PIM-implementatie: fases, partners en valkuilen

Een PIM-implementatie die werkt, is een geplande implementatie. Op dit punt is de behoefte duidelijk, het team samengesteld en het systeem gekozen. Wat nu het resultaat bepaalt, is de volgorde van het werk, wie het doet en wie eigenaar is van het resultaat. Deze gids behandelt de fases, de keuze tussen een partner en eigen mensen, de valkuilen en de kosten van een start die goedkoop lijkt. Hoe je het systeem kiest, staat in hoe je de juiste PIM selecteert en wat het kost in de vergelijking van PIM-kosten.

De fases van een PIM-implementatie

De namen verschillen per partner. De volgorde niet: je bepaalt de bestemming, je bouwt, je test met gebruikers, je gaat live en je evalueert. Projectmanagement houdt onderweg de koers bij.

1. 1. Analyse en planning

   Bepaal de bestemming en de route. Beschrijf samen met de stakeholders (inkoop, IT, productontwikkeling, marketing, sales) de gewenste situatie en wat de implementatie moet opleveren. Leg vast wat binnen de scope valt, wat erbuiten en welke doelen het systeem moet halen.

   Workshops maken dit concreet. De vragen zijn eenvoudig:

   • Waar komt een nieuw product vandaan?
   • Hoe loopt data nu door de organisatie?
   • Wat wordt er van een artikel vastgelegd, en waarvoor?
   • Waar moet een artikel uiteindelijk terechtkomen?
   • Welke koppelingen bestaan er of zijn gewenst?
   • Gaat het om één webshop of meerdere, een leveranciersportaal, brochures, marktplaatsen?
   • Welke data is er nu, en welke systemen zijn de bron?

   Het resultaat is een solution design document: scope, richting van het datamodel, koppelingen en een globaal plan.

2. 2. Bouw

   De bouw heeft vijf onderdelen, in deze volgorde.

   • Datamodel. Hoe een artikel eruitziet in de software: welke attributen er zijn, op welk niveau ze zitten en hoe producten zich tot elkaar verhouden. Al het andere hangt hiervan af.
   • Inkomende stromen. Een artikel wordt vaak in het ERP aangemaakt met een kleine set kenmerken en moet in de PIM landen om verrijkt te worden. Leveranciersdata is een tweede inkomende stroom en een tweede toets van het model.
   • Migratie. Artikeldata staat meestal verspreid over systemen. Bewaar die en verhoog de kwaliteit waar het kan. Een typisch geval: de bron slaat een attribuut op als vrije tekst, het model definieert een lijst en vrije invoer leverde veel waarden op die hetzelfde betekenen. In de migratie maak je die uniform.
   • Uitgaande stromen. De PIM is de single source of truth, dus elk platform krijgt zijn data uit de PIM, niet uit een zijkopie.
   • Proces en workflow. De software volgt het proces, niet andersom. Een workflow bepaalt wie welke data verrijkt of valideert en wanneer een product compleet is.

3. 3. Testen, rollen en training

   Laad productdata, vaak uit een ERP, Excel of leveranciersbestanden, en stel rollen en rechten in. Train gebruikers zodat ze kunnen verrijken wat geladen is: teksten, afbeeldingen, video.

   Draai de user stories in een productie-achtige omgeving, waarbij een gebruiker op elk niveau een test accordeert. Test geautomatiseerde workflows op dezelfde manier, van goedkeuring tot publicatie, met akkoord van de technische en zakelijke eigenaren. Neem wat gebruikers terugmelden mee in de configuratie, anders beklijft de training niet.

4. 4. Go-live

   Go-live is de overgang van een gevuld systeem naar echt databeheer. De uitgaande kant is gekoppeld, zodat productdata zonder handmatige export van de PIM naar de webshop gaat. Test die koppelingen goed en laat gebruikers zien hoe ze werken. Zolang dat niet gedaan is, is de PIM een database met een belofte.

