Hoe PIM-systemen in de praktijk verschillen

PIMvendors werkt al meer dan tien jaar aan PIM-systemen: producten die al op de markt zijn en nieuwe. Dat dekt begeleiding of analyse van meer dan 300 implementaties, genoeg om kwaliteit, implementatiepartners en leveranciers te vergelijken, plus licentiestructuur, prijs en exploitatiekosten.

Een selectie is de moeite waard vóór je koopt. Het systeem dat past, houdt meer vast dan een korte producttekst. Het praktische deel van het advies is welke nieuwe taken realistisch worden zodra het record echt wordt bijgehouden.

Kies je voor het eerst, leg deze kaart naast hoe je de juiste PIM selecteert. Die gids zet eisen om in een shortlist. Dit artikel legt uit waarom twee producten met vergelijkbare functielijsten toch anders aanvoelen zodra je erin leeft.

Drie groepen

PIM-systemen zijn vermenigvuldigd omdat ze naast ERP in een omnichannel-stack zitten. Voor veel sales-, product- en marketingteams is de PIM het systeem waarin ze elke dag werken. De verschillen zijn groot genoeg dat een featurechecklist de match niet vindt.

• Alleen PIM. Productinformatie beheren en verrijken, en daar stoppen.
• PIM plus marketing. De basis, plus DAM, geautomatiseerde opmaak van folders in het huisstijlsjabloon, SEO-data, reviews en vergelijkbare extra's.
• PIM plus commerce. De basis en de marketinglaag, plus B2B-portalen, webshops, landings- en actiepagina's, promotiebeheer, marktplaatsfeeds, CRM en vergelijkbare extra's.

Bredere suites zien er aantrekkelijk uit tot je de ongebruikte modules prijst en de complexiteit die ze toevoegen voor teams die alleen verrijking en syndicatie nodig hadden. Smallere tools zien er goedkoop uit tot je een DAM en een feed-engine als aparte projecten toevoegt.

Wat je binnen een groep test

Kijk naar de eisen van dit jaar en naar het bedrijf dat je over een paar jaar verwacht.

• Schaalbaarheid. Of het systeem kan meegroeien met de catalogus, of je over een paar jaar opnieuw koopt.
• Investering en total cost of ownership. Of exploitatiekosten houdbaar blijven, en of productiviteit het project kan terugverdienen. Onze vergelijking van PIM-kosten geeft realistische ranges per segment, zodat de licentieprijs niet het enige getal in de kamer is.
• Doorontwikkeling. Of je een specifieke wens op de roadmap van de leverancier kunt zetten.
• Technische implementatie. Of de leverancier implementatiepartners heeft die jouw branche of jouw type bedrijf al hebben gedaan.
• Gebruiksvriendelijkheid. Of de mensen die er echt in gaan typen ermee overweg kunnen, over rollen heen.

Welke categorie past

High-end enterprise

De PIM of DAM is één onderdeel van een complexe, internationale architectuur. Marketing en online sales werken vaak in andere systemen. De PIM is de bron voor websites, apps, POS, print- en foldertooling, en PLM.

Standaard enterprise

Middelgrote organisaties die een brede suite niet gaan bemensen of kopen, en productdata toch onder controle nodig hebben. Het werk is contentproductie en contentdistributie.

Mid-end enterprise

Productinformatie is hoe processen op één lijn komen. Marketing en online sales werken allebei in het systeem. Naast content produceren is het de hub die feeds stuurt naar resellers en naar platformen zoals Amazon, eBay, Carrefour en Google Shopping.

Basic PIM

Kleinere organisaties die meer productcontent willen publiceren dan de ERP aankan. Het werk is verrijking, plus een webshop of een dealerportaal. Beslis je nog of je überhaupt een PIM nodig hebt, begin dan met tien signalen dat een MKB een PIM nodig heeft en waarom een PIM telt voor first-time users.

Hoe je deze kaart gebruikt

Kies de groep die past bij hoeveel marketing en commerce je in de PIM wilt versus ernaast. Scoort daarna leveranciers binnen die groep op de vijf tests hierboven. Kruis geen groepen alleen op een featurecheckbox: een commercesuite kan "PIM doen" en toch het verkeerde operating model zijn voor een team dat alleen verrijking nodig had.

De fit laat zich zien na livegang, als de mensen die het record bijhouden in de tool blijven of terugkeren naar Excel.