systeem aanschaffen?
Niet per definitie. Een productinformatiebeheersysteem is vooral relevant als je veel producten en productvarianten hebt en je producten complex zijn. Je consultants raden niet altijd een apart PIM-systeem aan. Toch zullen ze altijd kijken naar de aard van je producten en hoe de informatiestromen zijn georganiseerd in je bedrijf of organisatie.
Meer weten over PIM?
Heeft u vragen over Product Informatie Management, van PIM Selectie tot Implementatie of hoe een PIM in uw IT landschap zou passen? Blader gerust door onze Goedgeklede Base met artikelen over alles wat met PIM te maken heeft.
Bezoek onze Kennisbank
