Wie sich PIM-Systeme in der Praxis unterscheiden

PIMvendors beschäftigt sich seit mehr als zehn Jahren mit PIM-Systemen: mit Produkten, die schon am Markt sind, und mit neuen. Dazu gehören die Begleitung oder Analyse von über 300 Implementierungen. Das reicht, um Qualität, Implementierungspartner und Anbieter zu vergleichen, ebenso Lizenzstruktur, Preis und laufende Kosten.

Eine Auswahl lohnt sich, bevor Sie kaufen. Das passende System hält mehr als einen kurzen Produkttext. Der praktische Teil der Beratung ist die Frage, welche neuen Aufgaben realistisch werden, sobald der Datensatz tatsächlich gepflegt wird.

Wenn Sie zum ersten Mal auswählen, kombinieren Sie diese Übersicht mit unserem Leitfaden, wie Sie das richtige PIM auswählen. Er macht aus Anforderungen eine Shortlist. Dieser Artikel erklärt, warum sich zwei Produkte mit ähnlicher Funktionsliste trotzdem unterschiedlich verhalten, sobald Sie damit arbeiten.

Drei Gruppen

PIM-Systeme haben sich vervielfacht, weil sie in einer Omnichannel-Landschaft neben dem ERP stehen. Für viele Vertriebs-, Produkt- und Marketingteams ist das PIM das System, in dem sie jeden Tag arbeiten. Die Unterschiede sind so groß, dass eine Funktions-Checkliste die passende Lösung nicht findet.

• Reines PIM. Produktinformationen verwalten und anreichern, und dort aufhören.
• PIM plus Marketing. Die Basis, dazu DAM, automatisierter Satz von Prospekten im Corporate Design, SEO-Daten, Bewertungen und ähnliche Extras.
• PIM plus Commerce. Die Basis und die Marketingebene, dazu B2B-Portale, Onlineshops, Landing- und Kampagnenseiten, Aktionsmanagement, Marktplatz-Feeds, CRM und ähnliche Extras.

Breitere Suiten wirken attraktiv, bis Sie die ungenutzten Module einpreisen und die Komplexität, die sie Teams aufbürden, die nur Anreicherung und Syndizierung brauchten. Schmalere Werkzeuge wirken günstig, bis Sie ein DAM und eine Feed-Engine als separate Projekte hinzufügen.

Was Sie innerhalb einer Gruppe testen sollten

Betrachten Sie die Anforderungen dieses Jahres und das Unternehmen, das Sie in einigen Jahren erwarten.

• Skalierbarkeit. Ob das System mit dem Katalog wachsen kann oder ob Sie in einigen Jahren erneut kaufen.
• Investition und Gesamtbetriebskosten (TCO). Ob die laufenden Kosten tragbar bleiben und ob Produktivitätsgewinne das Projekt zurückzahlen können. Unser Vergleich der PIM-Kosten nennt realistische Spannen pro Segment, damit der Lizenzpreis nicht die einzige Zahl auf dem Tisch ist.
• Weiterentwicklung. Ob Sie einen konkreten Wunsch auf die Roadmap des Anbieters bringen können.
• Technische Implementierung. Ob der Anbieter Implementierungspartner hat, die Ihre Branche oder Ihre Art von Geschäft schon umgesetzt haben.
• Benutzerfreundlichkeit. Ob die Menschen, die tatsächlich damit arbeiten werden, es über alle Rollen hinweg bedienen können.

Welche Kategorie passt

High-End-Enterprise

Das PIM oder DAM ist ein Teil einer komplexen, internationalen Architektur. Marketing und Onlinevertrieb arbeiten oft in anderen Systemen. Das PIM ist die Quelle für Websites, Apps, Kassensysteme, Print- und Prospektwerkzeuge sowie PLM.

Standard-Enterprise

Mittelgroße Organisationen, die für eine breite Suite weder Personal noch Budget aufbringen wollen und trotzdem ihre Produktdaten im Griff haben müssen. Die Aufgabe ist Content-Produktion und Content-Verteilung.

Mid-End-Enterprise

Über Produktinformationen werden Prozesse aufeinander abgestimmt. Marketing und Onlinevertrieb arbeiten beide im System. Neben der Produktion von Inhalten ist es die Drehscheibe, die Feeds an Wiederverkäufer und an Plattformen wie Amazon, eBay, Carrefour und Google Shopping sendet.

Basis-PIM

Kleinere Organisationen, die mehr Produktinhalte veröffentlichen müssen, als das ERP aufnehmen kann. Die Aufgabe ist die Anreicherung, dazu ein Onlineshop oder ein Händlerportal. Wenn Sie noch entscheiden, ob Sie überhaupt ein PIM brauchen, beginnen Sie mit den zehn Anzeichen, dass ein KMU ein PIM braucht, und mit der Frage, warum ein PIM für Einsteiger wichtig ist.

So nutzen Sie diese Übersicht

Wählen Sie die Gruppe, die dazu passt, wie viel Marketing und Commerce Sie im PIM statt daneben haben möchten. Bewerten Sie dann die Anbieter innerhalb dieser Gruppe anhand der fünf Tests oben. Wechseln Sie nicht allein wegen eines Häkchens in der Funktionsliste die Gruppe: Eine Commerce-Suite kann „PIM können“ und trotzdem das falsche Betriebsmodell für ein Team sein, das nur Anreicherung brauchte.

Die Passung zeigt sich nach dem Go-live, wenn die Menschen, die den Datensatz pflegen, entweder im Werkzeug bleiben oder zu Excel zurückkehren.