Wo das ERP aufhört, beginnt das PIM

PIM und ERP enthalten beide Produktdaten. Deshalb kommt die Frage, wo das eine aufhört und das andere beginnt, schon früh in der Auswahl eines PIM auf, oft von einem Finanz- oder IT-Leiter, der gerade erst eine ERP-Einführung abgeschlossen hat. Die beiden Systeme erledigen unterschiedliche Aufgaben und sind nicht austauschbar: Das ERP ist dafür gebaut, Transaktionen korrekt abzuwickeln, das PIM dafür, Produkte auf vielen Kanälen gleichzeitig verkaufsfähig zu machen. Dieser Leitfaden beantwortet zuerst die Frage nach dem Unterschied und zeigt dann, wo die Grenze liegt, was ein PIM neben dem ERP leistet, wie die beiden zusammenarbeiten und wann Sie beide brauchen.

PIM vs. ERP: der Unterschied

Ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) steuert die Ressourcen im gesamten Unternehmen: Finanzen, Kunden, Bestand, Beschaffung und die Prozesse dazwischen. Es führt die Datenbank der Transaktionen. Ein PIM-System (Product Information Management) speichert die Produktinformationen, die Kunden sehen, reichert sie an und veröffentlicht sie in jedem Kanal, über den das Produkt verkauft wird. In der Praxis wird im ERP aus einem Auftrag eine Kommissionierliste, eine Lieferung und eine Rechnung, während im PIM aus einer Artikelnummer eine Produktseite mit Namen, Beschreibung, Bildern und technischen Daten wird.

PIM, ERP und MDM: wofür jedes System verantwortlich ist

System	Wofür es zuständig ist	Wer damit arbeitet	Die Frage, die es beantwortet
PIMProduct Information ManagementLeitfaden zu PIM	Verkaufsfähige Produktinhalte: Attribute, Beschreibungen, Asset-Verknüpfungen, Übersetzungen und Kanalversionen.	E-Commerce, Marketing, Category Management und Produktcontent-Teams.	Ist dieses Produkt vollständig und bereit für den Verkauf in diesem Kanal?
ERPEnterprise Resource PlanningLeitfaden zu ERP	Transaktionen und Betrieb: Aufträge, Bestand, Einkauf, Preise und Finanzen.	Finanzen, Supply Chain, Einkauf und Vertriebsinnendienst.	Was haben wir eingekauft, hergestellt, verkauft, versandt und fakturiert?
MDMMaster Data ManagementLeitfaden zu MDM	Golden Records über Domänen hinweg: Kunden, Lieferanten, Standorte und Produkte, abgeglichen und gesteuert.	Data Governance, Data Stewards und IT.	Welche Version dieses Datensatzes ist die richtige, in jedem System?

Die Unterschiede, auf die es ankommt

Die folgenden Punkte kommen meist zur Sprache, wenn ein Unternehmen die beiden Systeme gegeneinander abwägt. Sie dienen als Prüfliste, mit der Sie jeden Punkt an der Art messen können, wie Ihre Organisation heute mit Produktdaten umgeht:

• Hauptaufgabe. PIM: Produktinformationen sammeln, anreichern und verteilen. ERP: interne Geschäftsprozesse automatisieren und verbinden.
• Daten, für die es verantwortlich ist. PIM: verkaufsfähige Produktinhalte wie Beschreibungen, Attribute, Bilder, Videos, Bedienungsanleitungen und Länderversionen. ERP: Transaktionen und operative Abläufe wie Finanzen, Bestand, Beschaffung, Lieferkette und Rohdaten zu Produkten.
• Ausrichtung. Das PIM blickt nach außen, auf kundennahe Kanäle, Vertrieb und Marketing. Das ERP blickt nach innen, auf die Abteilungen, die das Unternehmen am Laufen halten.
• Hauptnutzer. PIM: Produktmanagement, Vertrieb, Marketing und E-Commerce-Teams. ERP: Finanzen, Einkauf, Produktion und Lieferkette.
• Taxonomie. PIM: detailliert, damit Produkte geordnet und gefunden werden können. ERP: überwiegend finanzielle und operative Kategorien.
• Workflows und Oberflächen. PIM: gebaut für Teams, die Produktinhalte gemeinsam erstellen und verbessern. ERP: gebaut für ein viel breiteres Spektrum an Geschäftsprozessen.
• Ausgabe. PIM: Onlineshops, Marktplätze, Kataloge, Print, Apps, Partner und Distributoren. ERP: Aufträge, Bestand, Einkauf und Buchhaltung.

