PIM-Einführung: Phasen, Partner und Stolperfallen

Eine PIM-Implementierung, die funktioniert, ist eine geplante Implementierung. An diesem Punkt ist der Bedarf klar, das Team gebildet und das System gewählt. Das Ergebnis entscheidet jetzt die Reihenfolge der Arbeit, wer sie macht und wer das Ergebnis verantwortet. Dieser Leitfaden behandelt die Phasen, die Wahl zwischen Partner und eigenem Personal, die Stolperfallen und die Kosten eines Starts, der günstig aussieht. Wie Sie das System auswählen, steht in So wählen Sie das richtige PIM, was es kostet, im Vergleich der PIM-Kosten.

Die Phasen einer PIM-Implementierung

Die Bezeichnungen unterscheiden sich je nach Partner. Die Reihenfolge nicht: Sie legen das Ziel fest, bauen, testen mit Anwendern, gehen live und werten aus. Das Projektmanagement hält unterwegs den Kurs.

1. 1. Analyse und Planung

   Legen Sie Ziel und Route fest. Beschreiben Sie gemeinsam mit den Stakeholdern (Einkauf, IT, Produktentwicklung, Marketing, Vertrieb) die gewünschte Situation und was die Implementierung liefern muss. Halten Sie fest, was im Umfang liegt, was nicht und welche Ziele das System erreichen soll.

   Workshops machen das konkret. Die Fragen sind schlicht:

   • Woher kommt ein neues Produkt?
   • Wie fließen Daten heute durch das Unternehmen?
   • Was wird zu einem Artikel erfasst, und wofür?
   • Wo soll ein Artikel am Ende ankommen?
   • Welche Schnittstellen gibt es oder sind gewünscht?
   • Ein Onlineshop oder mehrere, ein Lieferantenportal, Broschüren, Marktplätze?
   • Welche Daten sind jetzt vorhanden, und welche Systeme sind die Quelle?

   Das Ergebnis ist ein Solution Design Document: Umfang, Richtung des Datenmodells, Schnittstellen und ein grober Plan.

2. 2. Aufbau

   Der Aufbau hat fünf Teile, in dieser Reihenfolge.

   • Datenmodell. Wie ein Artikel in der Software aussieht: welche Attribute es gibt, auf welcher Ebene sie liegen und wie Produkte zueinander in Beziehung stehen. Alles andere hängt davon ab.
   • Eingehende Datenflüsse. Ein Artikel wird oft im ERP mit wenigen Merkmalen angelegt und muss im PIM ankommen, um angereichert zu werden. Lieferantendaten sind ein weiterer eingehender Fluss und eine zweite Probe für das Modell.
   • Migration. Artikeldaten liegen meist verteilt über mehrere Systeme. Übernehmen Sie sie und erhöhen Sie die Qualität, wo es geht. Ein typischer Fall: Die Quelle speichert ein Attribut als Freitext, das Modell definiert eine Liste, und freie Eingabe hat viele Werte erzeugt, die dasselbe bedeuten. In der Migration vereinheitlichen Sie diese.
   • Ausgehende Datenflüsse. Das PIM ist die Single Source of Truth, also bekommt jede Plattform ihre Daten aus dem PIM und nicht aus einer Nebenkopie.
   • Prozess und Workflow. Die Software folgt dem Prozess, nicht umgekehrt. Ein Workflow legt fest, wer welche Daten anreichert oder validiert und wann ein Produkt als vollständig gilt.

3. 3. Test, Rollen und Schulung

   Laden Sie Produktdaten, oft aus einem ERP, aus Excel oder aus Lieferantendateien, und legen Sie Rollen und Berechtigungen fest. Schulen Sie die Anwender, damit sie anreichern können, was geladen wurde: Texte, Bilder, Video.

   Spielen Sie die User Stories in einer produktionsnahen Umgebung durch, wobei je ein Anwender pro Ebene einen Test abnimmt. Testen Sie automatisierte Workflows auf dieselbe Weise, von der Freigabe bis zur Veröffentlichung, mit Abnahme durch die technischen und fachlichen Verantwortlichen. Führen Sie Rückmeldungen der Anwender in die Konfiguration zurück, sonst bleibt die Schulung nicht haften.

4. 4. Go-live

   Der Go-live ist der Übergang von einem befüllten System zu echtem Datenmanagement. Die Ausgabeseite ist angebunden, sodass Produktdaten ohne manuellen Export vom PIM in den Onlineshop gelangen. Testen Sie diese Schnittstellen gründlich und zeigen Sie den Anwendern, wie sie sich verhalten. Solange das nicht geschehen ist, ist das PIM eine Datenbank mit einem Versprechen.

