3 tips voor het kiezen van een PIM-systeem

Wilt u de best mogelijke PIM-oplossing voor uw bedrijf implementeren? Bij het vergelijken van verschillende Product Information Management (PIM)-oplossingen zijn er een paar belangrijke stappen die je moet volgen. We hebben drie belangrijke tips voor je verzameld om de beste PIM-oplossing te kiezen. Bovendien kunt u zich concentreren op het kiezen van een oplossing die voldoet aan uw huidige en toekomstige behoeften en uw budget.

We zien dat drie van de vier organisaties werken met een grote verscheidenheid aan ad-hocoplossingen en zelfgebouwde systemen voor de verrijking van productinformatie. Om hun werkstromen en IT-architectuur overzichtelijker te maken, besluiten steeds meer ondernemers, IT-medewerkers en projectteams om één speciaal PIM-systeem in hun organisatie te implementeren. Dit moet ofwel de individuele tools vervangen of meer opties bieden dan de huidige “oplossing”. Hier zijn drie tips om in gedachten te houden bij het kiezen van een PIM-systeem:

Tip №1: Houd rekening met de implementatie

• Is de keuze voor een nieuw PIM-systeem de oplossing voor de huidige problemen in de organisatie? Of komt het doordat de gebruikers de gegevens in het systeem niet goed onderhouden? Met vervuilde gegevens zal zelfs het beste PIM-systeem je niet helpen om je doelen te bereiken.
• Maak niet de fout om de implementatie van een PIM-systeem volledig vanuit de IT-afdeling te benaderen. Het is veel breder en er zijn belangrijke organisatorische kwesties en processen in alle afdelingen die ook moeten worden opgelost.
• Kies een projectleider die de verantwoordelijkheid draagt voor de implementatie. Deze persoon is de belangrijkste spreker of facilitator voor alle afdelingen om hun werkwijze, vragen en wensen naar buiten te brengen.
• Maak regels om de kwaliteit te garanderen, maar ga ook flexibel om met informatie en processen. Het mag niet te bureaucratisch zijn.
• Op basis hiervan kun je een lijst opstellen met functionele en technische vereisten waaraan het PIM-systeem moet voldoen.

Tip №2: Onderscheid Must-Haves van Nice-To-Haves

• Het is raadzaam om in een organisatie de voor- en nadelen van PIM te implementeren.
• Er wordt een lange lijst met functionele en technische vereisten voor alle afdelingen verwacht. Maar organisaties kunnen het aanpassen aan de behoeften van elke afdeling.
• Controleer de positie: maakt dit deel uit van het primaire bedrijfsproces? Dit zijn de harde eisen of must-haves. Andere functies zijn de nice-to-haves. Als het systeem niet (of op een andere manier) aan deze eisen voldoet, kan het nog steeds zeer geschikt zijn voor jouw organisatie.
• Over het algemeen slaan organisaties transactionele en analytische gegevens niet op in een apart PIM-systeem. Daarvoor moet je een koppeling maken met je andere systemen. In dit geval met een alles-in-één oplossing die ook CRM, voorraad, boekhouding en een webshop omvat. Het is dus handig om je zoektocht uit te breiden naar systemen met meer dan alleen PIM.
• Het advies is om eenvoudig te beginnen. Vul het PIM-systeem met noodzakelijke basisinformatie en breid het langzaam uit tot volledig verrijkte artikelinformatie.

Tip №3: Kies een partner voor de lange termijn

• De korte termijn is concreet en gemakkelijk. Maar als je voor een PIM-systeem kiest, denk dan in jaren in plaats van maanden. Hoe ziet de organisatie er over vijf of tien jaar uit? Hoeveel werknemers zijn er? Leveren jullie aan bedrijven, particulieren of beide? Vergelijk je toekomstplannen met de mogelijkheden van het pakket.
• Vraag deze dingen aan PIM-leveranciers: Draait het systeem volledig in de cloud? Hoe zit het met beveiliging en uptime? Welke integraties zijn mogelijk en kunnen ze worden uitgebreid? Hoe gemakkelijk is het om op te schalen in het aantal werknemers, artikelen, bestellingen enzovoort?
• Werk je nu met een systeem dat ooit heel mooi was (op maat gemaakt, veel in geïnvesteerd), maar dat nu tergend langzaam en verouderd is? Je bent niet de enige. Verdere ontwikkeling is een absolute noodzaak, geen optie. Kies een softwareleverancier die er net zo over denkt. Er moet minstens vier keer per jaar een update komen, bij voorkeur vaker.
• Wil je meepraten over hoe het PIM-systeem verder wordt ontwikkeld? Steeds meer bedrijven kiezen voor ‘zaken doen met de bron’. De software wordt gebouwd, geïmplementeerd en ondersteund door één en dezelfde partner.
• Past de manier van communiceren, snelheid, bereikbaarheid en aanpak van de aanbieder bij je? Het kiezen van een partner speelt een grote rol in het proces.