Zusammen zeigt die Liste, dass die beiden Systeme für unterschiedliche Menschen gebaut sind. Eine ERP-Maske ist für eine Sachbearbeiterin in der Auftragserfassung oder einen Einkäufer gedacht, die viele Transaktionen am Tag abwickeln. Eine PIM-Oberfläche ist für einen Produktmanager oder eine Content-Redakteurin gedacht, die jeweils an einem Produkt oder einer Produktfamilie arbeiten und sehen müssen, ob es für jeden Kanal vollständig ist.

Wo das ERP aufhört und das PIM beginnt

Die Grenze liegt dort, wo aus dem operativen Produktdatensatz verkaufsfähiger Content werden muss. Bis zu diesem Punkt ist das ERP die Single Source of Truth: Artikelnummern, Produktrohdaten, Preise, Bestand, Einkauf und Buchhaltung. Ab diesem Punkt übernimmt das PIM: Beschreibungen, Attribute, Bilder, Übersetzungen, Taxonomie und die Feeds an Onlineshops, Marktplätze, Kataloge und Partner. Ein Großhändler für Installationsmaterial ist ein typischer Fall. Sein ERP kennt die Artikelnummer, den Einkaufspreis, den Bestand pro Lager und die Verpackungseinheit, während sein PIM den Produktnamen für den Onlineshop, die technischen Attribute je ETIM-Klasse, die Montageanleitung und die Bilder enthält.

Das ERP bleibt das führende System. Das PIM synchronisiert sich mit ihm und mit anderen Quellen wie Branchendatenbanken über APIs und fertige Integrationen, sodass niemand Produktrohdaten neu eintippen muss. Aufträge aus den Kanälen fließen für die Buchhaltung zurück ins ERP. Produkte mit Stückliste brauchen eine eigene Aufteilung, siehe Stücklisten in PIM und ERP.

Ziehen Sie die Grenze früh im Projekt, bevor beide Systeme anfangen, ihre eigene Kopie des Katalogs zu führen, und jede spätere Entscheidung zu einer Diskussion darüber wird, welche Kopie gewinnt. Die folgenden Schritte sind ein praktischer Weg dorthin.

1. Erfassen Sie, wo Produktdaten heute entstehen

   Notieren Sie für jedes Attribut das System oder die Datei, in der es entsteht: Artikelnummer, Preis, Bestand, Beschreibung, Bilder, Übersetzungen. Beziehen Sie die Tabellen, Prospekte und Telefonate mit Lieferanten ein, in denen noch ein Teil des Katalogs steckt.

2. Geben Sie jedem Attribut einen Verantwortlichen

   Operative Attribute bleiben im ERP: Artikelnummern, Preise, Bestand, Einkaufs- und Logistikdaten. Content-Attribute liegen im PIM: Beschreibungen, Kanalspezifikationen, Medienverknüpfungen, Übersetzungen und Taxonomie.

3. Legen Sie die Richtung jedes Datenflusses fest

   Artikel und Preise gehen vom ERP ins PIM. Produktinhalte gehen vom PIM in die Kanäle. Aufträge gehen von den Kanälen ins ERP. Ein Wert, der an zwei Stellen bearbeitet wird, braucht eine Regel, welche Seite gewinnt.

