Was sind DAM- und PIM-Systeme? Der Unterschied erklärt

DAM und PIM landen auf derselben Produktseite, deshalb behandeln Teams sie oft wie ein einziges System, doch sie erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Digital Asset Management speichert Dateien: die Fotos, Videos, Logos und Dokumente, die ein Unternehmen veröffentlicht. Product Information Management speichert die Produktfakten, zu denen diese Dateien gehören: die Beschreibung, die Attribute, den Preis und die Übersetzungen. Beide enthalten Dateien und beide tauchen im selben Kaufgespräch auf, und genau dort beginnt die Verwirrung. Sie kann dazu führen, dass ein Unternehmen ein DAM kauft, obwohl sein eigentliches Problem unvollständige Produktdaten sind, oder dass es von einem PIM-System erwartet, eine Markenbibliothek zu führen, für die es nie gedacht war. Nur für die Abkürzung lesen Sie, wofür DAM steht.

Was ist DAM?

DAM (Digital Asset Management) speichert, katalogisiert und liefert die Dateien, die ein Unternehmen veröffentlicht: Bilder, Videos, Audio, Präsentationen, Logos, Marketingmaterialien und andere Dokumente. Sobald diese Dateien kanalübergreifend wiederverwendet werden, sorgt ein DAM dafür, dass es eine aktuelle Version gibt und keine veralteten Motive mehr live gehen. Die Aufgabe besteht darin, diese Dateien innerhalb und außerhalb des Unternehmens zu finden, zu öffnen, abzurufen und zu nutzen. Digital Asset Management lohnt sich, wenn viele Assets geteilt werden müssen, viele Menschen sie brauchen und ein echtes Risiko besteht, dass ein veraltetes Logo oder ein Foto ohne passende Lizenz in einer Kampagne landet.

Was Ihnen ein DAM bringt

Der erste Gewinn ist der Zugriff. Teams finden, öffnen, holen und nutzen Assets über einen zentralen Einstiegspunkt statt über eine Mischung aus Netzlaufwerken, Agentur-Transfers und Postfächern. Dateien werden mit Metadaten indexiert, sodass die Suche auch dann funktioniert, wenn Sie den Dateinamen nicht mehr kennen: Tags, Beschreibungen und Kategorien genügen, und KI kann die Tags automatisch ergänzen, etwa indem sie das Produkt oder die Umgebung auf einem Foto erkennt.

Danach kommt die Versionskontrolle. Wenn mehrere Versionen eines Assets im Umlauf sind, etwa eine Broschüre, die nach einer Preisänderung aktualisiert wurde, hält das DAM fest, welche aktuell ist. So arbeiten alle mit der neuesten Datei, und niemand greift versehentlich zur alten.

Ein DAM schützt außerdem die Marke. Ein begrenzter Kreis berechtigter Nutzer steuert die verwendeten Markenassets, was sensible Dateien und urheberrechtlich geschütztes Material schützt. Dazu gehören auch die Nutzungsrechte: Ein Foto, das nur für die Website oder nur für einen begrenzten Zeitraum lizenziert ist, trägt diese Einschränkung im DAM mit sich. Wer eine Datei mit einem Partner, Lieferanten oder Distributor teilt, gibt sie damit nicht zur beliebigen Weiterverwendung frei.

Schließlich nimmt ein DAM Reibung aus der Marketingarbeit. Es ist mit den Werkzeugen verbunden, in denen die Arbeit ohnehin stattfindet, etwa PowerPoint, Adobe InDesign und Social-Media-Kanäle. So liegt die freigegebene Datei bereit, wenn die Aufgabe beginnt, und niemand muss sie herunterladen, umbenennen und wieder hochladen.

Was ist ein PIM-System?

PIM (Product Information Management) organisiert Kataloginhalte: Beschreibungen, Übersetzungen, Kategorien, Attribute, Produktfamilien und die Verweise auf Bilder. Der Rohdatensatz entsteht meist im ERP. Das PIM-System reichert diesen Datensatz an und veröffentlicht eine Version in den Kanälen, in denen das Produkt verkauft wird, darunter Printkataloge, Apps, Websites und Social Media. Ein breites, sich häufig änderndes SKU-Sortiment ist der typische Fall, etwa ein Großhändler, dessen Lieferanten jede Woche neue Artikel liefern, oder ein Händler mit vielen Varianten pro Produkt.