   Gebruikt de PIM meer dan één land, configureer dan eerst de lokalisatie-eisen. Zijn de tests naar tevredenheid, zet het systeem dan op productieklaar en schakel over.

5. 5. Evaluatie achteraf

   Kijk hoe het live systeem presteert voordat je iets toevoegt. Werk daarna de wensen af die tijdens het project opkwamen en de uitbreidingen die je bewust hebt laten liggen. Extra uitvoerkanalen zijn de gebruikelijke toevoeging: marktplaatsen, datapools of een printcatalogus. Daarna gaat het systeem naar beheer, waar kleine wijzigingen plaatsvinden zonder dat het bedrijf stilstaat.

Het project sturen

Een PIM-project heeft nodig wat navigatiesoftware een bestuurder geeft: waar het staat, waar het heen gaat en welk alternatief nog openligt. Meet de voortgang continu en toon die op een dashboard, zodat je bijstuurt op feiten en niet op geheugen.

Reviews en retrospectives zijn de stops onderweg. Een review laat zien wat klaar is en wat het team daarna oppakt. Een retrospective stelt vier vragen: wat hebben we tot nu toe gedaan, wat ging goed, hoe gebruiken we dat in de volgende periode en wat moet anders.

Partner of eigen team?

"PIM-expert" omvat zeer verschillende rollen. Door ze te verwarren betalen bedrijven een strateeg om attributen te mappen of vragen ze een ontwikkelaar over governance te beslissen. Huur expertise in voor het werk dat je zelf niet kunt, en alleen zolang je het niet kunt.

De drie rollen

• PIM-consultant. Werkt vóór en rond de aanschaf. Brengt je huidige productdatastromen in kaart, schrijft eisen, stelt een shortlist op en voert de leveranciersselectie uit. Een goede consultant is leveranciersonafhankelijk en zegt het als je nog geen PIM nodig hebt.
• Implementatiespecialist. Bouwt het systeem: datamodel, families en attributen, workflows, validatieregels en de koppelingen met ERP, webshop en kanalen. Komt meestal van de leverancier of een gecertificeerde partner.
• Productdata-eigenaar. Beheert de PIM na go-live. Beslist wanneer data compleet is, onderhoudt de regels, haalt leveranciers aan boord en houdt de taxonomie op orde. Deze rol hoort binnen je bedrijf, ook als je met externe hulp begint.

Wat elk moet opleveren

Beoordeel experts op resultaten, niet op uren.

• Consultant: een overzicht van waar productdata vandaan komt en heen gaat, een geprioriteerde eisenlijst, een shortlist van drie of vier leveranciers met onderbouwing en uitgeschreven demoscenario's om op je eigen data te draaien.
• Implementatiespecialist: een gedocumenteerd datamodel, werkende im- en exports per kanaal, validatieregels die onvolledige producten blokkeren en een overdracht waarmee je team het kan onderhouden.
• Data-eigenaar: volledigheidsscores per kanaal, een routine voor het aanhaken van leveranciers en een backlog met datacorrecties die korter wordt.

Wanneer haal je wie erbij?

• Vóór de selectie: een consultant, als je weet dat productdata je afremt maar nog niet kunt zeggen waarom.
• Tijdens de bouw: de partner leidt, maar één interne collega zit in elke werksessie. Die wordt je data-eigenaar.
• Na go-live: breng externe hulp terug naar een supportcontract en een periodieke review.

Behandel de implementatiepartner als onderdeel van de selectie, niet als bijzaak. Het platform is de helft van de beslissing. Wie het implementeert en hoe goed die partner jouw eisen en use cases begrijpt, bepaalt het resultaat net zo sterk als de software. Begroot alle drie de fases vanaf het begin: licenties zijn maar een deel van de rekening.

Wat je vraagt voordat je inhuurt

Branche-ervaring telt zwaarder dan algemene PIM-ervaring. Een fabrikant met technische attributen en ETIM-klassen heeft andere problemen dan een modeketen met maten, kleuren en seizoenen.

