Der Weg zu einer erfolgreichen PIM-Implementierung

Eine PIM-Implementierung, die funktioniert, ist eine geplante Implementierung. Aus mehr als 20.000 Stunden PIM-Beratung kennen wir die Form einer guten Implementierung so genau, dass wir sie standardisiert haben.

An diesem Punkt sind der Bedarf ermittelt, das PIM-Team aufgestellt und das Werkzeug ausgewählt. Ohne Plan geht die Arbeit aus diesen Schritten im Projekt schnell verloren. Der folgende Leitfaden umfasst vier Phasen. Wir gehen dabei vor wie bei einer Navigation: zuerst das Ziel, dann die Route, dann Kontrollen unterwegs, dann die Ankunft.

Phase 1: Analyse

Die Analyse legt Ziel und Route fest. Gemeinsam mit den Stakeholdern beschreiben Sie die gewünschte Situation und den Zweck der Implementierung. Sie betrachten die aktuellen Prozesse, wo sie sich verbessern lassen, die Ausnahmen, das passende Datenmodell und das Ergebnis, das das Projekt liefern muss.

Erfasst wird das in Workshops. Die Fragen sind konkret:

• Woher kommt ein neues Produkt?
• Wie fließen Daten heute durch die Organisation?
• Was wird zu einem Artikel erfasst, und zu welchem Zweck?
• Wo soll ein Artikel am Ende landen?
• Wie sieht die IT-Landschaft aus, und welche Integrationen gibt es oder sind gewünscht?
• Eine E-Commerce-Plattform oder mehrere, ein Lieferantenportal, Broschüren, Marktplätze?
• Welche Daten sind heute verfügbar, und welche Systeme sind die Quelle?

Jeder Workshop fließt in ein Solution Design Document ein. Dieses Dokument leitet die Implementierung und enthält einen Grobplan. Die Route steht.

Phase 2: Implementierung

Sobald die Route steht, beginnt der Aufbau.

Datenmodell

Das Datenmodell kommt zuerst. Es zeigt, wie ein Artikel in der Software aussieht, was die Software tun kann, um den Prozess effizient zu machen, welche Daten es gibt und auf welcher Ebene diese Daten liegen.

Eingehende Datenflüsse

Sobald das Modell feststeht, werden die eingehenden Datenflüsse aufgebaut. Ein Artikel wird oft im ERP mit einer kleinen Zahl an Merkmalen angelegt. Dieser Artikel muss im PIM-System landen, damit er angereichert werden kann. Lieferantendaten sind ein weiterer eingehender Datenfluss und zugleich eine zweite oder dritte Prüfung des Datenmodells.

Datenmigration

Die Migration läuft parallel zu diesen eingehenden Datenflüssen. Artikeldaten sind zu Beginn meist über mehrere Systeme verteilt. Ziel ist es, sie zu erhalten und die Qualität zu verbessern, wo es möglich ist. Ein typischer Fall: Das Quellsystem speichert ein Attribut als Freitext, das Datenmodell definiert es als Auswahlliste. Durch die freie Eingabe sind viele Werte entstanden, die dasselbe bedeuten. In der Migration werden diese Werte vereinheitlicht.

Ausgehende Datenflüsse

Nach der Migration beginnt der Export. Ein Artikel muss auf vielen Plattformen verfügbar sein. Weil das PIM-System die Single Source of Truth ist, müssen diese Plattformen ihre Daten aus dem PIM-System erhalten.

Prozesse

Auch der PIM-Prozess selbst muss unter die Lupe genommen werden. Die Software soll diesen Prozess unterstützen, deshalb richtet sich die Konfiguration nach dem Prozess und nicht umgekehrt. Ein Workflow legt fest, wer welche Daten anreichert oder validiert und wann ein Produkt als vollständig gilt. Darauf liegt der Schwerpunkt im letzten Teil der Implementierung.

Phase 3: Projektmanagement

Eine Navigationssoftware zeigt die verbleibende Strecke, eine Ankunftszeit und eine kürzere Route, wenn es eine gibt. Ein PIM-Projekt braucht dasselbe: wo es steht, wohin es geht und welche Alternative noch offen ist. Der Fortschritt wird laufend gemessen, und ein Dashboard zeigt den Stand. Sie steuern auf dieser Basis nach, nicht aus dem Gedächtnis.

Reviews und Retrospektiven

Reviews und Retrospektiven sind die Zwischenstopps. Ein Review zeigt, was erledigt ist und was sich das Team als Nächstes vornimmt. Eine Retrospektive ist die Reflexion:

• Was haben wir bisher getan?
• Was lief gut?
• Wie nutzen wir das im nächsten Zeitraum?
• Was sollte sich ändern?

Phase 4: Go-live

Das Datenmodell ist geordnet, eingehende und ausgehende Datenflüsse sind klar, und die Daten sind bereit für die Migration. Vor dem Go-live werden die Nutzer im neuen PIM-System geschult.

User Acceptance Testing

Testen Sie das PIM-System so, wie Sie jedes andere System testen. Spielen Sie die User Stories in einer produktionsnahen Umgebung durch, und lassen Sie Nutzer auf jeder Ebene abzeichnen, wenn ein Test bestanden ist. Automatisierte Workflows werden genauso behandelt, von der Freigabe der Produktdaten über die Veröffentlichung bis in Marketingkampagnen, mit Abnahme durch die technischen und fachlichen Nutzer, die dafür verantwortlich sind.

Lokalisierung und Umstellung

Wenn das PIM-System in mehr als einer Region genutzt wird, konfigurieren Sie die Anforderungen an die Lokalisierung. Wenn die Tests zufriedenstellend sind, erklären Sie das PIM-System für produktionsbereit und gehen live.

Nach dem Go-live bleiben wir an Bord: mit Nachbetreuung der Implementierung und den nächsten Schritten. Das System geht dann in die Wartung über, in der kleine Änderungen erfolgen, ohne den Geschäftsbetrieb zu unterbrechen. Die Grundlage, die Sie gelegt haben, erleichtert spätere Arbeit mit den Daten.