Fallstudie IT-Händler: Professionelle PIM-Auswahl in 3 Monaten

PIMvendors hat Rackfinity mit einem strukturierten Handbuch für die PIM-Auswahl, szenariobasierten Anforderungen und einer unabhängigen Shortlist von Anbietern ausgestattet. So konnte das Unternehmen einen vollständigen Auswahlprozess in nur 3 Monaten abschließen und landete bei einem PIM, das es allein nie gefunden hätte.

Der Kunde

Rackfinity ist ein IT-Händler mit Sitz in Minneapolis, spezialisiert auf Serverschränke, technisches Mobiliar, Serverlösungen, Netzwerkausrüstung und Computerhardware. Zu den anspruchsvollen Kunden zählen die U.S. Navy, SpaceX, Raytheon Technologies und Microsoft. Obwohl Rackfinity ein eher kleiner Händler ist, spielt das Unternehmen durch die Komplexität seines Katalogs und die technische Tiefe seiner Produktdaten bei den Herausforderungen rund um Produktinformationen in derselben Liga wie deutlich größere Organisationen.

Die Herausforderung

Der Produktkatalog von Rackfinity umfasst Tausende technischer SKUs in Kategorien wie Rack-Zubehör, Serverlösungen, Speichersysteme und Netzwerktechnik. Spezifikationen sind in diesem Bereich enorm wichtig. Eine falsche Abmessung bei einem Serverschrank oder ein fehlendes Kompatibilitätsattribut bei einem Netzwerk-Switch kann einen verlorenen Verkauf oder eine teure Retoure bedeuten.

Das bestehende Setup kam nicht mehr hinterher. Produktdaten wurden manuell gepflegt, Aktualisierungen waren langsam, und konsistente, vollständige Informationen im BigCommerce-Shop zu veröffentlichen kostete ein schlankes Team zu viel Zeit. Das Unternehmen wusste, dass es ein PIM brauchte. Doch als kleine Firma ohne eigene IT-Abteilung und ohne PIM-Erfahrung empfand es den Anbietermarkt als überwältigend: Dutzende PIM-Lösungen, die alle behaupteten, am besten zu passen, und kein klarer Weg, sie nach dem zu vergleichen, was für die spezifischen Anforderungen von Rackfinity wirklich zählte.

Rackfinity brauchte einen Weg, einen gründlichen, professionellen Auswahlprozess durchzuführen, ohne die Kosten für eine Beratung zu tragen, die alles von Anfang bis Ende übernimmt.

Die Lösung

PIMvendors wählte für Rackfinity einen anderen Ansatz. Statt die gesamte Auswahl im Auftrag des Unternehmens durchzuführen, erstellten wir ein umfassendes DIY-Handbuch für die PIM-Auswahl, zugeschnitten auf die Situation von Rackfinity. Das Handbuch gab Rackfinity alles an die Hand, um eine strukturierte Auswahl selbstständig durchzuführen.

Szenariobasierte Anforderungen. Statt eine generische Liste mit Hunderten von Anforderungen zu übergeben, haben wir gemeinsam mit Rackfinity die Anforderungen zu klaren Szenarien verdichtet. Diese Szenarien bildeten echte tägliche Arbeitsabläufe ab, etwa das Onboarding der Produktlinie eines neuen Lieferanten, die Anreicherung technischer Spezifikationen für einen Serverschrank oder die Ausspielung der Daten an den BigCommerce-Shop. So verstanden die Anbieter leicht, was Rackfinity tatsächlich brauchte, und Rackfinity konnte leicht beurteilen, ob ein Anbieter das liefern kann.

Unabhängige Shortlist. Auf Basis der Anforderungen und Szenarien stellte PIMvendors eine kuratierte Shortlist von PIM-Lösungen zusammen, die zum Profil von Rackfinity passten. Die Shortlist war unabhängig, beruhte also allein auf der Passung und nicht auf geschäftlichen Beziehungen. Mehrere Anbieter auf der Liste waren Rackfinity bei der eigenen Recherche nie begegnet.

Begleitung in entscheidenden Momenten. Während Rackfinity den Prozess selbst steuerte, brachte PIMvendors an kritischen Entscheidungspunkten Input ein. Wir halfen, die Anbieter-Demos so zu strukturieren, dass Gleiches mit Gleichem verglichen werden konnte. Wir berieten bei der Bewertung der Antworten auf die Szenarien. Und wir wiesen in den Vertragsverhandlungen auf mögliche Fallstricke hin. So blieb der Prozess auf Kurs, ohne eine Abhängigkeit von externen Beratern zu schaffen.

Die Ergebnisse

Rackfinity schloss die gesamte PIM-Auswahl in 3 Monaten ab. Für ein kleines Team ohne Erfahrung mit einem solchen Prozess ist das ein starkes Ergebnis.

Das PIM, für das sich das Unternehmen schließlich entschied, stammte von der Shortlist von PIMvendors. Es war eine Lösung, die Rackfinity bei der eigenen ersten Recherche nicht entdeckt hatte und ohne die unabhängige Empfehlung vermutlich nie in Betracht gezogen hätte. Der szenariobasierte Ansatz gab dem Team die Sicherheit, auf Basis nachgewiesener Passung zu entscheiden statt auf Basis von Marketingversprechen.

Durch das DIY-Handbuch statt eines Full-Service-Mandats hielt Rackfinity die Kosten niedrig und folgte trotzdem einer erprobten, strukturierten Methodik. Das Unternehmen hat jetzt eine klare Roadmap für die Implementierung und einen PIM-Partner, der zu den Anforderungen seines technischen Katalogs, zur Teamgröße und zu den Wachstumszielen passt.