Was ist Datenmanagement?

PIM, DAM und MDM verwalten jeweils einen Ausschnitt der Datensätze, die ein Unternehmen nutzt. Datenmanagement ist die Arbeit, die unter allen dreien liegt: Daten beschaffen, prüfen, speichern, schützen und nutzbar halten.

Erklärung und Definition

Datenmanagement ist der administrative Prozess, Daten zu beschaffen, zu validieren, zu speichern, zu schützen und zu verarbeiten, damit die Menschen, die sie brauchen, rechtzeitig eine verlässliche Version erhalten. Mehr Daten rund um den Betrieb helfen erst, wenn jemand sie nutzen kann. Gut eingesetzt zeigt sich das in geringeren Kosten, höheren Margen und weniger Entscheidungen, die auf einer veralteten Kopie beruhen.

Unternehmen setzen Datenmanagement-Plattformen ein, weil die Menge, die sie sammeln, zu groß ist, um sie von Hand zu validieren und zu verarbeiten. Die Plattform ersetzt die Definition nicht. Sie macht dieselbe Arbeit wiederholbar: Datensätze verarbeiten, prüfen und einen aktuellen Bestand an die Systeme übergeben, die ihn nutzen.

Was sind Daten?

Daten meint hier die Fakten in und um die Organisation. Kundendatensätze, Buchungen in der Buchhaltung, was die Website erfasst, Bestellungen, Angebote, Produktdokumentation, Messwerte aus der Produktion, das Protokoll einer Besprechung: Wenn es etwas über das Unternehmen aussagt, sind es Daten.

Daten gibt es in zwei Formen. Strukturierte Daten sind geordnet, klassifiziert und in einer Datenbank nachvollziehbar. Unstrukturierte Daten stecken noch in Dateien, Dokumenten, Nachrichten, Bildern oder Tonaufnahmen, ohne diese Struktur.

Daten und Information

Ein Haufen Werte ist noch keine Information. Information entsteht, wenn die Werte Struktur, Kontext, Bedeutung und einen Bezug zueinander haben, sodass jemand sie interpretieren kann. Genau das nutzen Geschäftsprozesse und Managemententscheidungen tatsächlich. Datenmanagement sorgt dafür, dass diese Information die richtige Person vor der Entscheidung erreicht, nicht danach.

Zweck des Datenmanagements

Die Arbeit ist Pflege. Sie prüfen Dateien auf Änderungen und korrigieren sie, und Sie ergänzen neue Werte aus externen Quellen. Verknüpfungen zu diesen Quellen sorgen dafür, dass die Aktualisierung läuft, ohne dass jemand die Daten neu abtippt.

Ziel sind Daten, die vollständig, verlässlich und rechtzeitig für den Prozess und für die Entscheidung verfügbar sind. Enterprise Data Management (EDM) ist dieselbe Arbeit, bezogen auf die Daten eines ganzen Unternehmens oder einer Organisation, nicht auf eine einzelne Datei auf einem Schreibtisch.

Nutzen des Datenmanagements

Prozesse und Entscheidungen brauchen verlässliche Daten genau in dem Moment, in dem sie ablaufen. Ein Teil dieser Struktur ist gesetzlich vorgeschrieben. Ohne aktive Pflege ist die Qualität nicht gesichert: Datensätze veralten und werden unbrauchbar.

Konsistenz ist genauso wichtig wie Aktualität. Wenn dasselbe Unternehmen, dieselbe Person oder dieselbe Adresse in mehr als einer Datenbank gespeichert ist, müssen die Werte übereinstimmen. Eine abweichende Schreibweise genügt, damit zwei Systeme ein Unternehmen als zwei behandeln, einen Kontakt als zwei Personen oder einen Standort als zwei Niederlassungen.

Organisationen, die das konsequent pflegen, gewinnen strategisch und operativ: weniger gestörte Prozesse und ein Unternehmen, das auf Basis eines Datensatzes handeln kann, dem es vertraut.