Der praktische Test lautet: Kann eine Kundin, ein Kunde oder eine Suchmaschine eine Lücke, einen Widerspruch oder einen veralteten Wert erkennen? Wenn ja, sind die Produktinhalte nicht fertig. Eine fehlende Abmessung, eine Übersetzung, die noch die Ausgangssprache zeigt, oder ein Farbname, der sich zwischen Onlineshop und Marktplatz unterscheidet, sind typische Beispiele. Ein PIM-System ist dafür gebaut, solche Lücken zu finden und zu schließen, bevor das Produkt veröffentlicht wird.

Was Ihnen ein PIM-System bringt

Der sichtbarste Gewinn ist eine kürzere Time-to-Market. Produktdaten und die zugehörigen Informationen liegen auf einer Plattform, sodass eine Sortimentsänderung oder ein neuer Markt nicht bedeutet, den Katalog von Hand neu aufzubauen, und eine Produktänderung kann nahezu in Echtzeit jeden Kanal erreichen.

Auch der Betrieb wird einheitlicher. Ein zentraler Speicherort für Produktinformationen macht klar, wo ein Wert geändert werden muss und wer die Änderung freigibt. Ein PIM-System arbeitet meist neben einem ERP und verbindet, was Sie intern bereits vorhalten, etwa Artikelnummern und Preise, mit dem, was von außen kommt, etwa Lieferantendaten und Inhalte von Agenturen.

Für die Kundschaft wird der Kauf einfacher. Kundinnen und Kunden sehen neue Produkte früher, mit aktuellen Informationen und demselben Markenerlebnis online wie offline, sodass das Produkt, das sie im Laden gesehen haben, mit dem auf der Website übereinstimmt.

DAM vs. PIM: der Unterschied

Ein DAM ist um die Datei herum gebaut, ein PIM-System um das Produkt. Der Produktdatensatz im PIM verweist auf Dateien im DAM, sodass sich die beiden bei den Produktmedien treffen, etwa bei Packshots, Produktvideos und Anleitungen, die zu einem bestimmten Artikel gehören, und nirgendwo sonst.

PIM und DAM: wofür welches System zuständig ist

System	Wofür es zuständig ist	Wer damit arbeitet	Die Frage, die es beantwortet
PIMProduct Information ManagementLeitfaden zu PIM	Verkaufsfähige Produktinhalte: Attribute, Beschreibungen, Asset-Verknüpfungen, Übersetzungen und Kanalversionen.	E-Commerce, Marketing, Category Management und Produktcontent-Teams.	Ist dieses Produkt vollständig und bereit für den Verkauf in diesem Kanal?
DAMDigital Asset ManagementLeitfaden zu DAM	Dateien und Medien: Bilder, Videos, Dokumente, Varianten und Nutzungsrechte.	Marken-, Kreativ- und Marketingteams.	Wo liegt die freigegebene Datei, und wo dürfen wir sie verwenden?

• Was es enthält. DAM: Dateien wie Bilder, Videos, Audio, Logos, Präsentationen und Dokumente. PIM: Produktfakten wie Beschreibungen, Attribute, Kategorien, Übersetzungen und Preise.
• Art der Daten. DAM: unstrukturierte Assets. PIM: strukturierte Produktdaten.
• Hauptaufgabe. DAM: die aktuelle Version einer Datei finden, steuern und wiederverwenden. PIM: einen Produktdatensatz anreichern und in jedem Kanal veröffentlichen.
• Typische Nutzer. DAM: Kreativ-, Marketing- und Kommunikationsteams. PIM: Produkt-, E-Commerce- und Marketingteams.
• Passt am besten, wenn. DAM: Sie viele Marken- und Marketingdateien verwalten, mit oder ohne Produktbezug. PIM: Sie ein breites, sich änderndes Sortiment katalogisieren und verkaufen.

