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PIM-Kosten: Einstieg, Mittelstand und Enterprise im Vergleich
Stephan Spijkers · 2022-06-23 · Aktualisiert am 2026-10-13 · 20 Min. Lesezeit
Für die meisten Unternehmen wiegt das Budget bei der PIM-Auswahl so schwer wie die Funktionsliste, oft sogar schwerer. Fragen Sie einen Anbieter oder Integrator, was ein PIM-System kostet, lautet die ehrliche Antwort: Es hängt von Ihrem Katalog, Ihrer Organisation und den Systemen rundherum ab. Das stimmt, aber planen können Sie damit nicht. Dieser Leitfaden nennt Preisbänder pro Segment, erklärt, welche Faktoren ein Projekt innerhalb eines Bandes nach oben oder unten verschieben, schlüsselt das Geld in Lizenz, Implementierung und laufende Kosten auf und zeigt, wie Sie berechnen, ob sich die Investition auszahlt. Dieselben Treiber fließen in unseren Kostenrechner ein, den Sie parallel zu diesem Leitfaden für eine erste Schätzung nutzen können.
Was kostet ein PIM-System?
Die folgenden Spannen sind Budgetbänder pro Segment. Sie dienen der Planung und einem ersten Gespräch mit Ihrer Finanzabteilung. Ein Angebot für Ihren eigenen Umfang kann je nach den weiter unten beschriebenen Treibern an jeder Stelle innerhalb eines Bandes liegen. Das erste Jahr enthält Design und Implementierung und liegt deshalb über den Folgejahren, in denen Sie vor allem für Lizenz, Wartung und Weiterentwicklung zahlen.
- Einstiegssegment (Start-ups, Scale-ups und kleine Unternehmen): im ersten Jahr 20.000 bis 70.000 €, in den Folgejahren 10.000 bis 40.000 €. Dieses Band passt zu einem Unternehmen mit überschaubarem Katalog und einer begrenzten Zahl von Kanälen, das weitgehend mit einem Standard-Setup arbeiten kann.
- Mittelstand (größere Organisationen oder kleinere mit komplexem Katalog oder komplexer Organisation): im ersten Jahr 50.000 bis 250.000 €, in den Folgejahren 30.000 bis 150.000 €. Die Unternehmensgröße allein bringt Sie nicht in dieses Band: Auch ein kleiner Hersteller mit einem tiefen technischen Sortiment kann hier landen.
- Enterprise (große Organisationen, große Kataloge und hohe organisatorische Komplexität): im ersten Jahr 200.000 € bis 1 Mio. €, in den Folgejahren 100.000 bis 600.000 €. Das Enterprise-Band ist breit, weil es vom lokalen Kategorieführer bis zum multinationalen Konzern mit vielen Ländern, Marken und Systemen reicht.
Das Diagramm unten addiert diese Jahre über fünf Jahre. Fünf Jahre sind ein sinnvoller Horizont für einen Business Case, aber ein kurzer: In der Praxis wird ein PIM-System oft erst nach 5 bis 10 Jahren ersetzt. Eine längere Nutzungsdauer verteilt die Kosten des ersten Jahres auf mehr Jahre, ein Grund, warum sich eine sorgfältige Auswahl auszahlt.
Fünf Jahre = Jahr 1 + 4 Folgejahre
Logarithmische Skala: Jede Linie ist etwa dreimal so viel wie die vorigeIn der Praxis wird ein PIM oft nach 5 bis 10 Jahren ersetzt.
| Segment | Jahr 1 | Jedes Folgejahr | Fünf Jahre |
|---|---|---|---|
| Einstieg | 20-70 Tsd. € | 10-40 Tsd. € | 60-230 Tsd. € |
| Mittelstand | 50-250 Tsd. € | 30-150 Tsd. € | 170-850 Tsd. € |
| Enterprise | 200 Tsd. bis 1 Mio. € | 100-600 Tsd. € | 600 Tsd. bis 3,4 Mio. € |
Welches Segment Sie kalkulieren
Die Lösungspartner auf dieser Website tragen auf ihrer Partnerseite die Kennzeichnung Einstieg, Mittelstand oder Enterprise. Sie zeigt, mit welchem Budget ein Partner üblicherweise arbeitet. Ob der Partner zu Ihrem Katalog oder Ihrer Branche passt, sagt sie nicht. Nutzen Sie sie also als ersten Filter und beurteilen Sie die Eignung gesondert. Der Preisleitfaden von Capterra vergleicht Listenpreise verschiedener Produkte und hilft Ihnen zu sehen, wo ein Produkt im Markt steht. Bedenken Sie, dass ein höherer Preis meist mehr Funktionen bedeutet, auch solche, die Sie nie nutzen werden, und dass dieselbe Funktion nicht in jedem Produkt gleich tief umgesetzt ist. Ein mittelständisches Unternehmen mit einfachem Katalog kann für eine Enterprise-Suite zu viel bezahlen, während ein kleines Unternehmen mit komplexem technischem Sortiment feststellen kann, dass ein Einstiegsprodukt seine Produkte überhaupt nicht abbilden kann.