4. Verbinden Sie die Systeme über APIs oder fertige Integrationen

   Automatisieren Sie die Synchronisierung, damit niemand ERP-Daten von Hand kopiert, und testen Sie sie nach jedem ERP-Upgrade oder jeder Änderung einer Schnittstelle erneut, denn ein umbenanntes Feld auf ERP-Seite kann unbemerkt verhindern, dass Preise oder neue Artikel das PIM erreichen.

Warum Produktinformationen nicht nur im ERP liegen sollten

ERP-Pakete ermöglichen bereits die Verwaltung von Produkten und Beständen. Wenn das ERP das operative Herz des Unternehmens ist, braucht ein zweites System einen Grund, und die Geschäftsleitung wird zu Recht danach fragen. Der Grund liegt in der Struktur der Organisation: welche Informationsflüsse es gibt und welche Systeme sie tragen.

Die meisten Unternehmen nutzen mehr als nur das ERP. Ein CRM hält Kundendaten, ein HRM-System Personaldaten, die Website listet Produkte, und ein Kassensystem nimmt die Zahlung dafür entgegen. Viele Produktinformationen sind noch immer nicht digital, vor allem wenn ein Produkt viele Optionen hat. Teams greifen dann auf Prospekte und Broschüren zurück oder rufen beim Lieferanten an, um das genaue Detail zu erfahren.

Die Produktinformationen liegen dann in Einzelteilen über digitale und papierbasierte Systeme verstreut, und wenn diese Systeme nicht verbunden sind, können Sie nicht jede Kopie aktuell halten. Das ERP selbst ist selten die Antwort, denn ERP-Systemen fehlt oft der Platz für das, was ein Kanal braucht. Grundlegende Eigenschaften wie Farben, Gewicht und Abmessungen sind vielleicht für die Logistik vorhanden, aber nicht in der Form oder dem Detailgrad, nach dem ein Käufer filtert. Produktbeschreibungen, Bilder und Produktvideos haben meist keinen richtigen Platz, ebenso wenig Versionen nach Land mit eigener Sprache und manchmal eigenem Sortiment. Bedienungsanleitungen und Erklärvideos landen auf einem gemeinsamen Laufwerk, und die Taxonomie (was in einem Onlineshop wohin gehört) fehlt, weil die Produktgruppen des ERP für Einkauf und Finanzen gebaut sind.

Was ein PIM neben dem ERP leistet

Ein PIM ist für Produktdaten gebaut. In einem ERP ist der Produktbereich ein Datensatz innerhalb eines umfassenderen operativen Systems. Ein PIM bezieht Daten aus Quellen, veröffentlicht an die Systeme, die zuhören, und betreibt Data Quality Management (DQM), sodass Kanäle, Partner und Distributoren mit demselben Datensatz arbeiten. Es hat drei Aufgaben: Produktinformationen aus den Quellen sammeln, die sie haben, darunter das ERP, sie anreichern und aktuell halten und sie an die anderen Systeme senden. Die folgenden Abschnitte zeigen, was ein PIM übernimmt, wofür ein ERP meist nicht eingerichtet ist.

Produktstruktur

Produkte werden nach Typ, Variante und Gruppe geordnet. Ein Produkttyp ist ein eigenständiger Artikel mit eigenem Satz an Attributen. Eine Variante ist eine Version eines Produkts, die sich in Merkmalen wie Farbe oder Größe unterscheidet, und Varianten lassen sich zu Variantengruppen zusammenfassen. Produkte können außerdem kombiniert und als Bundles verkauft werden. In vielen ERP-Systemen ist jede Variante ein eigener Artikel ohne Verbindung zu ihren Geschwistern. Deshalb zeigt ein Onlineshop, der direkt aus dem ERP gespeist wird, jede Farbe desselben T-Shirts oft als eigenes, unverbundenes Produkt.