An den Rändern überschneiden sich die Werkzeuge. Manche DAM-Tools können Produktinformationen in begrenztem Umfang verwalten, ihnen fehlen aber die Funktionen eines eigenständigen PIM-Systems. Manche PIM-Systeme enthalten DAM-Funktionen, aber nicht die Spezialfunktionen eines eigenständigen DAM. In der Praxis lautet die Frage, wo das Gewicht Ihrer Inhalte liegt. Ein Unternehmen mit einer überschaubaren Zahl an Packshots pro Produkt kann diese oft im PIM-System verwalten, während eine Marke mit einer großen Kreativbibliothek, Videoproduktionen und lizenzierter Fotografie die Kontrollfunktionen eines eigenständigen DAM braucht.

Brauchen Sie beides?

Das hängt vom Unternehmen ab. DAM und PIM ersetzen einander nicht und verfolgen unterschiedliche Ziele, Sie müssen sich also selten für das eine und gegen das andere entscheiden. Die eigentliche Frage ist, welche Arten von Inhalten Sie haben und wie viel von jeder.

Ein PIM-System organisiert die Produktinhalte, die Sie verkaufen: SKUs, Bilder, Übersetzungen, produktbezogene Kampagnen. Ein DAM übernimmt diesen Produktdatensatz nicht. Das Unternehmen hat außerdem Dateien, die gar keine Produkte sind, aus anderen Abteilungen, von der Marke und aus dem Marketing. Diese gehören in ein DAM.

Wählen Sie ein PIM-System, wenn die Aufgabe darin besteht, Produktinformationen von einem Ort aus zu speichern und zu verteilen: Beschreibung, Foto, Preis und alles Weitere. Angebundene Filialen und der Onlineshop lesen dann denselben korrekten Datensatz. Wenn das Katalogisieren und Verkaufen von Produkten Ihr ganzes Geschäft oder ein Teil davon ist, brauchen Sie wahrscheinlich ein PIM-System, denn das Qualitätsniveau, das Kanäle erwarten, lässt sich von Hand nicht halten, sobald das Sortiment wächst.

Wählen Sie ein DAM, wenn es um Gestaltung, Marketing und Kommunikation geht. Fotos, Designs, Videos und Werbespots werden dort verwaltet und verteilt, und Sie entscheiden, welche Version einer Broschüre oder eines Werbespots aktuell ist. Wenn Sie keine Produkte verkaufen und die Dateien für Social-Media-Kanäle, Messen, Kongresse oder Kundeninhalte gedacht sind, ist ein DAM die passende Wahl.

Setzen Sie beides ein, wenn Sie beide Arten von Inhalten haben. Das PIM-System verwaltet die Produktinhalte, das DAM das übrige Unternehmens- und Marketingmaterial. Nutzen Sie das DAM, um das PIM-System zu speisen, damit der Produktdatensatz mit der richtigen Datei ausgespielt wird. Ein Möbelhersteller ist ein typischer Fall: Raumaufnahmen und Kampagnenvideos liegen im DAM, während jedes Produkt im PIM-System mit seinen Packshots, Montageanleitungen und Maßzeichnungen verknüpft ist.

Für E-Commerce-Produktinhalte, die aktuell und kontrolliert bleiben müssen, leistet das PIM-System die Arbeit, denn ein DAM hat kein Modell für Attribute, Varianten oder Kanalanforderungen. Wie andere Teams die Arbeit aufteilen, wird im Round Table zu PIM und DAM diskutiert.

Wie DAM und PIM zusammenarbeiten

Früher haben Marketer Produktfakten und Dateien aus getrennten Systemen, Datenbanken und Tabellen zusammengesucht und dann von Hand geprüft, ob das Foto zum Produkttext passt. In einem verbundenen Stack sehen interne Teams und externe Nutzer denselben aktuellen Datensatz. Das DAM hält die Bilder und Videos. Das PIM-System hält und reichert die Produktdaten an und verknüpft jedes Produkt mit seinen Dateien. Gemeinsam können Sie damit ein kanalfertiges Produkt zusammenstellen, veröffentlichen und einmal aktualisieren.