Was die PIM-Kosten treibt
Wenn ein Anbieter sagt, der Preis komme darauf an, kommt es auf drei Dinge an: die Komplexität Ihrer Produkte und Ihrer Organisation, die Menge an Daten und Nutzern, die das System tragen muss, und wie bereit Ihre IT-Landschaft für ein PIM-System ist. Komplexität und Menge bestimmen weitgehend, welches Produkt Sie brauchen, und damit die Lizenz. Die Reife der IT bestimmt, wie viel Arbeit Design und Implementierung machen.
Komplexität
Höhere Komplexität verteuert sowohl die Implementierung als auch die Lizenz. Einen komplexen Katalog abzubilden erfordert mehr Konfiguration und mehr Tests, und ein schlankeres Produkt erfüllt die Anforderung oft gar nicht, sodass Sie in eine teurere Stufe wechseln müssen.
Auf der Produktseite machen einige Merkmale einen Katalog teuer in der Abbildung. Berechnete Attribute und Attributtransformationen, etwa ein Gewicht oder ein Anzeigename, der aus anderen Feldern abgeleitet wird, brauchen Regeln, die jemand konfigurieren und testen muss. Eine vorgegebene Struktur wie ETIM fügt eine zweite Klassifikation hinzu, die mit Ihrer eigenen im Gleichschritt bleiben muss. Große Hierarchien mit sich überschneidenden Kategorien machen jede Regel und jeden Export schwerer zu definieren, weil ein Produkt an mehreren Stellen zugleich stehen kann. Beziehungen, die von Attributen abhängen, etwa mehrere Upsells, Sets oder Ersatzteile pro Produkt, müssen modelliert und gepflegt werden. Das ist typisch für einen Hersteller mit Ersatzteilen, die nur zu bestimmten Versionen einer Maschine passen. Und viel Text, viele Bilder, Videos und PDFs pro Produkt, in mehr als einer Sprache, vervielfachen die Inhalte, die erfasst, geprüft und aktuell gehalten werden müssen. Die Wirkung summiert sich: Ein Katalog mit zwei dieser Merkmale ist ein spürbar kleineres Projekt als ein Katalog mit allen vier.
Die Organisation bringt ihre eigene Komplexität mit. Starre Prozesse, die sich nicht ändern lassen, bedeuten, dass das PIM-System um sie herum gebogen werden muss, was zu mehr Nacharbeit und mehr Anpassungen führt. Jede zusätzliche Eingangsquelle, ob Lieferanten, Datenpools oder interne Teams, bringt eigene Formate und eine eigene Sicht auf dasselbe Produkt mit, sodass jemand entscheiden muss, welche Quelle bei Konflikten gewinnt. Jeder zusätzliche Ausgabekanal, etwa ein Marktplatz, ein Syndikator oder ein Marketing-Feed, braucht ein eigenes kanalspezifisches Mapping und oft eigene Pflichtfelder. Bedient derselbe Katalog mehrere Geschäftsbereiche, besonders über Ländergrenzen hinweg, bringt jeder Bereich meist eigene Regeln mit, und die Zahl der Regeln vervielfacht sich. Ein Großhändler, der Lieferantendateien in vielen verschiedenen Formaten erhält und in seinen eigenen Onlineshop, mehrere Marktplätze und einen gedruckten Katalog ausspielt, gibt einen Großteil seines Implementierungsbudgets genau für diese Punkte aus.