   Bedient das PIM mehr als ein Land, konfigurieren Sie zuerst die Anforderungen an die Lokalisierung. Sind die Tests zufriedenstellend, setzen Sie das System auf produktionsreif und schalten um.

5. 5. Nachbetrachtung

   Prüfen Sie, wie das Live-System arbeitet, bevor Sie etwas hinzufügen. Arbeiten Sie dann die Wünsche ab, die während des Projekts aufkamen, und die Erweiterungen, die Sie bewusst zurückgestellt haben. Zusätzliche Ausgabekanäle sind die übliche Ergänzung: Marktplätze, Datenpools oder ein Printkatalog. Danach geht das System in den Betrieb, in dem kleine Änderungen ohne Stillstand des Geschäfts erfolgen.

Das Projekt steuern

Ein PIM-Projekt braucht, was Navigationssoftware einem Fahrer bietet: wo es steht, wohin es geht und welche Alternative noch offen ist. Messen Sie den Fortschritt laufend und zeigen Sie ihn auf einem Dashboard, damit Sie nach Fakten steuern und nicht nach Gedächtnis.

Reviews und Retrospektiven sind die Stopps auf der Route. Ein Review zeigt, was erledigt ist und was das Team als Nächstes angeht. Eine Retrospektive stellt vier Fragen: Was haben wir bisher getan, was lief gut, wie nutzen wir das im nächsten Abschnitt und was sollte anders werden.

Partner oder eigenes Team?

„PIM-Experte“ umfasst sehr unterschiedliche Aufgaben. Wer sie verwechselt, bezahlt einen Strategen für das Mapping von Attributen oder bittet einen Entwickler, über Governance zu entscheiden. Holen Sie Expertise für die Aufgabe, die Sie selbst nicht leisten können, und nur so lange, wie Sie es nicht können.

Die drei Rollen

• PIM-Berater. Arbeitet vor und rund um den Kauf. Erfasst Ihre aktuellen Produktdatenflüsse, schreibt Anforderungen, erstellt eine Shortlist und führt die Anbieterauswahl durch. Ein guter Berater ist anbieterneutral und sagt Ihnen, wenn Sie noch kein PIM brauchen.
• Implementierungsspezialist. Baut das System: Datenmodell, Familien und Attribute, Workflows, Validierungsregeln und die Anbindung an ERP, Onlineshop und Kanäle. Kommt meist vom Anbieter oder von einem zertifizierten Partner.
• Product Data Owner. Betreibt das PIM nach dem Go-live. Entscheidet, wann Daten vollständig sind, pflegt die Regeln, bindet Lieferanten an und hält die Taxonomie in Ordnung. Diese Rolle gehört in Ihr Unternehmen, auch wenn Sie mit externer Hilfe beginnen.

Was jeder liefern sollte

Beurteilen Sie Experten nach Ergebnissen, nicht nach Stunden.

• Berater: eine Übersicht, woher Produktdaten kommen und wohin sie gehen, eine priorisierte Anforderungsliste, eine Shortlist von drei oder vier Anbietern mit Begründung und ausformulierte Demo-Szenarien, die auf Ihren eigenen Daten laufen.
• Implementierungsspezialist: ein dokumentiertes Datenmodell, funktionierende Im- und Exporte je Kanal, Validierungsregeln, die unvollständige Produkte blockieren, und eine Übergabe, die Ihr Team pflegen kann.
• Data Owner: Vollständigkeitswerte je Kanal, eine Routine für die Lieferantenanbindung und ein Backlog an Datenkorrekturen, das schrumpft.

Wann Sie wen hinzuziehen

• Vor der Auswahl: einen Berater, wenn Sie wissen, dass Produktdaten Sie bremsen, aber noch nicht sagen können, warum.
• Während des Aufbaus: Der Partner führt, aber eine interne Person sitzt in jeder Arbeitssitzung. Diese Person wird Ihr Data Owner.
• Nach dem Go-live: Reduzieren Sie externe Hilfe auf einen Supportvertrag und eine regelmäßige Überprüfung.

Behandeln Sie den Implementierungspartner als Teil der Auswahl, nicht als Nebensache. Die Plattform ist die halbe Entscheidung. Wer sie implementiert und wie gut dieser Partner Ihre Anforderungen und Anwendungsfälle versteht, prägt das Ergebnis ebenso stark wie die Software. Planen Sie alle drei Phasen von Anfang an ein: Lizenzen sind nur ein Teil der Rechnung.