DAM

Wo liegt die freigegebene Datei, und wo dürfen wir sie nutzen?

pumpe-vorne.jpgv1v2

FreigegebenWeb und Print

Neue Version

Verknüpft, nicht kopiert

PIM

Ist dieses Produkt vollständig und bereit für den Verkauf?

Beispiel Pumpe P-200

Hauptbild→ pumpe-vorne.jpg

• Beschreibung
• Attribute
• Übersetzungen

Kanäle

• Onlineshop
• Marktplätze
• Printkatalog
• Social

Einmal aktualisiert, überall aktuell

Drei Wege, sie zu verbinden

Es gibt drei gängige Muster. Welches passt, hängt davon ab, ob Sie bereits ein DAM betreiben, wie speziell Ihre Anforderungen an Assets sind und wie viele andere Systeme dieselben Dateien brauchen:

• Ein DAM im PIM-System. Der PIM-Anbieter integriert es direkt, sodass Assets und Produktdaten in einer Umgebung liegen. Das funktioniert gut, um Assets zu sammeln und mit dem Produkt synchron zu halten, erfüllt aber womöglich keine speziellen Anforderungen wie eine detaillierte Rechteverwaltung oder Video-Workflows.
• Eine fertige Integration mit einem externen DAM. Sie behalten das DAM, das Ihre Teams bereits nutzen, und verknüpfen dessen Assets mit Produkten im PIM-System. Das Kreativteam behält seine Werkzeuge, und das Produktteam sieht an jedem Produkt die richtigen Dateien.
• Ein Headless-DAM. Die Verwaltung der Assets ist von der Darstellung entkoppelt: Ein zentrales Repository liefert Assets über APIs an das PIM-System und andere Systeme aus. Das passt zu Unternehmen, bei denen Website, Apps und Partnerportale alle direkt dieselben Dateien brauchen.

Prüfen Sie, welche dieser drei Varianten ein PIM-Kandidat unterstützt, bevor Sie ihn auf die Shortlist setzen, und lassen Sie sie sich mit Ihrer eigenen Art von Assets vorführen, denn die Tiefe dieser Integrationen unterscheidet sich von Anbieter zu Anbieter. Ein Test mit einer Handvoll eigener Produkte zeigt schnell, ob Dateien, Renditions und Nutzungsrechte so übernommen werden, wie Sie es brauchen.

Wofür die Verbindung da ist

Die Verknüpfung von PIM und DAM ist die praktische Form von Product Content as a Service: Die Fakten und die Dateien, die sie erklären, bleiben im Einklang, wo auch immer das Produkt gezeigt wird. Der erste Gewinn ist Markenkonsistenz. Dieselbe Botschaft, dieselben Visuals und dieselben Produktdetails erscheinen in jedem Kanal, sodass Kunden nicht auf zwei Versionen des Produkts stoßen, etwa auf einen alten Packshot auf einem Marktplatz neben einem neuen im Onlineshop. Das Marketing arbeitet zudem mit einem Datensatz, sodass Kampagnen- und Sortimentsentscheidungen auf dem Produkt beruhen, das Sie tatsächlich veröffentlichen, statt auf einer privaten Tabelle. Auch die Kampagnenarbeit geht schneller, weil Teams Fakten und Dateien aus bekannten Systemen holen, statt danach zu suchen.

Am meisten zahlt sich die Verbindung aus, wenn sich etwas ändert. Sie ändern den Datensatz oder das Asset einmal und veröffentlichen neu, statt jeden Kanal von Hand zu bearbeiten. Angebote bleiben im Einklang mit dem Katalog, denn Varianten und verwandte Artikel funktionieren nur, wenn Produktdatensatz und Assets übereinstimmen. Käufer sehen vom Suchtreffer bis zur Produktseite eine SKU und müssen keine widersprüchlichen Angaben abgleichen. Und Sie pflegen nicht mehr denselben Absatz an zwei Stellen, was den Weg vom neuen Produkt zur laufenden Kampagne verkürzt.

