7 Schritte zu effizientem Datenmanagement

Effizientes Produktdatenmanagement beginnt mit KPIs, die zeigen, ob der PIM-Prozess funktioniert, dazu mit klar benannten Verantwortlichen und Regeln, an die sich alle tatsächlich halten.

Im E-Commerce hängt die Customer Journey von Produktdaten ab, die auf jedem Kanal vollständig und aktuell sind. Händler und Hersteller setzen dafür ein PIM-System ein. Vollständige Daten unterstützen das Gespräch mit dem Kunden und den Verkauf: ein klareres Kauferlebnis, ein besserer Überblick über die Verfügbarkeit, sichtbare Leistungstrends und geringere Kosten für die manuelle Datenpflege.

Wie belastbar dieses Setup ist, zeigt sich in sieben Bereichen. Die Antworten verraten Ihnen, wo Ihr Datenmanagement bereits ausgereift ist, wo es Verbesserungspotenzial gibt und wo Sie handeln müssen.

Schritte im Datenmanagement

1. Das PIM-System mit KPIs messen

Unternehmen gehen oft live, ohne eine Ziellinie definiert zu haben. Ohne Kennzahlen können Sie nicht beurteilen, ob das System das Geschäft unterstützt, wie viel es beiträgt oder wo Sie nachbessern sollten. Im schlimmsten Fall ist die Software ein Kostenfaktor, der seinen Zweck verfehlt. KPIs, die Sie zu Beginn festlegen, zeigen, ob das PIM-System wirksam ist. An ihnen hängen auch spätere Entscheidungen, etwa ob die Software noch passt.

2. Das Datenprogramm an den Unternehmenszielen ausrichten

Betrachten Sie das PIM-System im Kontext des Unternehmens und nicht als isoliertes Werkzeug, und prüfen Sie, ob es Ihre tatsächlichen Anforderungen erfüllen kann. Eine hohe Retourenquote oder ein beschädigtes Image gehen oft auf inkonsistente oder unvollständige Produktdaten in den Ausgabekanälen zurück. Eine Datenstrategie, die die Unternehmensziele unterstützt und die Datenqualität hochhält, begrenzt diese Risiken.

3. Zuständigkeiten klar benennen

Nach KPIs und Strategie kommt die Organisation auf den Prüfstand: Haben Sie die Leute, um die Ziele zu erreichen, welche Rollen sind am Prozess beteiligt und wozu dient der Prozess? Vergleichen Sie die Leistung der PIM-Organisation mit dem, was das Unternehmen erreichen will. Die Menschen, die im System arbeiten, brauchen eine Schulung für ihre Aufgaben. Einheitliche, konsistente und automatisierte Prozesse helfen dabei. Datenmanagement funktioniert, wenn Verantwortlichkeiten, Aufgaben und Kompetenzen auf jeder Ebene definiert sind.

4. Datenqualität durch Einhaltung der Regeln sichern

Die Datenverarbeitung zahlt sich nur aus, wenn Standards eingehalten werden: Produktbeschreibungen, Maßeinheiten, Datumsangaben, Artikelnummern, Kundennummern und der rechtliche Rahmen, den Sie erfüllen müssen. Dubletten und unvollständige oder fehlerhafte Adresszeilen sind Anzeichen dafür, dass das Informationsmanagement nachlässt. Fehlen diese Daten, wird die Einhaltung der DSGVO besonders schwierig. Standards sichern die Qualität nur, wenn zuerst Spezifikationen und Datenmodelle vorhanden sind, sodass Produktdaten vollständig und in einheitlicher Form geliefert werden können.

5. Prozesse harmonisieren, damit Änderungen schnell umgesetzt werden

In der Regel arbeiten mehrere Abteilungen im PIM-System, daher müssen ihre Prozesse ineinandergreifen und auf einer gemeinsamen Datenbasis laufen. Freigabeprozesse für Produkte, die gesetzlichen Vorgaben unterliegen, etwa Lebensmittel oder Medizinprodukte, brauchen eine klare Struktur und eine Dokumentation. Überwachen Sie Ihre bestehenden Prozesse, damit Fehler früh sichtbar werden.

Ein Rückruf ist der Stresstest. Architektur, Infrastruktur und Schnittstellen müssen eine schnelle Reaktion ermöglichen: Der Artikel wird aus dem Sortiment genommen, verschwindet aus dem Onlineshop oder aus dem Regal, und die Kassensysteme erhalten das Update. Legen Sie fest, welches Szenario welche Maßnahme erfordert, und prüfen Sie, ob Ihr aktueller Prozess das leisten kann.

6. Die Datenarchitektur verständlich halten

Eine große Artikelanzahl wird teuer in der Pflege und für die Menschen im PIM-System unübersichtlich. Erst eine an den Unternehmenszielen ausgerichtete Datenarchitektur macht Produktdaten beherrschbar. Eine klare Struktur sorgt außerdem dafür, dass Mitarbeitende die Information finden, die sie brauchen. Genau das macht die Software zu einer gemeinsamen Wissensbasis. Katalogisieren Sie die Datenmodelle und prüfen Sie sie auf Konsistenz, sonst wird die nächste Pflegerunde zum Durcheinander.

7. Automatisierung und manuelle Arbeit ausbalancieren

Auch die Technik bietet Optimierungsspielraum, sobald Sie wissen, wofür das PIM-System da ist. Für manche Unternehmen steht der Onlineshop im Mittelpunkt. Für andere sind es der Printkatalog und die technischen Datenblätter. Wieder andere brauchen beides.

Diese Entscheidung bestimmt das Setup. Hochwertige, individuelle Informationen bedeuten viel manuelle Pflege. Wenn Sie ein großes Volumen bewegen müssen, womöglich in mehreren Sprachen, prüfen Sie, wie weit sich der Mechanismus standardisieren oder automatisieren lässt. Diese Fragen sind während der Implementierung wichtig und bleiben auch danach offen. Überprüfen Sie Ziele und Anforderungen regelmäßig und passen Sie sie an, wenn sie nicht mehr stimmen. Datenmanagement ist genau diese wiederkehrende Prüfung, damit die Produktdaten weiterhin den Zielen dienen.