Rackfinity deed de PIM-selectie zelf, in 3 maanden

Rackfinity rondde zijn PIM-selectie in 3 maanden af, en deed dat zelf. PIMvendors leverde een selectiehandleiding, eisen in de vorm van scenario's en een onafhankelijke shortlist. De PIM die ze kozen, kwam van die shortlist. Op eigen houtje hadden ze die waarschijnlijk niet overwogen.

Klant

Rackfinity is een retailer van IT-benodigdheden uit Minneapolis: rackbehuizingen, technisch meubilair, serveroplossingen, netwerkapparatuur en computerhardware. Tot de klanten horen de US Navy, SpaceX, Raytheon Technologies en Microsoft. Het team is klein. De catalogus is dat niet. Die telt duizenden technische SKU's, en de specificaties moeten kloppen.

De uitdaging

Een verkeerde maat bij een rackbehuizing of een ontbrekend compatibiliteitskenmerk bij een netwerkswitch kost een verkoop of levert een dure retour op. Productdata werd met de hand beheerd. Wijzigingen kwamen traag door. Een volledig, consistent record publiceren naar de BigCommerce-winkel duurde te lang voor een klein team.

Ze wisten dat ze een PIM wilden. Ze hadden geen eigen IT-afdeling en geen eerdere PIM-selectie achter de rug. De markt bestond uit een lange lijst tools die zich allemaal als de juiste presenteerden, en Rackfinity kon ze niet vergelijken op het eigen werk. Ze wilden een grondige selectie, zonder de kosten van een adviesbureau dat het hele traject zou trekken.

De aanpak

PIMvendors voerde de selectie niet voor hen uit. We schreven een handleiding waarmee ze de selectie zelf doen, toegespitst op hun situatie, en we waren beschikbaar op een paar beslispunten.

• Scenario-eisen. Een handvol scenario's uit de werkdag, in plaats van een generieke lijst met honderden eisen: de productlijn van een nieuwe leverancier binnenhalen, de technische specificaties van een rackbehuizing verrijken, en data syndiceren naar BigCommerce. Aanbieders zagen de klus. Rackfinity kon elk antwoord aan diezelfde klus toetsen.
• Onafhankelijke shortlist. De lijst was gebaseerd op hoe goed een systeem bij het werk past, niet op een commerciële relatie. Een aantal aanbieders op die lijst had Rackfinity in het eigen onderzoek niet gevonden.
• Inbreng op beslispunten. Demo's werden zo opgezet dat aanbieders op dezelfde scenario's werden vergeleken. We adviseerden hoe je de antwoorden leest, en we wezen op valkuilen in de contractgesprekken.

Het resultaat

De volledige selectie duurde 3 maanden. Voor een klein team dat voor het eerst een PIM selecteert, is 3 maanden een sterk resultaat. De gekozen PIM kwam van de onafhankelijke shortlist. Op eigen houtje hadden ze die waarschijnlijk niet overwogen. Aan het eind hadden ze een implementatieplan, en een PIM die past bij de technische catalogus en bij de grootte van het team. Rackfinity deed de selectie zelf, met de handleiding van PIMvendors en begeleiding op de beslismomenten. De kosten bleven laag en de aanpak bleef gestructureerd. Dat was de reden om het zelf te doen.

De keerzijde: de uren blijven bij het team. Het team doet de demo's en de vergelijking nog steeds zelf. De handleiding neemt dat werk niet over. Hij zorgt dat de vergelijking over de scenario's gaat en niet over een salespresentatie.

Een PIM selecteren beschrijft een selectie vanuit eisen, een shortlist en demo's. PIM-functies en mogelijkheden geeft de lange lijst met functies die een scenario moet helpen inkorten. De PIM-implementatiegids beschrijft het traject dat begint zodra het contract getekend is. Wat PIM is is het vertrekpunt voor een team dat nog nooit een selectie heeft gedaan.