Wie Sie ein PIM-System und ein DAM verbinden

Die Verbindung der beiden Systeme ist ein eigenes Projekt, und der Konnektor ist selten der schwierigste Teil. Der größte Aufwand steckt in Absprachen zur Zuständigkeit, im Zustand der vorhandenen Daten und in der Arbeitsweise der Teams, wie die folgenden Schritte zeigen.

1. Legen Sie fest, welches System wofür zuständig ist

   Dateien, Renditions und Nutzungsrechte liegen im DAM. Produktfakten und die Verweise auf Dateien liegen im PIM-System. Getrennte Systeme ohne Absprache bedeuten, dass verschiedene Teams verschiedene Versionen des Produkts pflegen, und das zeigt sich als Fehler in Marketingmaterial und Kundenkommunikation.

2. Wählen Sie das Integrationsmuster

   Entscheiden Sie zwischen integriertem DAM, fertiger Integration und Headless-DAM, ausgehend von den Assets, die Sie haben, und den Systemen, die sie brauchen. Plattformen, die nicht für die Integration ausgelegt sind, brauchen unter Umständen Anpassungen oder Middleware von Drittanbietern, bevor sie Daten austauschen können. Berücksichtigen Sie das in der Schätzung.

3. Bereinigen Sie vor der Migration

   Bestehende Daten in das verbundene Setup zu übernehmen, geht langsam, wenn diese Daten verschmutzt oder schlecht organisiert sind: doppelte Bilder, Dateinamen ohne SKU, Assets, die niemand zuordnen kann. Bereinigen Sie sie zuerst und vereinbaren Sie eine Namenskonvention, die jede Datei mit ihrem Produkt verbindet, damit die Verknüpfung automatisch entstehen kann.

4. Nehmen Sie die Teams mit

   Teams, die an die alte Arbeitsweise gewöhnt sind, wehren sich gegen neue Prozesse, und ohne Schulung nutzen sie die Systeme nicht vollständig. Eine gemeinsame Verantwortung für Inhalte verändert, wie Kreativ-, Produkt- und E-Commerce-Teams zusammenarbeiten. Planen Sie das so sorgfältig wie die Software.

5. Prüfen Sie vor der Veröffentlichung und pflegen Sie dauerhaft

   Wer einen Launch beschleunigt, ohne die Produktinformationen zu prüfen, bringt Fehler in alle Kanäle gleichzeitig. Schulung ist keine einmalige Sache, und die Anforderungen an Inhalte ändern sich, während das Unternehmen wächst. Überprüfen Sie das Setup deshalb, wenn Sie Kanäle oder Märkte hinzufügen.

Wo PLM, PIM und DAM stehen

Ein Produkt durchläuft den Weg von der Idee und dem Proof of Concept über die Entwicklung bis zur Markteinführung. Product Lifecycle Management (PLM) hält den Datensatz in den frühen Phasen. Danach wandert der kommerzielle Datensatz ins PIM-System. Die Marketingdateien bleiben über die gesamte Laufzeit im DAM.

Bleiben die Systeme unverbunden, pflegt jedes seine eigene Kopie, und niemand kann sagen, welche Version aktuell ist. Das Whitepaper von Theresa Regli zur Kombination von DAM und PIM, DAM and PIM: A Match Made in MarTech, behandelt vier Punkte, die bei der Auswahl nach wie vor zählen:

• Korrekte Produktinformationen.
• Product Content as a Service: Produktdaten und Marketingmaterial im Gleichgewicht.
• Was Sie gewinnen, wenn Sie DAM und PIM verbinden.
• Wie sich PLM, PIM und DAM unterscheiden.

Sie sind nach wie vor ein solider Ausgangspunkt für eine Auswahl. Legen Sie fest, welches System die Fakten und welches die Dateien verantwortet, verbinden Sie beide so, dass jeder Produktdatensatz die richtigen Medien trägt, und behalten Sie PLM als Quelle der technischen Daten im Blick, von denen beide abhängen.

Wie es weitergeht

Beide Tools sind kostenlos und unabhängig von jedem Anbieter.

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