10 signalen dat je mkb-bedrijf een PIM-systeem nodig heeft

Een mkb-bedrijf heeft een PIM nodig zodra het werk aan productdata de groei begint te remmen: nieuwe producten wachten op content, kanalen tonen verschillende informatie en dezelfde correctie wordt op meerdere plekken gedaan. Herken je drie of meer van de signalen hieronder, dan is een PIM het onderzoeken waard. Maar één voorwaarde weegt zwaarder dan elk signaal. Iemand in je team moet eigenaar worden van de productdata. Zonder die persoon wordt een PIM een duurdere spreadsheet.

Op die voorwaarde verschilt het mkb van grote bedrijven. Een enterprise kan een productdatateam aannemen. Een mkb-bedrijf legt de taak meestal bij iemand die al een volle week heeft, dus het systeem dat je kiest moet klein genoeg zijn voor die persoon.

De 10 signalen

1. Je hoofdspreadsheet heeft een poortwachter. Eén collega weet welk tabblad actueel is en welke kolommen ertoe doen. Is die op vakantie, dan liggen de productupdates stil.

2. Kanalen tonen verschillende informatie. De webshop, de marktplaats en de gedrukte prijslijst zijn het oneens over afmetingen, materialen of namen, en klanten merken het eerder dan jij.

3. Nieuwe producten wachten op content. De voorraad ligt in het magazijn, maar de listing staat niet live omdat omschrijvingen, beelden of vertalingen nog per mail worden verzameld.

4. Dezelfde correctie wordt vaker dan één keer gedaan. Een verkeerd gewicht wordt aangepast in het ERP, dan in de webshop, dan in het marktplaatsportaal. Elke kopie loopt daarna weer uit de pas.

5. Leveranciersdata komt in elk formaat binnen. Elke leverancier stuurt een andere spreadsheet, en iemand typt of bouwt die met de hand om voordat je er iets mee kunt.

6. Marktplaatsen wijzen je listings af. Amazon, bol of een ander kanaal weigert producten vanwege ontbrekende attributen, en het herstellen kost dagen zoekwerk.

7. Beelden en documenten staan in mappen. Productfoto's, handleidingen en certificaten staan verspreid over gedeelde schijven, en niemand weet zeker welk bestand bij welke SKU hoort.

8. Vertalingen komen als laatste. Verkopen in een tweede taal betekent de spreadsheet kopiëren en hopen dat iemand beide versies gelijk houdt.

9. Regelgeving voegt nieuwe velden toe. Veiligheidsgegevens, energielabels, verpakkingsinformatie of data voor het productpaspoort moeten per product worden opgeslagen en op verzoek getoond.

10. De groeiplannen gaan uit van meer kanalen. Het ondernemingsplan voegt een marktplaats, een B2B-portaal of een nieuw land toe, en niemand heeft gevraagd hoe de productdata daar komt.

Welk type PIM past bij het mkb

PIM-systemen vallen grofweg in drie groepen, en mkb-bedrijven kopen vaak uit de verkeerde.

• Basis-PIM. Centrale productdata, eenvoudige workflows, een handvol exports. Past bij één webshop met één of twee kanalen en een catalogus van honderden tot een paar duizend producten. De grens komt in zicht als kanalen en talen zich vermenigvuldigen.
• PIM voor de middenmarkt. Voegt regels voor datakwaliteit toe, volledigheid per kanaal, onboarding van leveranciers en meer connectoren. Past bij groeiende bedrijven met meerdere kanalen of talen.
• Enterprise-PIM. Complexe datamodellen, veel koppelingen, wereldwijde uitrol. Zelden de juiste eerste keuze voor het mkb, omdat de kosten en de configuratie het team boven het hoofd groeien.

De gebruikelijke fout gaat twee kanten op. Sommige mkb-bedrijven kopen een enterprise-suite voor groei die er nog niet is. Andere kiezen de goedkoopste tool en vervangen die binnen twee jaar. Kies voor de komende twee tot drie jaar, niet voor vandaag en niet voor de visie over vijf jaar.

Voor realistische prijzen per groep gebruik je onze vergelijking van PIM-kosten van instap tot enterprise. Die zet licentie- en implementatiekosten naast elkaar, en daar gaan mkb-begrotingen meestal mis. Is budget de grootste beperking, dan laat ons overzicht van open source PIM-systemen zien wat je krijgt zonder licentiekosten en wat je in plaats daarvan aan hosting en ontwikkeling op je neemt.

Zelf doen, met een consultant of met de leverancier

Je kunt het project op drie manieren aanpakken, en de juiste hangt af van de kennis die je in huis hebt.

• Zelf doen. Werkt als iemand in het team tijd en technisch gevoel heeft en de catalogus niet te complex is. Je houdt volledige controle en bespaart kosten. Het risico is dat je het datamodel en de koppelingen onderschat.
• Met een onafhankelijke consultant. Werkt als je geen PIM-ervaring hebt en een neutrale blik wilt op welk systeem past. Het kost vooraf meer en het bespaart geld als het een verkeerde aankoop voorkomt.
• Met de leverancier of diens partner. Werkt voor configuratie en koppelingen zodra het systeem gekozen is. Kijk goed wat het supportcontract dekt, want hulp van de leverancier na de livegang gaat vaak alleen over de software, niet over je data.

Een implementatie in het mkb duurt doorgaans een paar weken voor een eenvoudige opzet en enkele maanden als ERP, webshop en marktplaatsen allemaal gekoppeld moeten worden.

Voordat je koopt

Herken je de signalen, maar weet je niet goed wat een PIM inhoudt, begin dan met Wat is product information management (PIM)?. Dat artikel legt uit wat het systeem doet en wat het aan andere tools overlaat. Voor wie voor het eerst koopt, is ons artikel over het belang van een PIM-systeem voor beginnende gebruikers praktisch, omdat het de beslissing stap voor stap doorloopt en de fouten noemt die volgen op een overhaast ja of nee.

Doe daarna één kleine test. Tel hoeveel uur je team vorige maand aan productdata heeft besteed, opgeteld over iedereen die eraan heeft gewerkt. Verrast dat getal je, dan is de businesscase voor een PIM al half geschreven.