Data Governance: 5 Gründe, warum Sie sie brauchen

Bevor Sie tief in PIM einsteigen, prüfen Sie, wie Ihre Produktdaten gesteuert werden: der Prozess, die Tools und der Ort, an dem die Daten tatsächlich liegen.

Experian führt jedes Jahr eine Data-Management-Umfrage unter mehr als 1.000 Personen durch, die sich mit Datenmanagement befassen, aus IT, Finanzen, Kundenservice, Marketing und Risikomanagement. Die Ausgabe von 2018 ergab:

• 55 % gaben an, dass unzuverlässige Daten eine erheblich störende Wirkung auf die Organisation haben.
• 73 % stimmten zu, dass oft kaum vorherzusagen ist, wann und wo das nächste Datenproblem auftaucht.
• 68 % sagten, dass die wachsende Datenmenge es schwieriger macht, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen.
• 69 % sagten, dass fehlerhafte Daten ihre Fähigkeit untergraben, ein exzellentes Kundenerlebnis zu bieten.

Fehlt eine funktionierende Struktur für Data Governance, leiden sowohl die Wettbewerbsfähigkeit als auch die Fähigkeit, im Rahmen des Gesetzes zu arbeiten.

Was Data Governance ist

Der Begriff wird oft unscharf verwendet. In der Praxis ist es der Rahmen, mit dem eine Organisation Daten für ihre eigenen Bedürfnisse steuert: Richtlinien für den Umgang mit Daten und benannte Rollen dafür, wer die Arbeit erledigt.

Warum sie nötig ist

Die Daten, die Sie bereits haben

Gute Daten sind ein Vermögenswert, und sie bleiben es nur, wenn jemand sie pflegt. Organisationen formulieren oft die fachlichen Anforderungen und investieren dann wenig oder gar nichts in Prozesse, die die Qualität sichern. Die Daten werden vernachlässigt, und ihr Wert sinkt. Vielen fehlen außerdem Tools, die die Qualität laufend prüfen und verbessern können. Wenn Endanwender den Daten nicht vertrauen, bauen sie sich einen Workaround, um sie zu bereinigen und anzureichern. Das kostet Zeit und Geld und vervielfacht die Endanwender-Tools, die die Organisation dann verwalten muss.

Gesetze und Vorschriften

Compliance-Risiken werden schwieriger und teurer, je größer und vielfältiger die Daten werden. Viele Organisationen zielen nur auf das Minimum, das der Gesetzgeber vorgibt. Mit dieser Checkliste lässt sich ein Teil der Daten regelkonform halten. Am Umgang der Organisation mit Daten ändert sie nichts. Eine proaktive Haltung muss man bewusst wählen, ein Audit erzeugt sie nicht. Zudem ist der Gesetzgeber präziser geworden: Jede neue Vorschrift verlangt mehr Detail und einen breiteren Geltungsbereich. Organisationen, die früh gehandelt haben, sehen Governance als Wettbewerbsvorteil und nicht nur als Kontrollinstrument.

Kosten

Wenn Governance organisationsweit angegangen wird, fließt weniger Zeit und Geld in einmalige Korrekturen der Daten, die Geschäftsprozesse benötigen.

Kundenerlebnis

Angesichts dessen, was Organisationen für CRM ausgeben, würde man einen einzigen korrekten Kundendatensatz erwarten. Die meisten haben ihn nicht. Abteilungen betreiben ihre eigenen Systeme, und diese sind oft nicht mit allem außerhalb der Abteilung synchronisiert. Ohne Governance füllen sich Marketing-Automation- und Kundenservice-Datenbanken mit Dubletten, Lücken, falschen Werten und veralteten Datensätzen. Die Symptome sind bekannt: der falsche Name, mehrere Versionen desselben Katalogs im Briefkasten, dieselbe Werbe-E-Mail zehnmal.

Datensätze, die sich verändern

Big Data, Open Data und Linked Data sind andere Probleme als die Datenbank, die Sie bereits betreiben.

Big Data bezeichnet einen oder mehrere Datensätze, die über das hinausgehen, was ein gewöhnliches Datenbankmanagementsystem bewältigen kann. Open Data sind frei zugängliche Informationen; Lizenzen und Nutzungsbedingungen legen die Bedingungen fest, und das Ziel ist, die Einschränkungen für die Weiterverwendung gering zu halten. Linked Data ist eine Methode, strukturierte Daten so zu veröffentlichen, dass sie online gefunden und genutzt werden können.

Diese Formen eröffnen neue Einsatzmöglichkeiten. Sie bringen aber auch zusätzliche Probleme bei Governance und Qualität mit sich. Bauen Sie den Rahmen für die Daten, die Sie bereits haben, und setzen Sie ihn um, bevor Sie versuchen, diese neueren Formen zu steuern. Sie können große Mengen externer Daten nicht mit Ihren eigenen kombinieren, wenn Sie das, was Sie bereits speichern, weder verstehen noch steuern können.

Die Menge gespeicherter Daten wächst weiter und verändert sich ständig. Das ist der praktische Grund, jetzt einen Governance-Rahmen einzuführen. Wenn die aktuellen Daten nicht verstanden und gesteuert werden, wird ein schnelleres Veränderungstempo das nicht einfacher machen.