• Vergelijkbare projecten. Vraag naar projecten zoals het jouwe, en naar één die misging en wat er daarna veranderd is.
• Banden met leveranciers. Vraag met welke leveranciers ze werken. Een resellerovereenkomst sluit een partner niet uit, maar je moet het weten.
• Het echte team. De senior uit de pitch is niet altijd de persoon in het project.
• Eigendom. Documentatie, het datamodel en de integratiecode horen van jou te zijn.
• Integratie-ervaring. Vraag naar jouw e-commerceplatform, je ERP en API-maatwerk. Controleer de supportvoorwaarden en referenties van vergelijkbare bedrijven.

De afweging

Externe experts kosten per dag meer dan eigen mensen en nemen hun kennis mee als ze vertrekken. Alleen intern werken is trager en loopt het risico fouten te herhalen die anderen jaren geleden al maakten. Wat in de meeste middelgrote bedrijven werkt, is expertise inkopen voor selectie en bouw en het eigenaarschap binnen laten groeien. Leg dat vast in het contract: elke externe rol krijgt een interne tegenhanger met naam die het overneemt.

De verborgen kosten van een goedkope start

Een systeem dat nu goedkoper lijkt, kan later meer kosten. Groeit je bedrijf, dan kan een beperkt systeem dure upgrades of vervanging nodig hebben. De technische basis is een zakelijke beslissing, geen IT-korting. Vijf vragen laten zien waar de kosten zitten.

• Monolithisch of modulair? Oudere systemen draaien als één verbonden geheel en veranderen traag. Modulaire systemen bestaan uit losse onderdelen die elk één taak doen, zodat je kunt bijsturen zonder geremd te worden.
• On premise of cloud? On premise betekent hardware, een investering vooraf en je IT-team dat onderhoud en beveiliging doet. Bij PIM is het inmiddels zeldzaam. Cloudsoftware wordt door de leverancier gehost, schaalt mee met gebruik en betaal je naar verbruik. De meeste PIM wordt geleverd als Software as a Service.
• Single of multi tenant? Single tenant geeft je een eigen kopie: meer maatwerk, meestal hogere kosten, tragere updates. Multi tenant deelt één instantie met strikte scheiding van data: je draait altijd de nieuwste versie en de leverancier draagt de exploitatie.
• Suite of best of breed? Een suite van één leverancier is snel gestart, maar kan duur zijn, je aan één roadmap binden en functies bevatten die je niet nodig hebt. Best of breed laat je per taak de beste tool kiezen, ten koste van integratiewerk over meerdere leveranciers.
• API first en ontkoppeld? Systemen die rond API's zijn gebouwd, koppelen eenvoudig met ERP, webshops en andere tools. Een ontkoppelde of headless architectuur scheidt de voorkant van de data-engine, zodat je het een kunt wijzigen zonder het ander te breken. Zie headless en composable commerce met een PIM.

Open source is ook niet gratis. Er is geen licentiekost, maar maatwerk, training, support en een vaardig IT-team om het te draaien komen voor jouw rekening, en beveiligingsupdates hangen af van jouw bijhouden. Weeg het af met open source PIM vergeleken.

Waar je daarna heen kunt

Nu je de route kent, controleer je of het systeem erbij past. Vergelijk wat systemen kunnen in PIM-functies en -mogelijkheden, maak een shortlist met beste PIM-software en schrijf de eisen met de PIM-RFP-gids. Waar de PIM stopt en het ERP begint, lees je in waar ERP stopt en PIM begint.

Hoe je verder gaat

Beide tools zijn gratis en onafhankelijk van welke vendor dan ook.

Twijfel je of je een PIM nodig hebt?

Een korte check die laat zien of een dedicated PIM je catalogus helpt, of dat spreadsheets en ERP het nog prima doen.

Check of een PIM past

Klaar om vendors te vergelijken?

Beantwoord vragen over je schaal, sector en harde eisen en krijg een gerangschikte shortlist.

Stel mijn vendor-shortlist samen