Menge
Volumen verursacht Kosten auf zwei Wegen. Der sichtbare Teil ist die Infrastruktur: Mehr Produkte, Beziehungen, Assets und Nutzer brauchen mehr Speicher, Bandbreite und Serverkapazität, was sich in einer höheren SaaS-Stufe oder in Ihrer eigenen Hosting-Rechnung niederschlägt. Der weniger sichtbare Teil ist der Aufwand, die Anwendung bei dieser Größe reaktionsschnell zu halten, damit eine Suche, eine Massenbearbeitung oder ein Kanalexport noch in vertretbarer Zeit fertig wird. Produkte mit größeren Entwicklungsbudgets kommen mit einem großen Katalog meist besser zurecht, und diese Entwicklungsarbeit spiegelt sich in ihrem Preis.
Ab 100.000 Produkten trennt die Performance die Spreu vom Weizen. Unterhalb dieser Größe deutet ein langsames oder umständliches System meist auf ein Datenmodell oder einen Prozess hin, der nicht zum Katalog passt, und mehr Serverkapazität behebt das nicht. Ein Händler mit überschaubarem Sortiment und vielen Varianten gewinnt zum Beispiel mehr durch eine saubere Produkt- und Variantenstruktur als durch einen größeren Hosting-Tarif.
Reife der IT
Während Komplexität und Menge bestimmen, welches Produkt Sie brauchen, bestimmt die Reife der IT, was Design und Implementierung kosten. Es geht um zwei Bereiche: die Architektur rund um das PIM-System und das Wissen in Ihrer Organisation.
Der erste Bereich ist die Architektur. Steht der Rest der Landschaft bereits und ist das PIM-System das fehlende Teil, kann sich das Projekt darauf konzentrieren, es an ein bekanntes ERP und einen bekannten Onlineshop anzubinden. Ist das PIM-System Teil eines größeren Systemwechsels, zum Beispiel mit einem neuen ERP und einer neuen Commerce-Plattform zur gleichen Zeit, ist jede Schnittstelle ein bewegliches Ziel, und viel hängt davon ab, ob es eine Blaupause für die Zielarchitektur gibt. Wer bei einer leeren Architektur beginnt, hat viel Designarbeit vor sich, bevor überhaupt jemand das PIM-System selbst konfiguriert.
Der zweite Bereich ist das Wissen. Sind Produktanlage, Anreicherung und Ausgabe bereits beschrieben, mit Verantwortlichen und Schritten, kann der Implementierungspartner sie in Workflows und Regeln übersetzen. Hat sie niemand aufgeschrieben, muss das Projekt sie zuerst definieren, und das erfordert Workshops und Entscheidungen, die leicht unterschätzt werden. Dasselbe gilt für die Menschen: Teams, die bereits mit einem PIM-System arbeiten, müssen vor allem ein neues System lernen, während Teams, die aus Tabellenkalkulationen kommen, Schulung brauchen, bevor sie eines betreiben können, und danach noch eine Weile Unterstützung.
Wofür das Geld ausgegeben wird
Jedes Band fasst drei Kostenarten zusammen: die Lizenz oder das Abonnement, die Implementierung und die laufenden Kosten nach dem Go-live. Anbieter und Integratoren beziffern sie getrennt, daher hilft es beim Vergleich von Angeboten zu wissen, welche Position Sie gerade vor sich haben. Ein Angebot mit niedrigem Abonnement kann sich als das teurere herausstellen, sobald Sie die Implementierung hinzurechnen, und ein Vergleich ist nur dann tragfähig, wenn Sie alle drei Positionen über dieselbe Zahl von Jahren nebeneinanderlegen.
Lizenz oder Abonnement
Die meisten PIM-Anbieter verkaufen Abonnements, meist mit Jahrespreis. Die Gebühr hängt von der Zahl der Nutzer, der Bereitstellungsform (Cloud oder On-Premise) und dem benötigten Funktionsumfang ab, und manche Anbieter berechnen zusätzlich nach Zahl der Produkte, Kanäle oder Sprachen. Die beiden Enden der Spanne sehen so aus:
- Ein schlankes Cloud-PIM mit wenigen Nutzerlizenzen und begrenztem Funktionsumfang kostet etwa 5.000 bis 15.000 € pro Jahr. Das passt zu einem Unternehmen, das beginnt, seine Produktdaten zu zentralisieren, oder einen begrenzten Katalog verwaltet.
- Ein PIM-System für ein größeres Unternehmen mit komplexen Produkthierarchien, mehreren Sprachen und Integrationsbedarf kostet 50.000 bis 200.000 € pro Jahr oder mehr. Dafür erhalten Sie breitere Fähigkeiten wie Omnichannel-Veröffentlichung, erweiterte Datenvalidierung, API-Zugriff für Echtzeit-Synchronisierung und rollenbasierte Berechtigungen über Abteilungen und Regionen hinweg.
