Die richtige MDM-Lösung für Ihr Unternehmen auswählen

Wählen Sie eine MDM-Lösung aus, indem Sie zuerst entscheiden, welche Datendomäne am meisten schmerzt und wer sie verantworten wird. Erst danach vergleichen Sie Anbieter. Die meisten Auswahlprozesse laufen andersherum: eine lange Funktionsmatrix, eine Runde Demos und ein Gewinner, der nach Funktionsbreite gekürt wird. Das Ergebnis ist eine Plattform, die alles modellieren kann und für fast nichts genutzt wird, weil sich niemand darauf geeinigt hat, welche Datensätze sie führen soll oder wer entscheidet, wann ein Datensatz richtig ist.

Ein Hinweis zur Abkürzung, weil sie für echte Verwirrung sorgt. In diesem Artikel bedeutet MDM Master Data Management (Stammdatenmanagement): die Disziplin und Software, mit der Sie eine einzige verlässliche Version von Kerndatensätzen wie Kunden, Produkten, Lieferanten und Standorten pflegen. Mobile Device Management, das Firmenhandys und Laptops verwaltet, teilt nur die Abkürzung. Prüfen Sie, ob Ihre internen Anforderungsdokumente und Anbieter-Shortlists vom selben Thema sprechen. Unsere Erklärung Was bedeutet MDM? behandelt die Definitionen und den Unterschied zu PIM ausführlicher.

Schritt 1: Wählen Sie die Domäne, die schmerzt

Stammdaten umfassen mehrere Domänen, und nur wenige Unternehmen müssen alle gleichzeitig führen. Beginnen Sie mit der Domäne, in der schlechte Daten heute am meisten kosten.

• Kundendaten. Doppelte Konten, widersprüchliche Adressen und unklare Hierarchien zwischen Muttergesellschaften und Niederlassungen. Typische Schmerzpunkte: falsche Rechnungen, verpasstes Cross-Selling, Compliance-Risiko nach der DSGVO.
• Produktdaten. Inkonsistente Spezifikationen zwischen ERP, Onlineshop und Katalogen. Ist das Ihr Hauptproblem, ist ein PIM möglicherweise das bessere Werkzeug, da es zusätzlich zur Stammdatenführung Anreicherung und Ausspielung an Kanäle bietet.
• Lieferantendaten. Doppelte Lieferanten, veraltete Bankverbindungen, fehlende Zertifikate. Typische Schmerzpunkte: Zahlungsfehler und Feststellungen bei Audits.
• Standort- und Anlagendaten. Standorte, Lager und Ausrüstung, die in jedem System anders beschrieben werden.

Notieren Sie die Domäne, die beteiligten Systeme und ein messbares Problem, etwa „12 % der neuen Kundendatensätze sind Dubletten“. Dieser Satz wird zum Maßstab für jede Anbieter-Demo.

Schritt 2: Benennen Sie den Verantwortlichen vor dem Werkzeug

MDM ist eine Governance-Disziplin, an der Software hängt. Jede Domäne braucht einen fachlichen Verantwortlichen, der über Definitionen entscheidet, einen Data Steward, der Ausnahmen bearbeitet, und einen IT-Verantwortlichen, der die Integrationen betreibt. Unser Artikel zu den Grundprinzipien des Master Data Management beschreibt diese Rollen und die Regeln, die sie pflegen.

Können Sie diese Rollen nicht besetzen, verschieben Sie den Kauf. Ein Werkzeug ohne Verantwortliche automatisiert nur die Entstehung von Dubletten.

Schritt 3: Entscheiden Sie über die Architektur

MDM-Anbieter unterstützen verschiedene Arten, sich mit Ihren Systemen zu verbinden. Diese Wahl bestimmt Kosten und Projektdauer stärker als jede Funktion.

• Registry. Das MDM verknüpft Datensätze über Systeme hinweg und führt eine Querverweistabelle, verändert aber die Quellsysteme nicht. Am schnellsten eingerichtet und am wenigsten invasiv.
• Konsolidierung. Daten werden ins MDM kopiert, bereinigt, abgeglichen und für das Reporting genutzt. Die Quellsysteme bleiben, wie sie sind.
• Koexistenz. Das MDM hält einen Golden Record und synchronisiert Änderungen zurück in die Quellsysteme. Mehr Nutzen, mehr Integrationsaufwand.
• Zentralisiert. Datensätze werden ausschließlich im MDM angelegt und gepflegt und dann verteilt. Die meiste Kontrolle und die größte Umstellung für Ihre Teams.

Die meisten Unternehmen beginnen mit Registry oder Konsolidierung und bewegen sich in Richtung Koexistenz, sobald die Governance trägt.

Schritt 4: Vergleichen Sie Anbieter nach dem, was Sie nutzen werden

Sind Domäne, Verantwortliche und Architektur festgelegt, wird die Funktionsliste kurz und testbar. Diese Fähigkeiten zählen in fast jeder Auswahl:

• Abgleich und Zusammenführung. Wie das Werkzeug Dubletten findet, wie Sie die Regeln feinjustieren und wie ein Steward zweifelhafte Treffer auflöst.
• Regeln für Datenqualität. Validierung bei der Eingabe und in Massenverarbeitung, mit klaren Meldungen für Fachanwender.
• Workflow und Freigabe. Wer Datensätze anlegen, ändern und freigeben darf, mit vollständigem Audit-Trail.
• Integration. Standard-Connectoren für Ihr ERP und CRM, dazu APIs für den Rest.
• Bedienbarkeit für Stewards. Die Personen, die täglich Ausnahmen bereinigen, sind keine Entwickler. Lassen Sie sie die Oberfläche während der Demo testen.

Verwenden Sie in jeder Demo Ihre eigenen Daten. Geben Sie jedem Anbieter denselben Export doppelter Kunden- oder Lieferantendatensätze und bitten Sie ihn, ihn live abzugleichen.

Schritt 5: Rechnen Sie die vollen Kosten

Lizenzgebühren sind oft der kleinere Teil der Rechnung. Implementierung, Integration, Datenbereinigung vor der Migration, Schulung und laufende Steward-Zeit kosten über fünf Jahre meist mehr. Bitten Sie jeden Anbieter um einen Referenzkunden ähnlicher Größe und prüfen Sie, wie lange das Projekt gedauert hat und wie viele interne Personen es heute braucht. Für die Seite der Produktdaten zeigt unser Vergleich der PIM-Kosten vom Einstieg bis zum Enterprise-Segment, wie sich Lizenz und Dienstleistungen zueinander verhalten, und dieselben Verhältnisse sind eine vernünftige erste Schätzung für MDM.

Prüfen Sie auch die Supportbedingungen. Achten Sie auf Reaktionszeiten bei kritischen Störungen, Verfügbarkeitszusagen im Vertrag und darauf, was mit Ihren Daten passiert, wenn Sie den Anbieter verlassen.

Der Zielkonflikt

Mit einer Domäne zu beginnen ist auf dem Papier langsamer als ein Big-Bang-Programm und in der Praxis schneller. Sie verzichten im ersten Jahr auf das Versprechen einer einzigen Plattform für alles. Im Gegenzug erhalten Sie einen funktionierenden Golden Record, einen Verantwortlichen, der ihm vertraut, und ein erprobtes Integrationsmuster für die nächste Domäne. Die breite Plattform kann später kommen, ausgewählt mit Wissen, das Sie zu Beginn nicht hatten.