PIM-migratie met KatanaPIM: breng de rommel in kaart voordat je migreert

Een PIM-migratie mislukt als je de rommel gewoon meeneemt. Breng eerst in kaart wat traag gaat, waar fouten geld kosten en wie eigenaar is van de data. Zet daarna een kleine set producten over en leer daarvan. Dat is het advies van Stephan Spijkers in gesprek met Raoul Straathof, productmanager bij KatanaPIM.

Bedrijven komen meestal op dit punt omdat spreadsheets of een verouderd ERP-systeem de productdata niet meer op orde houden zodra assortiment en team groeien. Een PIM kan het record centraliseren, de data nauwkeuriger maken en de doorlooptijd van lanceringen verkorten. Maar niet als het project begint bij een lijst met functies. De PIM-implementatiegids laat zien waar dit inventarisatiewerk in het traject hoort: vóór de integraties. Waar ERP stopt en PIM begint beschrijft de taakverdeling waar Straathof op doelt als het oude systeem een ERP-systeem is dat nooit bedoeld was om content te publiceren.

Sprekers

• Stephan Spijkers, medeoprichter, PIMvendors.com
• Raoul Straathof, productmanager, KatanaPIM

Wat je eerst in kaart brengt

De meest gemaakte fout is meteen over functies en integraties beginnen voordat duidelijk is wat het bedrijf nodig heeft. Een geslaagde migratie begint bij drie vragen: wat het team nu vertraagt, waar fouten en inconsistenties het meeste kosten, en welke teams elke dag op deze data draaien. De antwoorden bepalen de volgorde van het werk, niet de demo van een softwareaanbieder.

Voor Straathof hoort governance bij de migratie zelf, niet bij een opruimronde achteraf. Elk datadomein heeft een eigenaar nodig, wijzigingen moeten langs een vaste goedkeuringsstap, en de gegevensstromen tussen systemen moeten vastliggen. Product, marketing, IT en directie moeten vroeg aan tafel zitten. Laat je ze erbuiten, dan komen de verrassingen tijdens de overstap, en dan zijn ze duur. Productdatakwaliteit en governance werkt "wie is eigenaar van wat" verder uit, inclusief de reden waarom een opschoonteam aan het eind van de keten geen vervanging is voor governance.

Zelf kiezen ze liever voor een gefaseerde start. Met een pilot op een beperkte set producten test je het datamodel, de regels en of het team met het nieuwe systeem uit de voeten kan, voordat je het in het hele bedrijf uitrolt. Dat kost meer doorlooptijd. Het alternatief, in één keer alle data overzetten zonder die te bekijken, zorgt ervoor dat de nieuwe PIM vanaf dag één de oude tegenstrijdigheden bevat.

De risico's die ze noemen

In het gesprek komen drie valkuilen steeds terug.

• De huidige data is vervuilder dan het plan aanneemt. Trek tijd uit om die op te schonen, anders gaat het nieuwe systeem live met de oude fouten in een nieuwe interface.
• Training en het vastleggen van processen kosten meer tijd dan de import. Mensen konden om de spreadsheet heen werken, maar niet om een workflow die niemand ze heeft uitgelegd.
• De software regelt het eigenaarschap niet voor je. Was vorige maand niemand aanspreekbaar, dan zit die onduidelijkheid straks gewoon in een duurder systeem.

Externe hulp is volgens hen de moeite waard als het assortiment complex is of de deadline krap: bij het afbakenen van de scope, het inrichten van governance en het voorkomen van dubbel werk. Een interne eigenaar blijft nodig.

Wat je hiermee doet

Zet de antwoorden op die drie vragen op papier voordat je de volgende workshop met een PIM-aanbieder inplant. Kun je niet zeggen wie eigenaar is van de productcontent, stop dan en wijs eerst iemand aan. Hoe je de juiste PIM selecteert beschrijft het selectiewerk dat ná die keuze komt, niet ervoor. Wie zonder eigenaar een systeem kiest om van de spreadsheet af te komen, bouwt dezelfde spreadsheet na, alleen nu met een contract eraan vast.