Je eerste PIM: zo beslis je, en dit zijn de fouten na een overhaast ja of nee

Voor wie voor het eerst koopt, is de vraag niet of een PIM in het algemeen een goed idee is. De vraag is of je productdata complexer is geworden dan de tools die je nu gebruikt aankunnen. Het eerlijke antwoord ligt vaak tussen ja en nee in: je hebt nu structuur nodig en iets later een PIM. De meeste fouten bij een eerste aankoop ontstaan doordat die tussenstap wordt overgeslagen, door een groot systeem te kopen voordat de data er klaar voor is, of door spreadsheets op te rekken tot een lancering misgaat.

Hieronder staat een beslispad dat je in een middag doorloopt, gevolgd door de vier fouten die we in eerste PIM-projecten het vaakst zien.

Het beslispad

Beoordeel je situatie op deze vijf punten, op volgorde. Elk punt maakt het antwoord scherper.

• Aantal kanalen. Eén webshop redt het met zijn eigen productbeheer. Vanaf twee of drie kanalen wordt hetzelfde product overal correct houden echt werk.
• Tempo van wijzigingen. Een stabiel assortiment met één update per jaar is met de hand te doen. Wekelijkse lanceringen, seizoenscollecties of vaak wijzigende specificaties niet.
• Complexiteit per product. Tel attributen, varianten, talen en bestanden per product. Een paar velden en één foto is eenvoudig. Tientallen technische attributen, maat- en kleurvarianten en drie talen niet.
• Databronnen. Komt die van leveranciers in wisselende formaten, of van engineering, dan wordt onboarding een taak op zich.
• Gekoppelde systemen. Wisselen ERP, webshop en marktplaatsen automatisch data uit, dan heb je een basis om op te bouwen. Kopiëren mensen tussen systemen, dan is dat kopiëren je eerste probleem.

Wijzen de meeste punten op "eenvoudig", investeer dan in een schoon spreadsheetsjabloon, vaste attribuutdefinities en één eigenaar. Wijzen twee of meer punten op complexiteit, start dan een PIM-selectie. Onze lijst met 10 signalen dat je mkb-bedrijf een PIM-systeem nodig heeft geeft concrete symptomen om dit aan je eigen situatie te toetsen.

Wat een eerste PIM moet kunnen

Een eerste PIM hoeft niet elke functie op de markt te hebben. Het moet een paar dingen goed doen:

• Eén productrecord. Alle attributen, teksten en bestanden van een product op één plek, met duidelijke definities.
• Validatie. Regels die onvolledige of foute data tegenhouden voordat die een kanaal bereikt.
• Koppelingen met wat je al gebruikt. Je webshopplatform, zoals Shopify of WooCommerce, en liefst je ERP, via standaardconnectoren.
• Een interface die je team kan gebruiken. Wie de data bijhoudt, is meestal niet technisch. Laat die persoon het systeem testen voordat je koopt.
• Ruimte om te groeien. Check de grenzen voor SKU's, gebruikers, kanalen en talen, en wat de volgende stap kost.

Voor een volledig beeld van wat een PIM omvat en wat het aan andere systemen overlaat, lees je Wat is product information management (PIM)?. Dat is het beste startpunt als je team nieuw is in het onderwerp.

De vier meest gemaakte fouten bij een eerste PIM

• De licentie als budget zien. Instapsystemen worden vaak verkocht op een maandbedrag. De grotere kosten zitten meestal in implementatie, koppeling met je ERP of webshop, datamigratie en training. Onze vergelijking van PIM-kosten van instap tot enterprise geeft realistische bedragen voor zowel licentie als diensten.

• Denken dat migratie kopiëren is. Spreadsheetdata past zelden zomaar in een nieuw datamodel. Velden betekenen per tabblad iets anders, eenheden lopen door elkaar en overal zitten dubbelen. Plan tijd om de data op te schonen en te mappen voordat je importeert, en test eerst met één productfamilie.

• Denken dat elk PIM met alles koppelt. Integratie hangt af van de connectoren die er zijn voor jouw webshop, ERP en marktplaatsen. Vraag leveranciers de connector werkend te laten zien, niet alleen op een slide te noemen.

• Training en eigenaarschap overslaan. Een systeem dat niemand goed begrijpt, wordt gebruikt als een chique spreadsheet. Benoem de eigenaar, train die goed en houd budget over voor vervolgtraining na de livegang.

Zelf doen, met hulp of met de leverancier

Wie voor het eerst koopt, kan het project op drie manieren aanpakken.

• Zelf. Kan als de catalogus eenvoudig is en iemand in het team tijd en technisch gevoel heeft. Het goedkoopst, en de grootste kans dat je de integratie onderschat.
• Met een onafhankelijke adviseur. Praktisch als je geen ervaring hebt en een neutrale blik op de markt wilt. Het kost vooraf meer en beschermt je tegen de duurste fout: het verkeerde systeem kopen.
• Met de leverancier. Support van de leverancier helpt bij de inrichting en met de software zelf. Het dekt zelden je data of je processen, en lange supportcontracten kunnen afhankelijk maken.

Een praktische eerste stap

Neem, voordat je met een leverancier praat, tien representatieve producten en schrijf op welke informatie elk kanaal daarvoor nodig heeft. Die kleine oefening laat de echte complexiteit van je data zien, levert een testset voor demo's op en vertelt je snel of je nu een PIM nodig hebt, later of helemaal niet.