Zwischen diesen beiden Enden hängt der Preis stark davon ab, welche Module Sie nehmen, etwa ein Lieferantenportal, ein DAM-Modul oder zusätzliche Konnektoren. Fragen Sie deshalb jeden Anbieter, welche Ihrer Anforderungen außerhalb des Basispakets liegen. Die Abwägungen zwischen Cloud und On-Premise finden Sie unter On-Premise oder SaaS.
Implementierung
Die Implementierung ist in den ersten Jahren der größte Kostenblock und kann bis zur Hälfte der Gesamtbetriebskosten ausmachen. Den größten Teil macht meist die Integration mit bestehenden Systemen wie ERP, E-Commerce-Plattformen, einem DAM oder einem CRM aus, weil jede Verbindung spezifiziert, gebaut und mit echten Daten getestet werden muss. Die Datenmigration ist der zweite große Posten: Altdaten lassen sich selten unverändert übernehmen, sie müssen bereinigt und strukturiert werden, bevor sie ins neue Datenmodell passen. Dazu kommen Anpassungen an Ihre eigenen Workflows und Produkttypen sowie Schulung und Onboarding der internen Teams, die täglich mit dem System arbeiten werden.
Je nach Komplexität Ihrer Produktdaten und Infrastruktur reicht das von einigen Tausend Euro bis weit über 100.000 €. Eine kleine Marke, die ein Cloud-PIM über einen Standardkonnektor an einen Onlineshop anbindet, liegt am unteren Ende. Ein Hersteller mit Ersatzteilen, einem Alt-ERP und Standorten in mehreren Ländern liegt am oberen Ende, vor allem wegen der Integrationen und der Migration. Wie die Arbeit in Phasen aufgeteilt wird, lesen Sie unter Phasen der PIM-Einführung.
Laufende Kosten
Nach dem Go-live laufen drei Kostenarten weiter. Die erste ist die Wartung: Die meisten Anbieter berechnen eine jährliche Wartungsgebühr von 15 % bis 25 % der Lizenzkosten, die Updates, Fehlerbehebungen, Performance-Arbeit und die Kompatibilität mit dem Rest Ihres Stacks abdeckt. Bei SaaS ist die Wartung bereits im Abonnement enthalten. Zählen Sie sie also nicht doppelt, wenn Sie ein SaaS-Angebot mit einem On-Premise-Angebot vergleichen.
Die zweite ist der Support. Basis-Support kann E-Mail zu Geschäftszeiten sein, während Premium-Stufen rund um die Uhr Zugang zu technischen Fachleuten, einen festen Account Manager und SLAs bieten. Manche Anbieter schließen Support im Abonnement ein, andere berechnen ihn separat, besonders bei Enterprise-Stufen.
Die dritte ist die kontinuierliche Verbesserung. Wenn sich Katalog und Kanalmix verändern, kommen Integrationen hinzu (zum Beispiel mit Marktplätzen wie Amazon oder Zalando), außerdem Regeln für die Datenqualität und weitere Sprachen. Diese Arbeit läuft meist über einen PIM-Integrator oder ein internes IT-Team, und weil sie nicht Teil des Anbieterangebots ist, fällt sie leicht aus dem Budget. Reservieren Sie von Anfang an Geld dafür: oft weitere 10 bis 20 % pro Jahr.
PIM-ROI: was Sie zurückbekommen
Der Return on Investment vergleicht, was eine Investition einbringt, mit dem, was sie kostet. Bei einem PIM-System bedeutet das zwei Schätzungen: was bessere Produktinformationen Ihnen an zusätzlichem Umsatz und eingesparter Zeit wert sind, und was das Projekt in den ersten Jahren kostet. Die Berechnung selbst ist einfach, fast die gesamte Arbeit steckt in den Eingangswerten. Sammeln Sie deshalb beide Seiten, bevor Sie irgendetwas berechnen.
