Stamgegevens
Wat zijn stamgegevens? (en wat niet?)
Masterdata zijn de bedrijfsobjecten die de meest waardevolle, overeengekomen informatie bevatten die binnen een organisatie wordt gedeeld. Het geeft context aan bedrijfsactiviteiten en transacties, beantwoordt vragen als wie, wat, wanneer en hoe en vergroot de mogelijkheid om deze activiteiten te begrijpen door middel van categorisaties, groeperingen en hiërarchieën.
Het kan gaan om relatief statische referentiegegevens, transactionele, ongestructureerde, analytische, hiërarchische en metadata. Het is ook de primaire focus van de informatietechnologische (IT) discipline van Master Data Management (MDM).
Organisaties zien masterdata vaak als niet-transactioneel, maar ze kunnen grijze gebieden tegenkomen waar ze specifieke transactionele processen en handelingen beschouwen als onderdeel van hun masterdata. Informatie over klanten, producten, werknemers, materialen, leveranciers en verkopers kan bijvoorbeeld worden opgenomen in masterdata. In zeldzame gevallen, als deze informatie alleen bestaat binnen transactionele gegevens zoals bestellingen en ontvangstbewijzen, zonder aparte opslag, kunnen organisaties het beschouwen als onderdeel van hun stamgegevens.
De stamgegevens die nodig zijn voor een logistiek proces verschillen van bijvoorbeeld een boekhoudkundig of medisch proces. Bij logistiek gaat het vooral om kritieke productgegevens zoals lengte, breedte, hoogte en gewicht, eventueel aangevuld met kleur, barcode, verpakkingsspecificatie, enz. Het is essentieel om te bepalen wat de stamgegevens voor je logistieke proces zijn, welke gegevens van cruciaal belang zijn en voor een optimale logistieke afhandeling.
Wat is mastergegevensbeheer?
Master Data Management (MDM) is een methode die wordt gebruikt om de kritieke gegevens van een organisatie te definiëren en te beheren om, met data-integratie, één referentiepunt te bieden. De bewerkte gegevens kunnen referentiegegevens – de reeks toelaatbare waarden – en de analytische gegevens ter ondersteuning van de besluitvorming bevatten.
Uitdagingen in masterdatamanagement
Een Master Data Management tool kan het beheer van masterdata ondersteunen door duplicaten te verwijderen, data te standaardiseren (massa-onderhoud) en regels op te nemen om te voorkomen dat onjuiste data het systeem binnenkomen, zodat er een gezaghebbende bron van masterdata ontstaat. Stamgegevens zijn de producten, accounts en partijen voor het voltooien van zakelijke transacties. Het probleem komt voort uit de segmentatie van business units en productlijnen, waarbij dezelfde klant door verschillende productlijnen wordt bediend, waarbij overbodige gegevens worden ingevoerd over de klant (a.k.a. partij in de klantrol) en account om de transactie te verwerken. De redundantie van partij- en accountgegevens wordt nog eens verergerd in de levenscyclus van front- naar backoffice, waar de enige gezaghebbende bron voor partij-, account- en productgegevens nodig is, maar vaak redundant wordt ingevoerd of opnieuw wordt aangevuld.
Master Data Management(Wikipedia) is gericht op het bieden van processen voor het verzamelen, samenvoegen, matchen, consolideren, kwaliteitswaarborgen, behouden en distribueren van dergelijke gegevens binnen een organisatie om te zorgen voor een gemeenschappelijk begrip, consistentie, nauwkeurigheid en controle in het doorlopende onderhoud en applicatiegebruik van deze informatie.
De term herinnert aan het concept van een masterbestand uit een eerder computertijdperk.
Master Data Management is eenvoudigweg het volledige beheer van masterdata. Het omvat het opschonen, beheren, volgen en controleren van alle stamgegevens. Master Data Management bestaat uit processen, disciplines en technologieën.
Master Data Management in de praktijk
Het is een breed concept dat betrekking heeft op volledige processen en bedrijfsactiviteiten. In dat brede perspectief is Master Data Management het hele beleid gericht op het visualiseren en beheren van de kritieke gegevens van een organisatie.
MDM verzamelt al deze stamgegevens in een bestand dat indien nodig beschikbaar kan worden gesteld aan afdelingen of functionarissen. Vanuit de wereld van logistiek en orderverwerking kan deze definitie worden vertaald naar het verkrijgen en beheren van kritieke producteigenschappen, zodat ze beschikbaar zijn in de toeleveringsketen wanneer dat nodig is.
Een voorbeeld van een use case: Stamgegevens in Logistiek
Elk logistiek proces draait om volumes, afmetingen en gewichten. De afmetingen van je items bepalen de benodigde opslagruimte en het gewicht bepaalt de verpakking en handling. Om de stamgegevens van elk artikel te verzamelen, kunnen sommige producten onmiddellijk de productafmetingen nauwkeurig en efficiënt verzamelen en beschikbaar maken in een WMS- of ERP-omgeving.
Andere soorten (master)data en use-cases
Om masterdata te begrijpen, is het essentieel om te kijken naar andere gegevens in de onderneming die geen masterdata zijn, maar er soms wel op lijken.
Transactionele gegevens
Transactionele gegevens beschrijven bedrijfsgebeurtenissen en zijn verantwoordelijk voor het genereren van de grootste hoeveelheid gegevens in de onderneming. Het bevindt zich in CRM, ERP, SCM of andere systemen.
Loggegevens
Loggegevens leggen gebeurtenissen vast of maken momentopnames van processtatussen. Het is essentieel voor de operationele efficiëntie van systemen en toepassingen voor preventief onderhoud. De meeste big data, zoals sensorgegevens, machinegegevens en change-in-state gegevens, zijn voorbeelden van loggegevens.
Metagegevens
Metadata zijn gegevens die andere gegevens beschrijven; het is de onderliggende definitie of beschrijving van gegevens. Stamgegevens, referentiegegevens en loggegevens hebben allemaal gerelateerde metadata.
Grote gegevens
Big data heeft veel verschillende definities, maar de meest gebruikelijke is die van Doug Laney van Gartner. Hij karakteriseerde “big data” met 3V’s: volume, variëteit en snelheid. Het combineert de vier soorten gegevens: loggegevens, transactionele gegevens, referentiegegevens en stamgegevens.
Conclusie
MDM is noodzakelijk voor een organisatie om het inkomsten- en winstpotentieel van haar datasets volledig te realiseren, maar het is niet eenvoudig te implementeren. MDM moet eerst een permanent onderdeel worden van de datastrategie, wil het bedrijf een langetermijncommitment hebben. Vervolgens vereist het consistente governance en sponsoring van het topmanagement, evenals aanhoudende inspanningen van informatiebeheerders van IT/CDO-afdelingen en gegevensbeheerders van bedrijfsafdelingen. De uitdaging om bestaande gegevens- en systeemproblemen op te lossen mag de adoptie van MDM voor een onderneming niet tegenhouden. In plaats daarvan zal het toepassen van MDM op de nieuwe gegevensbronnen en nieuwe applicaties de basis leggen om het geleidelijk succesvol toe te passen op de bestaande gegevens en systemen.
Meer weten over PIM?
Heeft u vragen over Product Informatie Management, van PIM Selectie tot Implementatie of hoe een PIM in uw IT landschap zou passen? Blader gerust door onze Goedgeklede Base met artikelen over alles wat met PIM te maken heeft.
Bezoek onze Kennisbank
