Wat zijn metadata?

Of je nu bekend bent met de term of niet, dit verkennend stuk neemt je mee door de ins en outs van metadata en laat je weten waarom wij denken dat het een belangrijke rol zal spelen in de toekomst van business intelligence.

De eigenlijke definitie van metadata is, in tegenstelling tot veel andere BI-termen, vrij eenvoudig: het zijn gegevens die andere gegevens beschrijven (Merriam-Webster woordenboek)

Met andere woorden, het is informatie die wordt gebruikt om de gegevens in iets als een webpagina, document of bestand te beschrijven. Deze context is nodig om de informatie makkelijker te vinden, herbruikbaar en relevant te maken. Het helpt ook om meer grip te krijgen op de informatie.

Metadata is een belangrijk onderdeel van elke informatiearchitectuur.

Je kunt het ook zien als een korte uitleg of samenvatting van de gegevens. Een eenvoudig voorbeeld van metadata voor een document kan bestaan uit een verzameling informatie zoals de auteur, de bestandsgrootte, de datum waarop het document is gemaakt en trefwoorden om het document te beschrijven. Metadata voor een muziekbestand kunnen de naam van de artiest, het album en het jaar van uitgave bevatten.

Het vertegenwoordigt informatie achter de schermen die overal wordt gebruikt, door elke branche, op meerdere manieren. Het is alomtegenwoordig in informatiesystemen, sociale media, websites, software, muziekdiensten en online verkoop. Metadata kan handmatig worden aangemaakt om te kiezen wat wordt opgenomen, maar het kan ook automatisch worden gegenereerd op basis van de gegevens.

Soorten metadata

Het bestaat in verschillende soorten en wordt gebruikt voor verschillende doeleinden die grofweg kunnen worden gecategoriseerd als zakelijk, technisch of operationeel.

• Beschrijvende metadata-eigenschappen zijn bijvoorbeeld titel, onderwerp, genre, auteur en aanmaakdatum.
• Metagegevens over rechten kunnen de auteursrechtstatus, de houder van de rechten of licentievoorwaarden bevatten.
  Technische metadata-eigenschappen zijn onder andere bestandstypen, bestandsgrootte, aanmaakdatum en -tijd en compressietype. Technische metadata worden vaak gebruikt voor digitaal objectbeheer en interoperabiliteit.
• Bewaringsmetadata wordt gebruikt in navigatie. Voorbeelden van eigenschappen van preservation metadata zijn de plaats van een item in een hiërarchie of sequentie.
• Markeertalen bevatten metadata die worden gebruikt voor navigatie en interoperabiliteit. Eigenschappen zijn bijvoorbeeld een kop, naam, datum, lijst en alinea.

Instrumenten

De basis van een goede metadata-aanpak is de metadataset. Dit is een overzicht met uitleg over wat het is, waarom het wordt gebruikt en in welke soorten informatie het wordt gebruikt.

Veel wordt gepresenteerd in de keuzelijst of ‘gecontroleerde woordenschat’. Denk aan een lijst van de 12 maanden van het jaar. Of een lijst met doelgroepen. Zo’n vaste lijst kan helpen om typefouten te voorkomen en informatie snel te ‘labelen’.

Als de lijst te groot dreigt te worden en ook verschillende niveaus heeft met hoofd- en subcategorieën, gebruik dan een taxonomie. Een taxonomie is een hiërarchische lijst van knooppunten. Denk aan een verdeling van continenten, landen en steden in de wereld. Of verdeling van hoofd- en subprocessen of hoofd- en subthema’s in een organisatie. Een taxonomie helpt om informatie relevant te maken en een zoekresultaat te filteren.

Websites gebruiken facets. Dit is een groep metadatavelden die samen worden gebruikt om te helpen bij het filteren van informatie.

Een andere manier om het te organiseren – is een thesaurus. Hiermee creëer je semantische relaties tussen termen, bijvoorbeeld synoniemen en ‘gerelateerde termen’. Een thesaurus geeft ook uitleg over termen en voorkeurstermen. Je kunt er zelfs hiërarchische relaties mee maken.

Als de bovenstaande instrumenten te beperkt zijn, kan een ontologie een oplossing zijn. Dit is een ecosysteem van entiteiten die met elkaar verbonden zijn door alle denkbare relaties. Dit maakt een ontologie krachtig maar ook complex. Om ontologieën te maken heb je echt een specialist nodig die speciale gereedschappen en standaarden gebruikt.

Normen

Maak bij het gebruik van metadata zoveel mogelijk gebruik van standaarden die al bestaan in de wereld en die ook succesvol worden toegepast. Dat scheelt veel werk en maakt de informatie makkelijker te vinden, herbruikbaar en relevant omdat andere organisaties deze standaarden ook gebruiken.