Welkoop legde de dataregels vast vóór de PIM-keuze

Welkoop legde de dataregels vast voordat het een PIM koos. Productdata stond in meerdere applicaties, zonder duidelijke eigenaar. PIMvendors legde de processen en definities vast, tekende de koppelingen uit en schreef een stappenplan waarin telkens één ding verandert, zodat de winkels kunnen blijven verkopen. De PIM die volgde, hoorde niet bij de Big Five. Het was een systeem dat in Duitsland al in gebruik was en in de Benelux nog weinig bekend was.

Klant

Welkoop is een Nederlandse winkelketen voor tuin- en dierenartikelen. Het doel was nauwkeurigere en consistentere productinformatie.

De uitdaging

Productdata was verspreid over meerdere plekken in de applicaties van Welkoop. Niemand was er duidelijk eigenaar van. Het gevolg: inconsistenties, en veel werk om per kanaal een juiste set samen te stellen.

De aanpak

PIMvendors werkte aan drie dingen. Eerst de processen en de datadefinities. Daarna een nieuwe inrichting van de applicaties, met de koppelingen die daarbij horen. Tot slot een stappenplan, zodat de overstap de dagelijkse verkoop niet stillegt. Daarnaast begeleidde PIMvendors de PIM-selectie. Het advies was geen systeem uit de Big Five. Het was een minder bekende optie in de Benelux, die in Duitsland al werd gebruikt.

Het resultaat

Het resultaat is het kader: heldere doelen, en werk in stappen die het projectteam kon afronden terwijl de winkels bleven verkopen. Dat die PIM in Duitsland al draaide, was de reden dat hij op tafel kwam. De les is de volgorde.

De keerzijde van een stappenplan is dat de oude inconsistenties langer blijven staan. Eén kanaal blijft fout terwijl je de definities rechtzet. Eén grote overstap lijkt op papier sneller, maar is riskanter voor een keten die de winkels open moet houden.

De volgorde neem je mee. Eerst eigenaarschap en definities, dan de koppelingen, dan de tool. Onze uitleg over de commerce stack laat zien wie eigenaar is van welk systeem als productdata over meerdere applicaties verspreid ligt. Productdatakwaliteit en governance gaat over het eigenaarschap dat Welkoop aan het begin miste. Een PIM selecteren beschrijft de selectiestap, en in dit project kwam die nadat de definities op papier stonden. De PIM-implementatiegids laat zien hoe een stappenplan met kleine stappen in een implementatie past, in plaats van één grote overstap.