Warum der Business Case mit dem Katalog wächst
Von Herstellern und Großhändlern werden immer umfassendere und präzisere Produktinformationen verlangt, dieselben Fakten oft in mehreren Sprachen, und das Volumen wächst schneller, als die meisten Teams erwarten. Nehmen Sie 10.000 Produkte mit 10 Attributen in 1 Sprache: Das sind 100.000 Werte, die gepflegt werden müssen. Verlangt man 30 Attribute in 3 Sprachen für dieselben 10.000 Produkte, sind es 900.000 Werte, neunmal so viele, bevor überhaupt jemand geprüft hat, ob sie stimmen. In einer Tabellenkalkulation oder einer ERP-Maske wird dieses Volumen schnell unbeherrschbar, weil jedes neue Attribut und jede neue Sprache die Arbeit vervielfacht. Ein PIM-System hält es über Importe, Massenänderungen und Vollständigkeitsprüfungen bearbeitbar und zeigt Ihnen trotzdem den Zustand des gesamten Sortiments.
- 10.000 × 10 Attribute × 1 Sprache= 100.000 Werte
- 10.000 × 30 Attribute × 3 Sprachen= 900.000 WerteNeunmal so viel Arbeit
- Ein Drittel füllt sich aus dem ERP oder vom Lieferanten= 600.000 zu erfassen
Die Formel
Die Formel stellt den Ertrag den Kosten gegenüber. Der Ertrag ist der zusätzliche Umsatz, den das PIM-System bringt, plus die Zeit und die Kosten, die Sie nicht mehr aufwenden. Die Kosten sind alles, was das Projekt erfordert, und die Kostenseite unten listet sie Position für Position auf.
ROI = (Ertrag der Investition − Kosten der Investition) ÷ Kosten der Investition × 100 %
Berechnen Sie Ertrag und Kosten über denselben Zeitraum, meist die drei Jahre, auf die Sie die Investition verteilen, und nennen Sie diesen Zeitraum neben dem Ergebnis. Systeme oder Business Cases lassen sich nur vergleichen, wenn sie dieselbe Zahl von Jahren abdecken.
Mehr Umsatz
Zählen Sie Umsatzeffekte, wenn Sie sie messen können, oder schätzen Sie sie anhand einer Ausgangsbasis, der Sie vertrauen. Der direkteste Effekt betrifft die Conversion: Bessere Produktinformationen, die früher verfügbar sind, helfen Besuchern bei der Entscheidung, sodass mehr Besuche zu Bestellungen werden. Bessere Auffindbarkeit bringt Kunden, die das Produkt vorher nicht sehen konnten, weil vollständige Attribute die Filter auf Ihrer eigenen Website und die Suchmaschinen außerhalb speisen. Upselling und Cross-Selling haben eine verlässliche Grundlage, sobald die Beziehungen zwischen Produkten gepflegt sind, sodass das passende Zubehör oder das nächsthöhere Modell tatsächlich auf der Seite erscheint.
Weitere Effekte entstehen durch Reichweite und weniger Verluste. Wiederverkäufer und Datenpools lassen sich ohne jedes Mal ein Sonderprojekt beliefern, das ist zusätzlicher Umsatz über Kanäle, die Sie vorher nicht bedienen konnten. Retouren, deren Ursache der Inhalt war, gehen zurück, und mit ihnen der Folgeschaden, denn ein Kunde, der den falschen Artikel erhalten hat, erzählt es weiter, und Sie verlieren auch den nächsten Kauf. Vertrieb und Innendienst verbringen weniger Zeit mit einfachen Produktfragen und mehr Zeit mit Verkaufen.
Wenn Sie zum Beispiel schätzen, dass diese Veränderungen die Conversion um 15 % steigern, fließt dieser Zuwachs in den Ertrag ein. Zusätzliche Kanäle bringen weiteren Umsatz, je nachdem, wie viele Kanäle und Produkte Sie tatsächlich anbinden. Stützen Sie diese Schätzungen auf Ihr eigenes Sortiment und Ihre eigenen Kanäle, denn ein Prozentsatz auf einer Folie des Anbieters beschreibt das Geschäft eines anderen.
Zeit und Kosten, die Sie nicht mehr aufwenden
Die Einsparungen beginnen bei der Pflegezeit: den Stunden pro Woche oder Monat, die in das Anlegen von Produkten und die Pflege des aktuellen Sortiments fließen, etwa Attributänderungen, ausgelaufene Artikel, Sprachen und Beziehungen zwischen Produkten. Ein Teil dieser Zeit entfällt, weil Werte, die in allen Sprachen identisch sind, nicht mehr pro Sprache einzeln erfasst werden müssen. Die Zahl der Felder, die Sie bearbeiten, sinkt also.
