10 Anzeichen, dass Ihr KMU ein PIM-System braucht

Ein kleines oder mittleres Unternehmen braucht ein PIM, wenn die Arbeit an Produktdaten das Wachstum zu bremsen beginnt: Neue Produkte warten auf Inhalte, Kanäle zeigen unterschiedliche Informationen, und dieselbe Korrektur wird an mehreren Stellen vorgenommen. Wenn Ihnen drei oder mehr der folgenden Anzeichen bekannt vorkommen, lohnt es sich, ein PIM genauer anzusehen. Eine Bedingung ist aber wichtiger als jedes Anzeichen: Jemand in Ihrem Team muss die Produktdaten verantworten. Ohne diese Person wird ein PIM zu einer teureren Tabelle.

An dieser Bedingung unterscheiden sich KMU von Großunternehmen. Ein Großunternehmen kann ein Team für Produktdaten einstellen. Ein KMU gibt die Aufgabe meist jemandem zusätzlich, der schon eine volle Woche hat. Das System, das Sie wählen, muss also klein genug sein, dass diese Person es betreiben kann.

Die 10 Anzeichen

1. Ihre Mastertabelle hat einen Türsteher. Eine Kollegin oder ein Kollege weiß, welches Tabellenblatt aktuell ist und welche Spalten zählen. Ist diese Person im Urlaub, stehen die Produktaktualisierungen still.

2. Kanäle zeigen unterschiedliche Informationen. Onlineshop, Marktplatz und gedruckte Preisliste widersprechen sich bei Maßen, Materialien oder Namen, und Ihre Kunden bemerken es vor Ihnen.

3. Neue Produkte warten auf Inhalte. Die Ware liegt im Lager, aber das Listing ist nicht live, weil Beschreibungen, Bilder oder Übersetzungen noch per E-Mail zusammengetragen werden.

4. Dieselbe Korrektur wird mehrfach gemacht. Ein falsches Gewicht wird im ERP korrigiert, dann im Onlineshop, dann im Marktplatzportal. Jede Kopie läuft wieder auseinander.

5. Lieferantendaten kommen in jedem Format. Jeder Lieferant schickt eine andere Tabelle, und jemand tippt sie ab oder formt sie von Hand um, bevor sie nutzbar ist.

6. Marktplätze lehnen Ihre Listings ab. Amazon, bol oder ein anderer Kanal weist Produkte wegen fehlender Attribute zurück, und die Korrektur kostet Tage der Suche.

7. Bilder und Dokumente liegen in Ordnern. Produktfotos, Handbücher und Zertifikate sind über Netzlaufwerke verteilt, und niemand weiß sicher, welche Datei zu welcher SKU gehört.

8. Übersetzungen kommen zuletzt. In einer zweiten Sprache zu verkaufen heißt, die Tabelle zu kopieren und zu hoffen, dass jemand beide Versionen synchron hält.

9. Regulierung bringt neue Felder. Sicherheitsdaten, Energielabels, Verpackungsinformationen oder Daten für den Produktpass müssen pro Produkt gespeichert und auf Anfrage angezeigt werden.

10. Die Wachstumspläne setzen mehr Kanäle voraus. Der Businessplan sieht einen Marktplatz, ein B2B-Portal oder ein neues Land vor, und niemand hat gefragt, wie die Produktdaten dorthin kommen.

Welche Art von PIM zu einem KMU passt

PIM-Systeme lassen sich grob in drei Gruppen einteilen, und KMU kaufen oft aus der falschen.

• Basis-PIM. Zentrale Produktdaten, einfache Workflows, eine Handvoll Exporte. Passt zu einem einzelnen Shop mit ein oder zwei Kanälen und einem Katalog im Bereich von einigen hundert bis wenigen tausend Produkten. Die Grenze zeigt sich, wenn sich Kanäle und Sprachen vervielfachen.
• Mittelstands-PIM. Ergänzt Regeln für Datenqualität, kanalspezifische Vollständigkeit, Lieferanten-Onboarding und mehr Connectoren. Passt zu wachsenden Unternehmen mit mehreren Kanälen oder Sprachen.
• Enterprise-PIM. Komplexe Datenmodelle, viele Integrationen, globale Rollouts. Selten die richtige erste Wahl für ein KMU, weil Kosten und Konfigurationsaufwand das Team überfordern.

Der typische Fehler geht in beide Richtungen. Manche KMU kaufen eine Enterprise-Suite für Wachstum, das noch nicht stattgefunden hat. Andere wählen das günstigste Werkzeug und ersetzen es innerhalb von zwei Jahren. Wählen Sie für die nächsten zwei bis drei Jahre, nicht für heute und nicht für die Fünfjahresvision.

Realistische Preise pro Gruppe finden Sie in unserem Vergleich der PIM-Kosten vom Einstieg bis zum Enterprise-Segment. Er stellt Lizenz- und Implementierungskosten nebeneinander, und genau dort liegen KMU-Budgets meist daneben. Ist das Budget die wichtigste Einschränkung, zeigt unsere Übersicht über Open-Source-PIM-Systeme, was Sie ohne Lizenzgebühren bekommen und was Sie stattdessen bei Hosting und Entwicklung übernehmen.

Selbst machen, mit einem Berater oder mit dem Anbieter

Es gibt drei Wege, das Projekt durchzuführen, und welcher der richtige ist, hängt von den Fähigkeiten ab, die Sie im Haus haben.

• Selbst machen. Funktioniert, wenn jemand im Team Zeit und technisches Gespür hat und der Katalog nicht zu komplex ist. Sie behalten die volle Kontrolle und sparen Honorare. Das Risiko: Datenmodell und Integration werden unterschätzt.
• Mit einem unabhängigen Berater. Funktioniert, wenn Ihnen PIM-Erfahrung fehlt und Sie einen neutralen Blick darauf wollen, welches System passt. Das kostet anfangs mehr und spart Geld, wenn es einen Fehlkauf verhindert.
• Mit dem Anbieter oder seinem Partner. Funktioniert für Konfiguration und Integration, sobald das System ausgewählt ist. Prüfen Sie, was der Supportvertrag abdeckt, denn die Hilfe des Anbieters nach dem Go-live beschränkt sich oft auf die Software, nicht auf Ihre Daten.

Die Implementierung dauert bei einem KMU typischerweise einige Wochen für ein einfaches Setup und mehrere Monate, wenn ERP, Onlineshop und Marktplätze alle angebunden werden müssen.

Bevor Sie kaufen

Wenn Sie die Anzeichen wiedererkennen, aber nicht sicher sind, was ein PIM umfasst, beginnen Sie mit Was ist Product Information Management (PIM)?. Der Artikel erklärt, was das System leistet und was es anderen Werkzeugen überlässt. Erstkäufer finden außerdem unseren Artikel zur Bedeutung eines PIM-Systems für Einsteiger hilfreich, weil er die Entscheidung Schritt für Schritt durchgeht und die Fehler auflistet, die auf ein vorschnelles Ja oder Nein folgen.

Machen Sie dann einen kleinen Test. Zählen Sie, wie viele Stunden Ihr Team im letzten Monat für Produktdaten aufgewendet hat, über alle Personen hinweg, die damit zu tun hatten. Wenn Sie diese Zahl überrascht, ist der Business Case für ein PIM schon halb geschrieben.