Novatech bleef bij Centric PXM, maar stapte over op SaaS

Novatech International bleef bij Centric PXM. Na een onafhankelijke verkenning van alternatieven ruilden ze de on-premise Contentserv-installatie in voor de SaaS-versie, met een opnieuw ontworpen productdatamodel. Het besluit volgde op een gedeelde definitie van waar PIM voor dient. PIMvendors deed het werk samen met Master Data Partners.

Klant

Novatech International is een Belgisch familiebedrijf. Het ontwikkelt en distribueert lijmen, kitten en producten voor oppervlaktebehandeling, verkoopt via gespecialiseerde merken, en is actief in meer dan 25 landen. De afnemers zijn professionals in bouw, industrie en onderhoud. Meerdere productlijnen, meerdere talen en marktspecifieke eisen komen samen in hetzelfde productrecord.

De uitdaging

Novatech werkte al een aantal jaar met Contentserv, nu Centric PXM. De implementatie was star geworden. Het productdatamodel paste niet meer bij hoe het bedrijf werkt, de omwegen stapelden zich op, en het on-premise systeem werd lastiger te onderhouden.

De teams waren het ook niet eens over de afbakening. Sommigen zagen PIM als beheer van content. Anderen wilden werkprocessen automatiseren, of wilden dat PIM delen van het ERP overnam. Zonder één afbakening zou elke demo van een aanbieder langs een andere meetlat worden gelegd.

Ze wilden de markt zelf bekijken voordat ze zich opnieuw vastlegden. Een aantal jaar bij één aanbieder is geen vergelijking.

De aanpak

De opdracht had vier fasen. Eerst uitleg, dan de koers, en pas daarna een tool.

• PIM-uitleg. Sessies met het bredere team van Novatech over waar een PIM voor dient, en welke plek die inneemt tussen de andere systemen. De afbakening werd in die sessies expliciet gemaakt. Een PIM neemt het werk niet over van een DAM, een CMS of een uitbreiding van het ERP.
• Afstemming. Workshops met marketing, productmanagement, e-commerce, IT en de lokale marktteams. Elk team had echte behoeften. Het werk was om die behoeften te prioriteren tot één toekomstbeeld, zodat de lijst van één team niet vanzelf de eisen werd.
• Proces opnieuw ontwerpen. De productdatastroom werd uitgetekend, van aanmaak via verrijking, vertaling, goedkeuring en syndicatie, over de merken en de markten heen. Knelpunten, dubbel werk en gaten in de kwaliteit werden op die stroom gemarkeerd. Het nieuwe proces werd de eisenlijst.
• Onafhankelijke verkenning. Een shortlist van alternatieven voor het platform dat ze al gebruikten, beoordeeld op scenario's uit het eigen werk van Novatech.

Het resultaat

Novatech koos de SaaS-versie van Centric PXM en startte een nieuwe implementatie, met een nieuw productdatamodel. De oude on-premise inrichting ging niet mee. De keuze past bij een organisatie met meerdere merken en markten. Ze is gemaakt met zicht op de markt en met de teams op één lijn. Het onderhoudsprobleem was de on-premise installatie. De overstap naar SaaS was het antwoord daarop, en het nieuwe model volgt het proces uit de opdracht.

De keerzijde is tijd. Een marktverkenning kan eindigen bij het systeem dat je al draait. Dat voelt als verspilde moeite, tot je ziet dat de echte verandering in het nieuwe datamodel zit.

De volgorde neem je mee naar een andere selectie. Eerst een gedeelde afbakening, dan het proces, dan de shortlist. Wat PIM is geeft de definitie waar die uitlegsessies naartoe werkten. Waar ERP stopt en PIM begint beschrijft de grens waarover de teams het oneens waren. Een PIM selecteren beschrijft de vergelijking die begint zodra het proces op papier staat. On-premise versus SaaS gaat over de hostingkeuze die Novatech aan het eind maakte, niet aan het begin.