Die Wiederverwendung ist oft eine der größten Einsparungen. Jedes Merkmal, das Sie aus dem ERP oder aus der digitalen Lieferung eines Lieferanten samt Bildern übernehmen, ist Erfassungs- und Prüfzeit, die Sie nicht aufwenden. Wenn sich ein Drittel der Merkmale selbst befüllt, werden aus den 900.000 Werten oben 600.000. Ein Großhändler, der Lieferantendaten in mehreren Formaten erhält, spürt das direkt, weil ein gemappter Import das manuelle Abtippen ersetzt.
Dann gibt es die Arbeit rund um den Datensatz. Das Erfassen kundenspezifischer Informationen, Übersetzungen (an Zeit und an Rechnungen) und Produktfragen an Vertrieb oder Innendienst erfordern weniger Aufwand, wenn die Informationen vollständig und an einem Ort sind. Auch die Veröffentlichung wird günstiger: die Zeit, um das Online-Sortiment aktuell zu halten, was ein Katalog an Datenpflege, Layout, Prüfung und Korrekturen kostet, und die Durchlaufzeit für eine korrekte Lieferung an einen Kunden oder einen Datenpool. Zählen Sie schließlich Fehler und Compliance: Retouren, Reklamationen sowie Bußgelder oder verfehlte Servicestandards, die Sie auf falsche Produktdaten zurückführen können.
Für jede Position ist die Rechnung dieselbe: eingesparte Stunden mal Stundenlohn, plus die direkten Kosten, die wegfallen. Schreiben Sie die Annahme neben jede Zahl, damit jemand anderes sie prüfen kann und Sie sie nach dem Go-live mit dem tatsächlichen Ergebnis vergleichen können.
Die Kostenseite
Verteilen Sie die Investition auf etwa drei Jahre, damit die einmaligen Kosten des ersten Jahres mehr als einem Jahr Ertrag gegenüberstehen. Nehmen Sie jede Position auf, auch die, die nicht im Angebot des Anbieters stehen:
- Die Lizenz oder das Abonnement, für jedes Jahr im Zeitraum.
- Das Design des PIM-Systems durch den Dienstleister: Datenmodell, Workflows und Konfiguration.
- Hardware oder Änderungen an der Infrastruktur, wenn Sie das PIM-System selbst hosten oder andere Systeme anpassen müssen.
- Die einmalige Erfassung, der Import und die Konvertierung der Produktinformationen aus den bisherigen Quellen.
- Schulung der Nutzer, für die ersten Anwender und für Kolleginnen und Kollegen, die später dazukommen.
- Support und ein Wartungsvertrag. Diese Position entfällt, wenn Ihr Abonnement ihn bereits enthält.
- Finanzierungskosten, also die Zinsen auf das Geld, das Sie in das Projekt stecken.
Interne Stunden werden leicht vergessen. Die Product Owner, Datenmanager und IT-Mitarbeitenden, die einen Teil ihrer Woche mit dem Projekt verbringen, sind ein echter Kostenfaktor, auch wenn keine Rechnung dazu kommt. Rechnen Sie deshalb eine Schätzung ihrer Zeit in die Summe ein.
So bauen Sie den Business Case auf
Der größte Aufwand in einem PIM-Business-Case steckt in den Eingangswerten, und die häufigste Lücke ist, dass das Unternehmen nie gemessen hat, was die heutige Arbeitsweise kostet. Ohne diese Ausgangsbasis ist jede Einsparung eine Schätzung, und das Ergebnis hängt davon ab, wer am optimistischsten geschätzt hat. Bauen Sie den Business Case in dieser Reihenfolge auf, sodass jeder Schritt den nächsten speist.
Dokumentieren Sie, wie heute gearbeitet wird
Erfassen Sie die Stunden für das Anlegen und Pflegen von Produkten, die Fehler und Retouren, die Sie auf Produktdaten zurückführen können, und die Zeit, bis ein Produkt in allen Kanälen verfügbar ist. Fragen Sie die Menschen, die die Arbeit machen, denn viel echte Zeit steckt in Behelfslösungen, die in keiner Prozessbeschreibung auftauchen, etwa eine Kollegin, die jede Woche den Export für den Onlineshop von Hand korrigiert. An dieser Ausgangsbasis wird jede spätere Zahl gemessen.
