Victron Energy legde eerst de eisen vast en koos daarna PIM en partner

Victron Energy sprak af wat de PIM moest doen, koos daarna het platform en de implementatiepartner, en startte de bouw. Tussen het besluit en de opdracht aan de partner zat geen stilstand. Het bedrijf is een Nederlandse fabrikant van onafhankelijke energiesystemen: zonneladers, omvormers, batterijmonitors en energieopslag, met meer dan 50 jaar engineering erachter. PIMvendors deed de businessanalyse, de afstemming tussen vier teams, en een onafhankelijke shortlist die op dezelfde criteria werd gescoord.

Klant

Victron verkoopt aan marine, off-grid wonen, energieopslag, professionele voertuigen en telecominfrastructuur. De catalogus is technisch. Honderden producten in verschillende categorieën, elk met specificaties, datasheets, certificeringen en meertalige content voor een wereldwijd dealernetwerk. Eén omvormer-lader draagt tientallen technische attributen, compatibiliteitsregels, downloadbare firmware, installatiehandleidingen en certificeringen die per markt verschillen.

De uitdaging

De oude inrichting kon die catalogus niet aan over kanalen, talen en klantsegmenten heen. Victron was er al van overtuigd dat een PIM het juiste type systeem was. Maar de teams hadden geen gedeeld beeld van de taak. Engineering wilde technische nauwkeurigheid en datastructuren. Marketing wilde rijke content voor de site en voor dealermateriaal. Sales wilde actuele productinformatie, sneller. IT wilde een systeem dat netjes naast het ERP en het webplatform kon staan.

Een selectie met vier opdrachten tegelijk eindigt bij het verkeerde systeem of draait in rondjes. Victron had andere bedrijven dat zien doen en wilde één roadmap voordat de aanbieders aan tafel kwamen.

De aanpak

De businessanalyse legde de werkelijke productdata-eisen van Victron vast. Dat leverde per team een prioriteitenlijst op van wat er moest gebeuren. Datastromen werden uitgetekend, de knelpunten werden benoemd, en de tijd die in handmatige omwegen ging werd gekwantificeerd, zodat het bedrijf één feitenbasis had.

Afstemmingssessies brachten daarna engineering, marketing, sales en IT op één PIM-roadmap. Fase één werd afgebakend. Latere fasen werden benoemd en doorgeschoven, zodat de lijst van één afdeling niet het hele project werd.

De shortlist was onafhankelijk en gekozen op geschiktheid: technische data, koppelingen, schaal, en de rijke content in meerdere formaten die de producten van Victron nodig hebben. Elke aanbieder werd op dezelfde criteria gescoord.

Het resultaat

Victron koos een PIM-platform en een implementatiepartner en ging meteen de implementatie in. De roadmap zei al wat fase één was. De eisen stonden op papier. De partner had vanaf dag één een duidelijke opdracht.

De keerzijde is dat de wensen van een team moeten wachten. Een roadmap met een echte fase één zegt tegen marketing, of tegen engineering, dat een deel van hun lijst niet in de eerste oplevering zit. Dat is ongemakkelijk in de vergadering, maar goedkoper dan een PIM die voor vier onaffe opdrachten wordt ingericht.

De les zit in die opdracht: eerst de analyse, dan één roadmap, dan een shortlist, en de partner in dezelfde beweging. Een PIM selecteren beschrijft de shortliststap, en die blijft alleen kort als de vier teams de criteria al eens zijn. PIM-functies en mogelijkheden beschrijft de technische diepte die een omvormer-lader vraagt, van attributen tot bestanden en certificeringen. De PIM-implementatiegids legt uit waarom de partner samen met het platform werd gekozen, zodat de bouw startte op een geschreven fase één. Waar ERP stopt en PIM begint beschrijft de grens die IT nodig had, omdat de PIM naast het ERP en het webplatform moest staan zonder hun werk over te nemen.