Attribute sind die Merkmale, die ein Produkt beschreiben und innerhalb seiner Kategorie unterscheiden: Abmessungen, Farbe, Material. Zu den Attributen eines Smartphones gehören Bildschirmgröße, Prozessortyp, Arbeitsspeicher, Speicherkapazität, Kameraauflösung und Betriebssystem. Attributgruppen fassen ähnliche Attribute zusammen, sodass eine Redakteurin die technischen Daten in einem Block sieht und die Marketingmerkmale in einem anderen.

SKUs (Stock Keeping Units) sind die Codes, mit denen Produkte unterschieden werden. Jedes Unternehmen baut seine eigene SKU-Struktur auf, sodass dasselbe physische Produkt bei verschiedenen Organisationen unterschiedliche SKUs tragen kann. Die SKU eines T-Shirts kann zum Beispiel Marke, Produkttyp, Größe und Farbe abbilden. Das PIM hält die Verbindung zwischen Ihrer SKU und den Kennungen, die andere verwenden, etwa der Teilenummer des Herstellers oder der GTIN, damit ein Kanal das Produkt seinem eigenen Katalog zuordnen kann.

Kategorien und Taxonomie

Eine Produkttaxonomie ist die Hierarchie, die Produkte nach ihren Attributen, Merkmalen und Beziehungen gruppiert, damit Kunden sie nach Marke, Kategorie, Größe oder Farbe finden. Ein Mode-Onlineshop hat vielleicht „Bekleidung“ als breite Kategorie, unterteilt in „Herrenbekleidung“, dann in „Hemden“ und „Hosen“, dann in „Kurzarm-T-Shirts“ oder „Jeans“. Ein Produkt kann in dieser kundennahen Struktur auch an mehreren Stellen stehen, zum Beispiel ein Gartenschlauch unter „Garten“ und unter „Bewässerung“, während es im ERP genau eine Produktgruppe für das Reporting hat. Die Kategorien eines ERP sind überwiegend finanzieller und operativer Natur. Deshalb liegt die Taxonomie für Kunden meist im PIM.

Syndizierung in jeden Kanal

Beim Teilen von Produktdaten über Kanäle hinweg (Syndizierung) und beim Übertragen in und aus Systemen (Import und Export) stößt manuelle Arbeit an ihre Grenzen. Jeder Kanal hat eigene Anforderungen, Felder und Kategorien: Ein Marktplatz will die Farbe vielleicht als festen Wert aus seiner eigenen Liste, ein Distributor will eine ETIM-Klasse, und der Printkatalog will einen kurzen und einen langen Text. Produktinformationen für jeden Kanal von Hand anzupassen ist langsam, führt zu Tippfehlern, falschen Formaten und fehlenden Werten und verzögert die Listung, was Time-to-Market kostet.

Ein PIM importiert Daten in mehreren Dateiformaten mit wiederverwendbaren Importvorlagen, setzt Regeln für Benennung, Struktur und Speicherung durch, erstellt einen Feed pro Kanal und synchronisiert Aktualisierungen automatisch oder halbautomatisch über APIs und fertige Integrationen. Ein Produktdatensatz wird einmal gepflegt und auf das Format jedes Kanals abgebildet, statt für jeden Kanal separat bearbeitet zu werden.

Anreicherung, Lokalisierung und Medien

Mit einem PIM lassen sich Beschreibungen, Attribute, Medien, Produktbeziehungen und Übersetzungen einfach ergänzen und Versionen pro Sprache und Markt pflegen. Bilder, Videos und Dokumente werden mit dem Produkt verknüpft. Sie können aus einem in das PIM integrierten DAM stammen, über eine fertige Integration aus einem externen DAM oder über APIs aus einem Headless-DAM. Was DAM- und PIM-Systeme sind erklärt diese Aufteilung.