Listen Sie Verbesserungen, neue Wünsche und Budget auf
Schreiben Sie auf, was sich ändern muss, was Sie ergänzen möchten (Kanäle, Sprachen, Märkte) und was Sie ausgeben können. Trennen Sie die Probleme von heute von den Wünschen für später, weil sie im Business Case unterschiedlich schwer wiegen. Diese Liste ist zugleich die Grundlage für die Anforderungen Ihrer Softwareauswahl. Schreiben Sie sie also so, dass Sie sie später an Anbieter weitergeben können.
Schätzen Sie den Ertrag
Beziffern Sie zusätzlichen Umsatz sowie die Zeit und die Kosten, die Sie nicht mehr aufwenden, Position für Position, anhand Ihres eigenen Sortiments und Ihrer Kanäle. Arbeiten Sie mit vorsichtigen Annahmen und notieren Sie jede neben ihrer Zahl. Eine Geschäftsführung akzeptiert einen Business Case leichter, wenn jede Zahl mit ihrer Begründung kommt, als wenn ihr eine einzige große Summe präsentiert wird.
Addieren Sie die Kosten über drei Jahre
Lizenz oder Abonnement, Design, Infrastruktur, Datenkonvertierung, Schulung, Support und Finanzierung. Unser Kostenrechner liefert eine erste Schätzung pro Segment. Ersetzen Sie diese Schätzung durch echte Angebote, sobald Sie eine Shortlist haben, und lassen Sie die internen Stunden in der Summe.
Berechnen Sie den ROI für Systeme, die passen könnten
Wenden Sie die Formel auf die Systeme an, die Sie bereits als möglicherweise passend eingestuft haben, mit deren Angeboten und dem, was Sie in den Demos gelernt haben. Eine Berechnung für den PIM-Markt im Allgemeinen sagt wenig aus, weil Lizenz, Implementierungsaufwand und eingesparte Zeit von System zu System verschieden sind. Präsentiert ein Anbieter eine Amortisationsdauer, fragen Sie nach den Eingangswerten dahinter und prüfen Sie sie gegen Ihre eigene Ausgangsbasis.
Verfolgen Sie das Ergebnis nach dem Go-live
Messen Sie mit den Kennzahlen unten gegen die Ausgangsbasis aus dem ersten Schritt, damit die nächste Budgetrunde mit Fakten beginnt. Planen Sie die erste Messung, sobald sich das Team im neuen Prozess eingespielt hat, und wiederholen Sie sie zu festen Zeitpunkten, damit Sie den Trend erkennen.
Was Sie nach dem Go-live verfolgen sollten
Verfolgen Sie eine kleine Zahl von Kennzahlen gegen die Ausgangsbasis. Die Fehlerquote zeigt, wie viele Datenprobleme die Implementierung beseitigt hat, zusammen mit den dazugehörigen Retouren, Reklamationen und manuellen Korrekturen. Die Time-to-Market misst, wie lange es dauert, ein Produkt in allen Kanälen einzuführen, vom Eintreffen der Produktdaten bis zu dem Moment, in dem ein Kunde es bestellen kann. Die Conversion-Rate zeigt die Wirkung vollständiger, konsistenter Produktinformationen auf den Umsatz, und die Retourenquote zeigt, wie viele Retouren noch durch falsche Spezifikationen, schlechte Bilder oder unklare Beschreibungen entstehen.
Zwei weitere Kennzahlen betreffen das Team. Die Stunden für repetitive Arbeit erfassen die Zeit für Produkt-Uploads, Aktualisierungen und Umformatierungen pro Kanal, die sinken sollte, wenn Importe und Exporte automatisch laufen. Die Skalierbarkeit fragt, ob der Katalog wachsen kann, ohne dass das Personal proportional mitwächst. Ohne PIM-System bedeuten 1.000 neue SKUs womöglich Neueinstellungen oder verschobene Markteinführungen, und genau diesen Vergleich sollten Sie nach dem Go-live ziehen.
Ein Teil der Rendite ist indirekt: Teams, die nicht mehr Daten hinterherjagen, Abteilungen, die mit einem gemeinsamen Datensatz arbeiten, und weniger Risiko in regulierten Branchen, in denen falsche Informationen rechtliche Folgen haben. Diese Effekte lassen sich schwer in Euro ausdrücken. Nennen Sie sie deshalb im Business Case, ohne ihnen eine Zahl aufzuzwingen. Sie hängen auch davon ab, wie die Organisation mit dem System arbeitet, denn ein PIM-System ist nur so wirksam wie die Prozesse dahinter.
Weiterführende Leitfäden
- Die Vorteile eines PIM-Systems: woraus die Ertragsseite des ROI besteht.
