Ihr erstes PIM-System: So entscheiden Sie, und diese Fehler folgen auf ein vorschnelles Ja oder Nein

Für Erstkäufer lautet die Frage nicht, ob ein PIM grundsätzlich eine gute Idee ist. Sie lautet, ob Ihre Produktdaten komplexer geworden sind, als die Werkzeuge, die Sie heute nutzen, bewältigen können. Die ehrliche Antwort liegt oft zwischen Ja und Nein: Sie brauchen jetzt Struktur und etwas später ein PIM. Die meisten Fehler beim ersten Mal entstehen, weil dieser Zwischenschritt übersprungen wird, entweder durch den Kauf eines großen Systems, bevor die Daten so weit sind, oder indem man Tabellen so lange ausreizt, bis ein Launch scheitert.

Im Folgenden finden Sie einen Entscheidungspfad, den Sie an einem Nachmittag durcharbeiten können, und danach die vier Fehler, die wir in ersten PIM-Projekten am häufigsten sehen.

Der Entscheidungspfad

Bewerten Sie Ihre Situation anhand dieser fünf Punkte, in dieser Reihenfolge. Jeder Punkt grenzt die Antwort weiter ein.

• Anzahl der Kanäle. Ein einzelner Onlineshop kommt mit seiner eigenen Produktverwaltung aus. Ab zwei oder drei Kanälen wird es zu echter Arbeit, dasselbe Produkt überall korrekt zu halten.
• Änderungstempo. Ein stabiles Sortiment mit einer jährlichen Aktualisierung lässt sich von Hand pflegen. Wöchentliche Launches, saisonale Sortimente oder häufige Änderungen an Spezifikationen nicht.
• Komplexität pro Produkt. Zählen Sie Attribute, Varianten, Sprachen und Assets pro Produkt. Ein paar Felder und ein Bild sind einfach. Dutzende technische Attribute, Größen- und Farbvarianten und drei Sprachen sind es nicht.
• Datenquellen. Kommen die Daten von Lieferanten in gemischten Formaten oder aus der Entwicklung, wird das Onboarding zu einer eigenen Aufgabe.
• Verbundene Systeme. Tauschen ERP, Onlineshop und Marktplätze automatisch Daten aus, haben Sie eine Basis, auf der Sie aufbauen können. Kopieren Menschen zwischen ihnen hin und her, ist genau dieses Kopieren das erste Problem, das Sie lösen müssen.

Zeigen die meisten Punkte auf „einfach“, investieren Sie in eine saubere Tabellenvorlage, feste Attributdefinitionen und einen Verantwortlichen. Zeigen zwei oder mehr auf Komplexität, starten Sie eine PIM-Auswahl. Unsere Liste mit 10 Anzeichen, dass Ihr KMU ein PIM-System braucht, nennt konkrete Symptome, mit denen Sie das an Ihrer eigenen Situation prüfen können.

Was ein erstes PIM leisten sollte

Ein erstes PIM braucht nicht jede Funktion, die der Markt bietet. Es muss einige Dinge gut können:

• Ein Produktdatensatz. Alle Attribute, Texte und Assets eines Produkts an einem Ort, mit klaren Definitionen.
• Validierung. Regeln, die verhindern, dass unvollständige oder falsche Daten einen Kanal erreichen.
• Anbindung an das, was Sie bereits nutzen. Ihre Shopplattform, etwa Shopify oder WooCommerce, und idealerweise Ihr ERP, über Standard-Connectoren.
• Eine Oberfläche, die Ihr Team bedienen kann. Die Person, die die Daten pflegt, ist meist keine Technikerin und kein Techniker. Lassen Sie diese Person das System testen, bevor Sie es kaufen.
• Raum zum Wachsen. Prüfen Sie die Grenzen bei SKUs, Nutzern, Kanälen und Sprachen und was die nächste Stufe kostet.

Einen vollständigen Überblick darüber, was ein PIM abdeckt und was es anderen Systemen überlässt, gibt Was ist Product Information Management (PIM)?. Das ist der beste Ausgangspunkt, wenn das Thema für Ihr Team neu ist.

Die vier häufigsten Fehler beim ersten Mal

• Die Lizenz für das Budget halten. Einstiegssysteme werden oft über eine monatliche Gebühr verkauft. Die größeren Kosten entstehen meist durch Implementierung, Integration mit Ihrem ERP oder Onlineshop, Datenmigration und Schulung. Unser Vergleich der PIM-Kosten vom Einstieg bis zum Enterprise-Segment nennt realistische Spannen für Lizenz und Dienstleistungen.

• Annehmen, dass Migration Kopieren ist. Tabellendaten passen selten unverändert in ein neues Datenmodell. Felder bedeuten in verschiedenen Tabellenblättern Unterschiedliches, Einheiten sind gemischt, und überall verstecken sich Dubletten. Planen Sie Zeit ein, um die Daten vor dem Import zu bereinigen und abzubilden, und testen Sie zuerst mit einer Produktfamilie.

• Annehmen, dass jedes PIM sich mit allem verbindet. Die Integration hängt von den Connectoren ab, die es für Ihren konkreten Onlineshop, Ihr ERP und Ihre Marktplätze gibt. Bitten Sie Anbieter, den Connector in Aktion zu zeigen, statt ihn auf einer Folie aufzulisten.

• Schulung und Verantwortung auslassen. Ein System, das niemand ganz versteht, wird wie eine schicke Tabelle genutzt. Benennen Sie den Verantwortlichen, schulen Sie ihn gründlich und behalten Sie Budget für Nachschulungen nach dem Go-live.

Selbst machen, mit Unterstützung oder mit dem Anbieter

Erstkäufer können das Projekt auf drei Arten durchführen.

• Selbst. Möglich, wenn der Katalog einfach ist und jemand im Team Zeit und technisches Gespür hat. Am günstigsten, und am ehesten wird dabei die Integration unterschätzt.
• Mit einem unabhängigen Berater. Sinnvoll, wenn Ihnen Erfahrung fehlt und Sie einen neutralen Blick auf den Markt wollen. Das kostet anfangs mehr und schützt Sie vor dem teuersten Fehler: dem Kauf des falschen Systems.
• Mit dem Anbieter. Der Support des Anbieters hilft bei der Einrichtung und bei der Software selbst. Ihre Daten oder Prozesse deckt er selten ab, und lange Supportverträge können Abhängigkeit schaffen.

Ein praktischer erster Schritt

Bevor Sie mit einem Anbieter sprechen, nehmen Sie zehn repräsentative Produkte und schreiben Sie jede Information auf, die jeder Kanal für sie braucht. Diese kleine Übung zeigt die tatsächliche Komplexität Ihrer Daten, liefert Ihnen einen Testdatensatz für Demos und sagt Ihnen schnell, ob Sie ein PIM jetzt, später oder gar nicht brauchen.