PIM-Workflow-Management: So entfalten Sie sein Potenzial

Eine PIM-Datenbank hält Produktdaten nicht aktuell. Das leistet der Workflow: wer einen Datensatz ändern darf, welchen Status er erreichen muss und was passiert, wenn er hängen bleibt.

Jeder Datenaustausch zwischen zwei Parteien ist bereits ein Workflow. Er kann vollständig manuell, vollständig automatisiert oder eine Mischung sein und ist meist zumindest teilweise automatisiert. Dieselbe Idee findet sich auch außerhalb der Produktdaten, bei der Auftragsabwicklung, im Lager und in Personalakten. Gut gestaltet verkürzt er den Weg und verschärft die Qualitätskontrolle. Schlecht gestaltet bringt er Verzögerungen und Fehler. Ein PIM-Workflow ist genau diese Gestaltung, angewandt auf Produktinhalte.

Was Sie gestalten

Workflow-Management bedeutet, die Schritte einer Aufgabe zu entwerfen, zu dokumentieren, zu beobachten und anzupassen, sodass jeder Schritt auf dieselbe Weise und korrekt erledigt wird.

Ein Auslöser setzt ihn in Gang. Der Auslöser kann ein Mitarbeiter, ein Lieferant, ein Kunde oder ein Partner sein, persönlich oder über einen Kanal. Ändert sich eine Zutat in einer Rezeptur, sollte im PIM ein Pflegeschritt starten, denn das veröffentlichte Produkt ist nicht mehr das Produkt, das Sie verkaufen.

Ein Produkt einzuführen ist dieselbe Art von Arbeit wie das Onboarding eines neuen Mitarbeiters. Bestehende Kunden müssen erfahren, was sich geändert hat. Funktionen und Vorteile müssen klar sein. Die Belegschaft muss wissen, wie das Produkt zu nutzen ist, und der Support braucht das Material, um Fragen zu beantworten. Ist dieser Weg kurz, verstehen Kunden das Produkt früh genug, um es zu nutzen.

Zwei Arten, ihn aufzubauen

Die eine Art von Workflow sind Rechte und Rollen, für eine Person und für eine Gruppe. Nur wer die passende Rolle hat, kann einen bestimmten Datensatz ansehen oder bearbeiten, sodass ein Produkt in Bearbeitung nicht von jedem verändert wird, der es gerade öffnet.

Die andere ist der Status. Ein Produkt durchläuft Schranken. Der Inhalt muss die Anforderungen einer Schranke erfüllen, bevor sich der Status ändert. Erst das macht einen Datensatz freigabereif, statt ihn bloß in der Datenbank vorhanden sein zu lassen.

Vier Workflows, die Sie tatsächlich betreiben werden

Produktinhalte für den Onlinevertrieb werden aus mehreren Teams, Systemen und Quellen zusammengetragen. Das PIM muss sie zusammenführen und vollständig weitergeben. Jeder der folgenden Workflows ist eine Abfolge von Schritten. Sie funktionieren nur als Ganzes.

Produkt-Onboarding

Marke, Farbe, Größe, Kosten, Gewicht und die übrigen kaufmännischen Fakten müssen im System sein, bevor ein Kunde der Seite vertrauen kann. Auch Statusmeldungen zählen: ein voraussichtliches Versanddatum oder ein Vorbestellungshinweis, damit der Käufer den Artikel von der Anlage bis zum Erhalt verfolgen kann.

Aktualisierung von Inhalten

Nach dem Onboarding schreibt und aktualisiert das PIM-Team Beschreibung, technische Daten, Video, Bilder und 360-Grad-Fotos. Die Prüfung gehört zu diesem Schritt. Eine falsche Angabe wird zur schlechten Bewertung und zur Retoure. Sobald der Inhalt abgenommen ist, ist das Produkt bereit für die Syndizierung.

Lightning Demos von inriver, contentserve und KatanaPIM zeigen, wie das in einem laufenden System aussieht.

Syndizierung an Kanäle

Der schwierige Teil besteht darin, auf mehr als einem Kanal mit den Inhalten präsent zu sein, die Distributoren und Händler verlangen. Das PIM erstellt ein Listing, das diese Kanalregeln erfüllt, statt für jeden Kanal eine eigene Zusammenstellung. Dieselben Inhalte können dann Anforderungen je Standort und Kanal abbilden, und genau das ist der Omnichannel-Fall: Der Käufer begegnet dem Produkt auf mehr als einer Plattform.

Übergaben

Vertrieb und Marketing brauchen die Gewissheit, dass die nächste Person weiß, dass sich der Datensatz weiterbewegt hat. Benachrichtigungen an festgelegten Punkten bestätigen, dass die Daten aktuell sind, und lösen den nächsten automatisierten Schritt aus.

Was Sie sehen sollten

Ein eingerichteter Workflow sorgt für:

• Teams, die am selben Datensatz arbeiten statt an Nebenkopien
• Weniger fehlende Felder beim Launch
• Einen schnelleren Weg zur Veröffentlichung
• Markeninhalte, die dem entsprechen, was freigegeben wurde
• Ein digitales Erlebnis, das auf diesen freigegebenen Inhalten aufbaut
• Freigaben, die vorankommen, statt im Postfach zu liegen

Ein PIM rund um diese Art von Workflow auszuwählen, ist Arbeit, die wir gemeinsam mit Organisationen erledigen.