- Der Leitfaden zur PIM-Ausschreibung (RFP): wie Sie Anbieter nach vergleichbaren Preisen fragen.
- Das richtige PIM-System auswählen: die vollständige Auswahlmethode.
- ROI von PIM: ein kostenloses Briefing zu Kostentreibern, Werthebeln und dem, was Vorstände sehen wollen.
Wie es weitergeht
Frequently asked questions
Was kostet ein PIM-System?
Als Richtwert pro Segment: Im Einstiegssegment rechnen Sie im ersten Jahr mit etwa 20.000 bis 70.000 € und in den Folgejahren mit 10.000 bis 40.000 €, im Mittelstand mit 50.000 bis 250.000 € bzw. 30.000 bis 150.000 €, im Enterprise-Segment mit 200.000 € bis 1 Mio. € bzw. 100.000 bis 600.000 €. Das erste Jahr liegt höher, weil es Design und Implementierung enthält. Ein Angebot für Ihren eigenen Umfang hängt von Ihrem Katalog, Ihrer Organisation und Ihrer IT-Landschaft ab.
Was treibt die Kosten eines PIM-Systems?
Drei Dinge: die Komplexität Ihrer Produkte und Ihrer Organisation, die Menge an Produkten, Beziehungen, Assets und Nutzern sowie die Reife Ihrer IT. Komplexität und Menge bestimmen weitgehend, welches Produkt Sie brauchen. Die Reife der IT bestimmt die Kosten für Design und Implementierung, die bis zur Hälfte der Gesamtbetriebskosten (TCO) ausmachen können.
Was kostet die Implementierung eines PIM-Systems?
Die Implementierung ist in den ersten Jahren der größte Kostenblock und kann bis zur Hälfte der Gesamtbetriebskosten ausmachen. Sie umfasst Integrationen, Datenmigration, Anpassungen und Schulung und reicht je nach Komplexität Ihrer Produktdaten und Infrastruktur von einigen Tausend Euro bis weit über 100.000 €.
Welche laufenden Kosten verursacht ein PIM-System?
Die meisten Anbieter berechnen eine jährliche Wartungsgebühr von 15 % bis 25 % der Lizenzkosten, außer bei SaaS, wo die Wartung im Abonnement enthalten ist. Hinzu kommen Support und kontinuierliche Verbesserung, etwa neue Integrationen, Regeln für die Datenqualität und Sprachen, oft weitere 10 bis 20 % pro Jahr.
Wie berechnen Sie den Return on Investment eines PIM-Systems?
ROI = (Ertrag der Investition minus Kosten der Investition) geteilt durch die Kosten, mal 100 %. Der Ertrag ist zusätzlicher Umsatz plus eingesparte Zeit und Kosten. Zu den Kosten zählen Software, Implementierung, Datenkonvertierung, Schulung und Support, oft verteilt auf etwa drei Jahre.
Wie steigert ein PIM-System den Umsatz?
Bessere und schneller verfügbare Produktinformationen können Conversion, Auffindbarkeit, Upselling und Cross-Selling steigern. Außerdem lassen sich Wiederverkäufer und Datenpools leichter beliefern, Retouren durch schlechte Inhalte gehen zurück, und der Vertrieb muss keine einfachen Produktfragen mehr beantworten.
Welche Einsparungen bringt ein PIM-System typischerweise?
Einsparungen entstehen durch weniger Zeit für das Anlegen und Aktualisieren von Produkten, die Wiederverwendung von ERP- und Lieferantendaten, weniger doppelte Spracheinträge, schnellere Übersetzungen und günstigere Veröffentlichung in Katalogen und Kanälen. Multiplizieren Sie für jede Position die eingesparten Stunden mit dem Stundenlohn und addieren Sie die direkten Kosten, die wegfallen.
Warum ist der ROI eines PIM-Systems schwerer zu belegen, als es aussieht?
Viele Unternehmen haben nie gemessen, wie viel Zeit und Geld die heutige Arbeitsweise bereits kostet, sodass jede Einsparung zur Schätzung wird. Dokumentieren Sie zuerst die heutige Arbeitsweise, erfassen Sie dann Verbesserungspunkte und Budget, bevor Sie die ROI-Berechnung aufstellen.
Diagnose
Brauchen Sie überhaupt ein PIM?
Ermitteln Sie Ihren Komplexitätsindex, bevor Sie Software budgetieren oder einen Systemintegrator beauftragen.
Budget
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