Workflow und Zusammenarbeit

Rollen und Berechtigungen steuern, wer was ändert. Aufgaben lassen sich an Kollegen, Partner und Lieferanten delegieren, und Lieferanten können ihre eigenen Daten hochladen und aktualisieren, teilweise über ein Partnerportal. Das reduziert doppelte Arbeit und zeigt, wie weit jedes Produkt ist. Ein Produkt kann erst in einen Kanal gehen, wenn die Pflichtfelder für diesen Kanal gefüllt sind und jemand es freigegeben hat. So bleiben halbfertige Produkte aus dem Onlineshop heraus.

PIM, ERP und MDM

Die Grenze zwischen Master Data Management (MDM), ERP und PIM ist nicht immer klar, und damit stellt sich die Frage, ob mehr als ein System gerechtfertigt ist. Jedes hat eine andere Aufgabe.

MDM verwaltet und harmonisiert die zentralen Daten im gesamten Unternehmen, mit Fokus auf interne Abläufe. Es ist die Basisschicht unter PIM und ERP, damit korrekte, einheitliche Daten jeden Geschäftsbereich erreichen. MDM-Systemen fehlen meist die PIM-Funktionen, die Marketing und Vertrieb für den digitalen Handel brauchen, etwa kanalspezifische Inhalte und Feeds. Ihre Stärke ist die interne Governance, etwa die Verwaltung von SKUs und die Synchronisierung mit Branchendatenbanken. Mehr dazu unter Master Data Management.

ERP-Systeme optimieren interne Prozesse und speichern Produktrohdaten aus Quellen wie Lieferanten. Diese Daten eignen sich selten unverändert für kundennahe Kanäle: Lieferantenbeschreibungen sind oft kurz, in Großbuchstaben oder in der Sprache des Lieferanten geschrieben, und ein ERP ist ein schwerfälliger Ort, um sie anzureichern, weil jede Änderung durch Masken läuft, die für Transaktionen gebaut sind.

Das PIM ist für Vertrieb und Marketing gebaut. Es zentralisiert Produktdaten, verbessert ihre Qualität und übernimmt die Verteilung und Synchronisierung in jeden Kanal. In einem Unternehmen, das alle drei Systeme betreibt, hält das MDM die zentralen Kennungen und Beziehungen einheitlich, das ERP wickelt die Transaktionen ab, und das PIM macht das Produkt verkaufsfertig.

Brauchen Sie ein PIM, wenn Sie bereits ein ERP haben?

Nicht zwangsläufig. Ein separates PIM lohnt sich vor allem, wenn Sie viele Produkte, viele Varianten und komplexe Produkte haben und wenn dasselbe Produkt mehrere Kanäle, Sprachen oder Partner erreichen muss. Ein Unternehmen mit einem kleinen, stabilen Sortiment, das über einen Onlineshop in einer Sprache verkauft, kommt oft mit dem ERP und einem gut strukturierten Onlineshop aus, daher ist ein separates PIM nicht immer die Empfehlung. Entscheidend sind die Art Ihrer Produkte und wie Informationen tatsächlich durch Ihr Unternehmen fließen. Werden Produktdaten bereits in Tabellen kopiert, um die Kanäle zu versorgen, ist das ein deutliches Zeichen, dass das ERP allein nicht mehr reicht.

Um das für Ihre eigene Situation zu prüfen, starten Sie mit dem Check Brauche ich ein PIM? oder lesen Sie, wer eine PIM-Lösung braucht. Budgetrahmen finden Sie unter PIM-Kosten. Warum die Grenze heute wichtiger ist, da KI-Assistenten Produktdaten lesen, erfahren Sie in Das PIM tritt aus dem Schatten des ERP und in der Podcast-Folge B2B-PIM erklärt: Warum das ERP nicht mehr reicht.

Wie es weitergeht

Beide Tools sind kostenlos und unabhängig von jedem Anbieter.

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Ein kurzer Check, der zeigt, ob ein eigenes PIM-System Ihrem Katalog hilft oder ob Tabellen und ERP noch ausreichen.

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