PIM-software: Wat zijn de opties?

Een PIM – Product Information Management systeem – is speciaal opgezet om al je productinformatie te beheren. Het gemakkelijke van PIM-software is dat je je volledige productassortiment vanuit één bron kunt beheren. Dit betekent dat je niet langer apart hoeft te zoeken naar Excel-bestanden, ERP-gegevens of andere documenten; alles is gemakkelijk te vinden en te bewerken via de PIM. Van technische gegevens, afbeeldingen, technische tekeningen, diagrammen, logo’s, pictogrammen, productbeschrijvingen, downloadbare documenten en marketingbeschrijvingen tot SEO-teksten en sfeerbeelden.

Productbeheer

PIM-software is onmisbaar voor een efficiënt beheer van producten. Met één centrale bron waarin je gegevens kunt opslaan, aanvullen en beheren, zorg je voor structuur in de organisatie, kun je eenvoudig overzicht houden en bespaar je bovendien veel (zoek- en invoer)tijd.

Snel of uitgebreid zoeken en vervangen

Binnen de PIM-software kun je snel het hele assortiment doorzoeken, maar het is ook mogelijk om uitgebreid of op een specifiek kenmerk te zoeken.

Je kunt bijvoorbeeld zoeken naar artikelen waar de afbeelding of beschrijving nog ontbreekt of in een specifieke taal. Je kunt ook zelf complexe zoekopdrachten maken en deze opslaan voor toekomstig gebruik.

Afbeeldingen beheren

Afbeeldingen hoeven niet fysiek te worden toegevoegd aan de PIM software, zodra ze in de juiste bestandsmap staan is het voldoende om alleen de bestandsnaam in te voeren. Deze worden volledig automatisch gekoppeld wanneer ze worden gepubliceerd (tijdens het exporteren).

Meerdere assortimentssoorten maken

Als je de gegevens gebruikt in verschillende media-uitingen zoals een website, papieren catalogus en subcatalogi of prijslijsten, wil je natuurlijk controle hebben over de volgorde van de productgroepen en producten in deze publicaties.

Daarom kan binnen de PIM-software op elk niveau worden bepaald welke volgorde moet worden gevolgd voor welke media-uiting.

Classificaties

Beschrijf je producten uniform volgens ETIM, GS1 of een andere standaard. Een PIM-systeem bevat een gebruiksvriendelijke tool om je hele productassortiment te classificeren en vervolgens te exporteren (voor datapools) of direct op het web en papier te publiceren.

Meerdere gebruikers

Natuurlijk kun je in de PIM-software met meerdere gebruikers werken. Het is mogelijk om privileges in te stellen voor elke gebruiker, zodat ze alleen een specifiek deel van de productgegevens kunnen bewerken.

Gegevens bewerken in Excel

Artikelen en artikelgroepen kunnen rechtstreeks van Excel naar Excel worden gekopieerd om de gegevens daar gemakkelijk aan te passen of aan te vullen. De nieuwe informatie kan met één muisklik weer volledig in de PIM worden geplakt. Zo kun je snel en eenvoudig een groep artikelen aanpassen.

Meerdere talen

Het aantal talen waarin je gegevens kunt beheren is onbeperkt. Elke taal kan eenvoudig worden weergegeven, aangevuld, geïmporteerd en geëxporteerd. Dit geldt voor westerse en niet-westerse talen.

Selecties maken

Voor zowel je website als je catalogus, deelpublicaties of prijslijsten kun je via uitgebreide selectiemogelijkheden kiezen welke informatie uit de PIM database je wilt publiceren. Er kunnen aparte selecties worden gemaakt voor de website en catalogus, en het is ook mogelijk om deelpublicaties te maken met een geselecteerd deel van het assortiment. Zo kun je direct inspelen op trends en de seizoenen of een map maken met alleen de nieuwste producten.

Kies uit verschillende schermindelingen

Verschillende activiteiten vereisen verschillende schermweergaven en binnen de PIM-software kun je de schermlay-out kiezen die het beste bij de taak past. Bij het invoeren van gegevens in verschillende talen is het bijvoorbeeld handig om de verschillende talen naast elkaar te zetten, en bij het invoeren of controleren van kenmerken kan het het beste werken via een tabbladindeling.

Logbestanden

PIM heeft logboekopties om je productassortiment goed te beheren. Er is bijvoorbeeld een logbestand van de nieuwe en vervallen artikelen na een update vanuit je ERP-systeem.

Gegevens importeren

Informatie kan vanuit verschillende bronnen in het PIM worden ingevoerd. Denk aan producttitels, teksten, artikelnummers, eigenschappen, PDF’s, afbeeldingen en meer. Dit kan handmatig, via een Excel-document, het ERP-systeem of via classificatiebestanden.

Importeren uit het ERP-systeem

Alle informatie uit het ERP-systeem kan eenvoudig worden geïmporteerd in de PIM-software. Denk bijvoorbeeld aan het inlezen van prijzen, aandelengegevens, gewicht of andere handelsinformatie.

ETIM, GS1 of een andere classificatie importeren

Met PIM-software kun je jezelf classificeren als groothandelaar en als producent de geclassificeerde productinformatie van je leveranciers inlezen. Klaar voor onmiddellijk gebruik.

Excel

Gegevens kunnen ook uit Excel worden gehaald. Hiervoor kan een importbestand worden gemaakt, maar het is ook mogelijk om nieuwe artikelen rechtstreeks vanuit Excel in de gewenste artikelgroep te plakken.

Bijwerken via importeren

Productinformatie kan eenvoudig worden bijgewerkt met behulp van importbestanden. Je kunt prijzen, voorraadgegevens, afbeeldingen of andere productgegevens snel bijwerken.

Publiceren en exporteren – rechtstreeks vanuit de PIM-software

Er zijn veel opties om te publiceren vanuit de PIM software. Opmerking: niet alle PIM software heeft al deze publicatieopties.

Naar de website/webshop

Alle productinformatie kan rechtstreeks vanuit de PIM-software naar je website of webshop worden gepubliceerd. Dit omvat uitgebreide zoek- en filteropties en een duidelijke presentatie van de producten met de bijbehorende informatie.

Geautomatiseerde productcatalogus

Printsoftware gebruikt je gegevens die zijn opgeslagen in een PIM-software om je publicatie automatisch voor te bereiden. Dit kan een complete papieren catalogus zijn met je complete assortiment, maar ook een deelcatalogus, een catalogus met klantspecifieke prijzen, een prijslijst of een uitgebreid datablad met afbeeldingen en technische tekeningen.

Geautomatiseerde prijslijst

Printsoftware kan ook eenvoudig prijslijsten maken met dezelfde methode. Je kunt ook selecteren welke producten je wilt publiceren en je kunt zelfs prijslijsten maken met klantspecifieke prijzen.

Geautomatiseerde productbladen

Productbladen maken is ook een optie. Met één druk op de knop zet de software je PIM-gegevens om in een prachtig vormgegeven document met alle productinformatie. Natuurlijk inclusief afbeeldingen, technische tekeningen, pictogrammen en alle productkenmerken.

De beste PIM-software?

Er zijn verschillende PIM-softwarepakketten op de markt, maar welke is de beste? Dat hangt natuurlijk helemaal af van je bedrijf, je bereik en je wensen!