Was Sie fragen, bevor Sie beauftragen

Branchenerfahrung zählt mehr als allgemeine PIM-Erfahrung. Ein Hersteller mit technischen Attributen und ETIM-Klassen hat andere Probleme als ein Modehändler mit Größen, Farben und Saisons.

• Vergleichbare Projekte. Fragen Sie nach Projekten wie Ihrem und nach einem, das schiefging, und was sich danach geändert hat.
• Bindungen an Anbieter. Fragen Sie, mit welchen Anbietern gearbeitet wird. Ein Reseller-Vertrag schließt einen Partner nicht aus, aber Sie sollten davon wissen.
• Das tatsächliche Team. Die Senior-Person im Pitch ist nicht immer die Person im Projekt.
• Eigentum. Dokumentation, Datenmodell und Integrationscode sollten Ihnen gehören.
• Integrationserfahrung. Fragen Sie nach Ihrer E-Commerce-Plattform, Ihrem ERP und API-basierten Individuallösungen. Prüfen Sie Supportbedingungen und Referenzen vergleichbarer Unternehmen.

Der Zielkonflikt

Externe Experten kosten pro Tag mehr als eigenes Personal und nehmen ihr Wissen mit, wenn sie gehen. Rein intern zu arbeiten ist langsamer und riskiert, Fehler zu wiederholen, die andere vor Jahren gemacht haben. In den meisten mittelgroßen Unternehmen funktioniert es, Expertise für Auswahl und Aufbau einzukaufen und die Verantwortung intern wachsen zu lassen. Halten Sie das im Vertrag fest: Jede externe Rolle bekommt ein namentlich benanntes internes Gegenüber, das übernimmt.

Die versteckten Kosten eines günstigen Starts

Ein System, das jetzt günstiger aussieht, kann später mehr kosten. Wächst Ihr Unternehmen, braucht ein eingeschränktes System womöglich teure Upgrades oder einen Austausch. Die technische Basis ist eine unternehmerische Entscheidung, kein IT-Rabatt. Fünf Fragen zeigen, wo die Kosten liegen.

• Monolithisch oder modular? Ältere Systeme laufen als ein verbundenes Ganzes und sind träge bei Änderungen. Modulare Systeme bestehen aus getrennten Teilen, die je eine Aufgabe erfüllen, sodass Sie nachsteuern können, ohne ausgebremst zu werden.
• On Premise oder Cloud? On Premise bedeutet Hardware, eine Investition vorab und Ihr IT-Team für Wartung und Sicherheit. Im PIM-Bereich ist das inzwischen selten. Cloud-Software wird vom Anbieter gehostet, skaliert mit der Nutzung und wird nutzungsabhängig bezahlt. Das meiste PIM wird als Software as a Service geliefert.
• Single oder Multi Tenant? Single Tenant gibt Ihnen eine eigene Kopie: mehr Anpassung, meist höhere Kosten, langsamere Updates. Multi Tenant teilt eine Instanz bei strikter Datentrennung: Sie laufen immer auf der neuesten Version, und der Anbieter trägt den Betrieb.
• Suite oder Best of Breed? Eine Suite eines Anbieters ist schnell gestartet, kann aber teuer sein, Sie an eine Roadmap binden und Funktionen enthalten, die Sie nicht brauchen. Best of Breed lässt Sie je Aufgabe das beste Werkzeug wählen, auf Kosten von Integrationsarbeit über mehrere Anbieter.
• API First und entkoppelt? Systeme, die um APIs herum gebaut sind, lassen sich leicht an ERP, Onlineshops und andere Werkzeuge anbinden. Eine entkoppelte oder Headless-Architektur trennt das Frontend von der Datenengine, sodass Sie das eine ändern können, ohne das andere zu beschädigen. Siehe Headless und Composable Commerce mit einem PIM.

Open Source ist ebenfalls nicht kostenlos. Es fällt keine Lizenzgebühr an, aber Anpassung, Schulung, Support und ein fähiges IT-Team für den Betrieb liegen bei Ihnen, und Sicherheitsupdates hängen davon ab, dass Sie sie einspielen. Wägen Sie es mit Open-Source-PIM im Vergleich ab.

Wie es weitergeht

Kennen Sie die Route, prüfen Sie, ob das System dazu passt. Vergleichen Sie, was Systeme können, in PIM-Funktionen und Leistungsmerkmale, erstellen Sie eine Shortlist mit Beste PIM-Software und schreiben Sie die Anforderungen mit dem PIM-RFP-Leitfaden. Wo das PIM endet und das ERP beginnt, lesen Sie in Wo das ERP aufhört, beginnt das PIM.

Wie es weitergeht

Beide Tools sind kostenlos und unabhängig von jedem Anbieter.

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